居宅ケアマネージャーとは?仕事内容や業務の流れを解説。

高齢者に説明している女性介護士

 

くらたろう
くらたろう

今回は在宅介護における居宅ケアマネージャーの仕事について解説していきます。

訪問介護と居宅ケアマネージャーは非常に密接な関係があります。

特にサービス提供責任者は居宅ケアマネと関わることも多いので、ぜひこの機会に居宅ケアマネの仕事を理解しておきましょう!

 

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そもそもケアマネージャーって?

ケアマネージャーは正式名を「介護支援専門員」と言います。利用者に対して介護保険サービスが円満に受けられるように、「ケアプラン(居宅サービス計画)」の作成を行います。

ケアマネージャーの業務は、介護支援を必要とする方や、介護をされている介護者の悩み等を聞きしながら 自立した生活を送れるように適切な介護サービスを立案します。

提供される介護保険サービス事業所と利用者間の調整をおこない、サービスの経過を確認しつつ、必要であればケアプランの変更を行います。

 

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居宅ケアマネージャーの具体的な仕事内容

高齢者に説明している介護士

居宅ケアマネジャーが担当する利用者は、地域に居住する要介護認定を受けられた方です。

住み慣れた自宅で在宅生活が継続できるように、介護保険サービスやインフォーマルサービス(介護保険外サービス)も含めて介護サービスを立案します。

在宅訪問して相談内容を確認し、どのような介護サービスが必要かを考えます。

提供する介護サービス事業所やかかりつけ医の意見などを参考にしてケアプランを作成します。

 

初回面談からサービス提供までの工程

 

  • STEP1
    初回面談・契約

    地域包括支援センターや病院、また介護で困っている地域の方から相談の連絡を頂き、ケアマネージャーは在宅に訪問をします。利用者が入院しているような場合には病院でおこなう場合もあります。
    また相談内容によっては必要とされるサービス事業者の担当者と同行で訪問する場合もあります。

    介護サービスの利用にあたり、どのように進めていくか等を説明し、契約を締結します。不明なことや不安なことを聞きながら利用者、家族の希望を確認していきます。

    介護サービスの内容や費用から介護保険外のインフォーマルなサービスまで説明をします。

    要介護度が出ていない方も地域包括支援センターの「総合相談窓口」や福祉保健センターなどを紹介します。

  • STEP2
    アセスメント

    相談内容を確認し、現在の状況など基本的な情報を確認します。

    その人にとっての解決すべき課題(ニーズ)は何か。今後どのようなサービスが必要かを検討する重要な材料となります。利用者や家族の希望は重要で、どのような介護サービスを利用したいか等を聞きます。

  • STEP3
    ケアプラン(居宅サービス計画)作成
    利用者との初回面談、アセスメントから必要な介護サービスを検討しケアプランを作成します。この時点でのケアプランはあくまでも原案です。担当者会議でケアプランを確定させ、必要であれば再作成をします。
  • STEP4
    サービス担当者会議の開催

    介護サービス事業者やその他の連携する担当者などでケアプランの計画目標を達成するための意見交換を行います。(かかりつけ医の意見や、各専門職の立場での意見が重要になります。)

    詳細はサービス担当者会議とは?を参照ください。

  • STEP5
    サービス利用票の作成

    サービス担当者会議終了後、サービス利用票とサービス利用票別表を作成します。

    サービス利用票には月の利用する介護サービス予定を記載し、サービス利用票別表には支給限度額管理や利用料金の概算が記載されています。

    利用票は毎月作成し、介護サービス変更時にもその都度作成することになっています。

  • STEP6
    サービス開始と利用後の状況確認
    開始した介護サービスに不具合や新たな悩みがないかを確認します。必要であればその都度ケアプランを変更していきます。

 

くらたろう
くらたろう

このような工程を経て介護サービスは開始されます。ただ、居宅ケアマネの仕事はこれだけでは無いのです・・・

 

その他の居宅ケアマネ業務

モニタリング

毎月1回以上利用者宅へ訪問します。

利用者や家族の状況、介護サービスが円満に行われているか、その他悩み事はないか、身体状況の変化はないか等の確認をします。

状況が変化した、新たな相談がある場合も訪問や電話連絡で確認をします。

 

要介護認定等の申請援助および代行

  • 介護保険の更新の申請
  • 区分変更の申請(身体状況の大きな変化による介護度の見直しがある時)

規定の書類を記入し市役所へ書類の代行をします。

 

入院時の書類作成(情報提供書等)

利用者が入院する場合に医療機関に現在の身体状況、生活歴などが理解できる書類を作成し持参か郵送をします。

 

記録業務

訪問した時の内容、変化などがあれば利用者ごとに支援経過記録を記入します。

 

給付管理(請求業務)

介護サービスを利用した個人負担以外の金額を利用した介護サービス事業者から月末に報告を受け、国保連合会に請求をします。これを給付管理といいます。

 

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居宅ケアマネージャーの仕事「一か月の流れ」

居宅ケアマネージャーの仕事内容を解説しましたが、実際の現場ではどのような流れで仕事をしているのでしょうか?今回は1か月の流れをまとめてみました。

 

居宅ケアマネの仕事(1週目)

主に給付管理業務を行います。

前月に介護サービス事業所に提供した介護サービスの実績報告を各事業所からいただき実績の入力をします。

入力した介護給付費(利用者の負担分を除くサービス利用料)を国保連合会に請求します。

月初め7~8日位には入力を完了し、請求します(国保連合会の締め切りは10日です)

要支援の方の請求は包括支援センターへ報告します。

また請求の際にケアマネージャーが依頼していた単位よりサービス事業所の単位が上回った場合は「返戻」となり、国保連合会から次月5日頃までに差し戻されます。

 

くらたろう
くらたろう

居宅ケアマネは月初は請求業務に追われてめちゃくちゃ忙しいです。

訪問介護は、前月分の実績をできるだけ早くケアマネに報告しましょう!

また自己判断で提供票の内容を変えて、請求をあげると「返戻」となり請求が通りません。

ちゃんと報告しましょうね!トラブルの元です。

 

居宅ケアマネの仕事(2週目~3週目)

利用者の状態確認など

主に2週目から3週目に利用者の状態確認や介護サービスが問題なく利用されているかの確認を行います。

今までの介護サービス内容に変更がある場合は、サービス調整をおこない、提供表を関係のある介護サービス事業所へ送付します。

 

入退院の調整

入院が出た場合は入院先に利用者の情報提供書を作成し持参もしくはファックスします。

退院がある場合は、退院前カンファレンス(入院時の状況等)を医療職、家族、本人、退院後利用する介護事業所担当者でカンファレンスを行います。退院後のケアプラン作成にあたり意見交換をします。

 

新規面談

新規相談があれば訪問し介護相談を伺います。

介護認定を受けている方は介護保険証を確認し契約をします。その後市役所へ居宅サービス計画届を代行します。

介護認定がまだの方は介護認定が受けられるよう書類を記入し市役所へ代行を行います。

 

くらたろう
くらたろう

入退院や新規面談は、2週目や3週目に必ず起きるわけではありません。1週目に起こることもあれば、立て続けに起きることもあります。

 

 

居宅ケアマネの仕事(3週目~4週目)

主に次月のケアプランの調整を行います。

担当利用者宅への訪問し、在宅での状況確認や家族の介護負担なども確認し、次月のサービス利用票を説明します。

訪問した内容は支援経過記録に利用者ごとに訪問日や内容の詳細を記入します。

そして、評価表を作成します。ケアプラン計画の目標に対しての結果を毎月まとめ、必要であればケアプランの調整を行います。

 

くらたろう
くらたろう

このような感じで居宅ケアマネの仕事は流れていきます。思っていたより忙しいですね。。。

ただ、これだけではなくケアマネの仕事は「不測の事態」がつきものです。

そのためケアマネは忙しそうに走り回っている方が多いのです・・・

 

 

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サービス提供責任者が居宅ケアマネージャーと関わる際に注意すべき6つのポイント

 

冒頭でも話した通り、居宅ケアマネージャーと訪問介護、特にサービス提供責任者は密接な関係にあります。サービス事業所間の連絡は1番多いかもしれません。

ただ居宅ケアマネージャーとのかかわりにおいて注意しておくべきポイントが6つあります。

訪問介護のサービス提供責任者はこの6つのポイントを意識してみてください!

 

ポイント①依頼に対しての返答はスピーディーに

ケアマネージャーからの依頼は基本的に早めに返答することを心がけましょう。

例えば、利用者のサービス時間・曜日の変更依頼など、日時の調整をすぐにできる事業所はケアマネージャーからすると非常にありがたいです。

また「サービス担当者に対する照会(依頼)内容」といった書類への返答が遅いサービス事業所が意外と多いです。

意識的に早く返答するクセを付けておくと良いです。

 

ポイント②報告は簡潔にまとめて伝えるように意識する

利用者に変化があればサービス事業所はケアマネージャーに報告するほうが良いですが、頻繁に電話をされるとケアマネージャーの負担になる事もあります。

内容は簡潔にまとめて報告する方がケアマネージャーからは好まれる傾向にあります。

 

ポイント③サービス実績の報告はできるだけ早く正確に行う

ケアマネージャーからすると、実績報告が遅い事業所が一つでもあれば国保連請求を閉めれません。

できるだけ早く月末、月初めに報告をする方がよいです。遅くとも月初3日までには報告するように意識しましょう。

また「報告は早いが実績内容が間違いが多い」などは最悪です。ケアマネージャーの余計な仕事を増やすだけなので正確に報告は行いましょう。

 

ポイント④計画よりサービス量が増える場合は事前に相談を

計画した提供表よりサービス量が増える場合は事前にケアマネージャーに相談しましょう。

その時は「事前に家族には許可入れています」と言われる方がケアマネージャーの業務負担の軽減に繋がります。

また基本的にはサービス料はオーバーをしないようにする事が利用者の自己負担の軽減につながることも理解しておきましょう。

 

ポイント⑤新規利用者の初回サービス後は様子報告を

新規利用者の紹介サービス実施後にサービス時の様子をケアマネージャーに報告しましょう。ケアマネージャーからすると初回の様子がどうだったか気になるものです。

私の実体験から言うと初回サービスの報告はめちゃくちゃ大事で、ケアマネージャーとの信頼関係を築く上での第一歩になります。

またしっかりと初回サービスの報告をすることでサービス事業所に対しての信頼感も高まります。

 

ポイント⑥アポなし営業は極力さける

ケアマネージャーにアポなしの営業は業務の妨げになりますので事前にケアマネージャーへ予定を確認してから営業をする方が良いです。

また新しい介護保険情報があれば、ケアマネージャーに伝えてみると良いでしょう。

 

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まとめ

今回は居宅ケアマネの仕事と訪問介護が関わる際の注意点を解説しました。

今回の記事はサービス提供責任者になりたての初心者向けに作成しました。居宅ケアマネの仕事を知ることはサービス提供責任者にとって必要なことです。

お互いの仕事を理解したうえで適切な形で連携をとれるようにしていきましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。少しでも参考になれば幸いです。

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