訪問介護の管理者業務とは?仕事内容を徹底解説!!

女性が高齢者に説明している

 

私もそうでしたが、訪問介護事業は管理者とサービス提供責任者が兼任しているケースがめちゃくちゃ多いです。

そのため管理者とサービス提供責任者の役割がごちゃごちゃになりがち。

今回は訪問介護における管理者の役割を解説していきます!

ぜひ参考にしてみてください。

 

 

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本記事の信頼性
  • 介護業界11年目のちょいベテランで現役の管理者兼サービス提供責任者が執筆しています。
  • 保有資格:ヘルパー2級、基礎研修、社会福祉士、同行援護、全身性ガイドヘルパー、ほか
  • 制度などの解説記事は「厚生労働省の一次情報」をもとにしています。

 

訪問介護における管理者の配置基準

 

 

訪問介護事業所の管理者とは介護保険法で下記のように定められています。

 

「指定訪問介護事業者は、指定訪問介護事業所ごとに専らその職務に従事する常勤の管理者を置かなければならない。ただし、指定訪問介護事業所の管理上支障がない場合は、当該指定訪問介護事業所の他の職務に従事し、又は同一敷地内にある他の事業所、施設等の職務に従事することができるものとする。」

(介護保険法より抜粋)

 

つまり、訪問介護事業所の管理者は管理職務に専ら従事することができる常勤が1名必要となります。

ちなみに訪問介護の管理者になるための資格は特に必要ありません

 

ただし、管理者がサービス提供責任者を兼務するのであれば、

  • 『介護福祉士』
  • 『実務者研修修了者』
  • 『旧介護職員基礎研修課程修了者』
  • 『旧ホームヘルパー1級課程修了者』

の資格のうちどれか一つは必要になります。

 

訪問介護事業所における管理者の役割と仕事内容

ビジネスウーマン

 

管理者の仕事は、大きく分けると下記の5つの管理業務に分けることができます。

5つの管理業務
  1. 利用者管理
  2. 職員管理
  3. 運営管理
  4. 収支管理
  5. 行政管理

それぞれ見ていきましょう!

 

管理者の仕事その① 利用者管理

 

利用者の把握

事業所を利用している利用者の把握を行います。

氏名、だいたいの居住地、性格、要介護度や主な病気、かかりつけの病院、担当ケアマネージャーなどを把握します。

そうすることで

  • 利用者との電話対応がスムーズにできる
  • 利用者のニーズ把握ができる
  • ヘルパーの作業内容を聞いたりすることができる

など、他の業務が円滑に進みます。

また、新規利用者、サービス終了利用者の書類整頓を行う必要もあります。

 

介護方針の確認

ケアプランの確認を行い、事業所として利用者の介護方針をサービス提供責任者とともに決めます。

事業所独自のルールがあるのであれば、そのルールから逸脱していないか?他の利用者と同じようなサービス提供が可能か?の確認作業を行います。

もし実施できない場合は、サービス提供責任者からケアマネージャーに連絡し、事業所としてできる部分を提案します。

 

サービス担当者会議への出席

基本的にサービス提供責任者の業務ですが、サービス担当者会議は、その事業所の者で利用者のことを把握しているものが出席すれば良いとされています。

サービス提供責任者がヘルパー業務で参加出来ない時は、管理者が出席し事業所としての意見を発言する必要があります。

また、その際は、サービス担当者会議録への記入を忘れないようにしなければなりません。

>>サービス担当者会議について詳しく知る

 

電話対応

管理者はサービス提供責任者と兼務でなければ、ほとんど事務所にいることが多いと思うので、電話対応も必須の業務になります。

利用者や家族、ケアマネージャーやヘルパーからの連絡を受け、円滑な業務が出来るように、関係各所への連絡が必要になります。

その際の連絡は電話かメールがよいと思います。

電話であれば、個人情報の話をしたとしてもメモを取らない限りはその場だけの話になります。

メールであれば、送り間違いがあっても、アドレスが違うようであればすぐに違っていることがわかりますし、文章として残るので後で見返すことができます。

 

クレーム対応

クレームは即応が必要な場合があるためサービス提供責任者で対応できない場合は、管理者が対応する必要があります。

しかし、管理者の判断になりますが、サービス提供責任者でも十分にクレーム対応ができそうな場合は、対応を任せてしまいましょう。

クレーム対応をしてもらうことで、サービス提供責任者がヘルパーへの指導をするときに役に立ちます。

 

 

管理者の仕事その② 職員管理

 

人材採用

管理者は、介護職員の採用の可否を判断します。

人手が足りなくなれば、職業安定所に所定の書式で採用情報を出し、応募があった際は面談を行います。

面談は面談室で行うようにし、その際は必ず履歴書と資格証を確認します。

 

指導

管理者として、介護保険法や会社の経営方針、就業規則、職場環境などに対し、サービス提供責任者やヘルパーに指導する必要があります。

その職場をどのような雰囲気で運営してくのかは、管理者の重要な役割のひとつです。

サービス提供責任者やヘルパーへの指導については、的確な指導をするとともに、勤めやすい雰囲気を管理者自ら作っていく必要があります。

 

シフト調整

シフト調整は、サービス提供責任者に任せてもよい場合がありますが、まんべんなく全員にケアが入るようにするためには管理者が管理をしたほうが公平性を保つことができます。

また、管理者は職員全員の家庭状況をある程度、把握していることが多いため、登録ヘルパーそれぞれが働きやすいように調整することも必要です。

そうすることで自然と職員からの反発は少なくなります。

 

職員管理

職員の健康状態への気配り、目配りが必要です。

また、過度な残業をしていないか、しっかりと有給休暇などは取れているのかを確認したり、産休・育休の申請があった場合はきちんと休暇を取ることができるように対応する必要があります。

利用者からのキャンセルがあった場合は、ヘルパーへの給与にキャンセル手当を上乗せするなどの対応も必要になります。

 

 

管理者の仕事その③ 運営管理

 

会議の開催

月に1回、事業所の運営方針と職員間の情報共有を目的とした会議を開催します。

内容は、事業所の現状だったり、利用者の情報交換、来月の休みの希望を募ったりなどです。

ヘルパーは1人で行う作業が多く、孤立・孤独になりがちです。会議を行うことで、ヘルパー間の情報共有をするとともに、ヘルパーが辞めずに長く勤められるような環境を作ることが必要になります。

 

営業活動

主にケアマネージャーのところへ訪問し、利用者獲得のため営業を行います。

ケアマネージャーから『〇〇さんところの事業所に頼めば、きちんと対応してくれる』と思われるように、信頼関係を築いていく必要があります。

管理者として、ケアマネージャーとしっかり話をし、事業所の方針を伝えることができる関係性を作りましょう。

 

役所とのやり取り

介護保険のことや高齢者のこと、生活保護のことなどで、行政と連携しなければならないことが発生することがあります。

行政とのやり取りがスムーズに行うことができるように、関係法令や関係書類を把握しておく必要があります。

 

帳票書類の管理

介護保険で定められている必要な書類がきちんとそろっているかの管理をします。

  • 『契約書』
  • 『重要事項説明書』
  • 『個人情報使用の同意書』
  • 『介護保険被保険者証』
  • 『負担割合証』
  • 『アセスメント』
  • 『訪問介護計画書』
  • 『手順書』
  • 『ケアプラン』
  • 『担当者会議の議事録(サービス担当者に対する照会)』
  • 『緊急連絡票』

などが必要になります。

事業所や自治体によって揃えておくべき書類が若干違うため、きちんと把握しておく必要があります。

>>訪問介護事業所で揃える必要のある帳票一覧と概要

 

 

管理者の仕事その④ 収支管理

 

契約

利用者との契約はサービス提供責任者でも行うことができる業務ですが、サービス提供責任者がヘルパー業務で忙しい時は、管理者が行う必要があります。

契約書や重要事項説明書、個人情報使用の同意書などの説明を行い、署名捺印を頂く必要があります。

また、契約書などの綴じ方にもよりますが、割印は必ず必要なので、押し忘れの内容に注意が必要です。

>>訪問介護の契約について詳しく知る

 

サービス実績入力

事務員がいない事業所は、月末月初に介護ソフトにサービス実績を入力します。

入力後はケアマネージャーへ報告を行い、国保連への請求業務を行います。

請求業務では『介護給付費請求書』『介護給付費明細書』の国保連への伝送やデータ送付、『利用者請求書』の印刷を行い、利用者へ自己負担分の請求を行います。

 

ヘルパー給与計算

シフト表や実績、報告書などをもとに、ヘルパーの給与計算を行います。

また、事業所によっては、毎月だったり半年、1年間だったりしますが、処遇改善加算や特定処遇改善加算などの計算を行う必要もあります。

 

発注・備品管理

事業所で使うための備品の発注を行います。事業所によっては、店舗で購入したり、ネットで購入したりするところがあります。

また、物によっては、福祉用具の事業所から購入することを考えてもいいかもしれません。

事業所で使用する車両も備品となります。修理が必要な場合、車検が必要な場合は、自動車会社へ連絡し、早急に対応してもらう必要があります。

 

 

管理者の仕事その⑤ 行政管理

 

届け出などの書類の提出

事業所の運営内容、人員内容が変わった場合には、10日以内に変更届を市役所や県に提出する必要があります。

また、ヘルパー訪問中に重大事故があった場合は、介護保険事業者事故報告書の作成を行い、行政機関に報告する必要があります。

また、近年では、処遇改善加算報告書だったり、情報公表の報告が必要だったりと、毎年提出が必要な書類があるので、必ず提出をするようにします。

 

必要書類の掲示

事業所の相談室に運営規定や各種指定申請書、契約書、重要事項説明遺書などの書類の掲示を行う必要があります。

 

実地指導の対応

実地指導は新規開業から6ヵ月~1年以内に1回、遅くても指定更新までには1回は行われます。

その際は管理者とサービス提供責任者が基本的に行政職員への対応をすることになりますので十分な知識が必要です。

気になる方は下記をご参考ください。

>>【完全版】訪問介護の実地指導対策マニュアル【すべて解説】

 

まとめ

今回は訪問介護事業における管理者の役割と仕事内容を解説しました。

管理者業務は小規模な事業所であれば雑用的なことも含めて組織マネジメントを行っていかなければなりません。

大変な仕事ですが、考えようによっては介護以外の多くの経験を学ぶことができる職種になっています。

 

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