訪問介護の管理者業務とは?仕事内容を徹底解説!!

 

介護保険法では

「指定訪問介護事業者は、指定訪問介護事業所ごとに専らその職務に従事する常勤の管理者を置かなければならない。ただし、指定訪問介護事業所の管理上支障がない場合は、当該指定訪問介護事業所の他の職務に従事し、又は同一敷地内にある他の事業所、施設等の職務に従事することができるものとする。(抜粋)」

となっています。

したがって

管理者は管理の職務に専ら従事することが出来る常勤が1名必要です。また、訪問介護の管理者になるための資格は特に必要ありません

 

ただし、管理者がサービス提供責任者を兼務するのであれば、

  • 『介護福祉士』
  • 『実務者研修修了者』
  • 『旧介護職員基礎研修課程修了者』
  • 『旧ホームヘルパー1級課程修了者』
  • 『実務経験3年以上の介護職員初任者研修修了者(旧ホームヘルパー2級課程修了者)』

※介護職員初任者研修修了者の要件は経過措置によるもので、2018年度の介護保険の改正により終了となる(すでに業務を行っている場合は2019年度まで従事することが可能)

の5つの資格のうちどれか一つは必要になります。

 

 

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訪問介護事業所の管理者の仕事とは?

 

管理者の仕事は、役職名通りの管理業務になります。

 

管理者の仕事その① 利用者管理

 

利用者把握

事業所を利用している利用者の把握を行います。氏名、だいたいの居住地、性格、要介護度や主な病気、かかりつけの病院、担当ケアマネージャーを把握することで、電話対応で利用者と話したときに、スムーズに話が出来るようになります。

そして利用者のニーズの把握をすることが出来たり、ヘルパーの作業内容を聞いたりすることが出来るようになり、他の業務課円滑に進ませることが出来るようになります。

また、新規利用者、終了の利用者の書類の整頓を行う必要もあります。

 

介護方針の確認

ケアプランの確認を行い、事業所として利用者の介護方針をサービス提供責任者とともに決めます。事業所内で介護保険以外のルールがあれば、そのルールから逸脱していないか、他の利用者と同じようなサービス提供が出来るかの確認を行います。出来ない場合は、ケアマネージャーに連絡し、事業所として出来る部分を提案する必要があります。

 

サービス担当者会議への出席

サービス提供責任者の業務ですが、サービス担当者会議は、その事業所の者で、利用者のことを把握しているものが出席すればよいので、サ責がヘルパー業務で参加出来ない時は、管理者が出席し、事業所としての意見を発言する必要があります。また、その際は、サービス担当者会議録への記入を忘れないようにしなければなりません。

 

電話対応

サービス提供責任者(以下、サ責)兼務でなければ、ほとんど事務所にいることが多いと思うので、電話対応も必須の業務になります。利用者や家族、ケアマネージャーやヘルパーからの連絡を受け、円滑な業務が出来るように、関係各所への連絡が必要になります。その際の連絡は、電話かメールがよいと思います。電話であれば、個人情報の話をしたとしても、メモを取らない限りはその場だけの話になります。

メールであれば、送り間違いがあっても、アドレスが違うようであれば、すぐに違っていることがわかりますし、文章として残るので、後で見返すことが出来ます。

 

 

クレーム対応

クレームは即応が必要な場合があるためサービス提供責任者で対応できない場合は、管理者が対応する必要があります。しかし、管理者の判断になりますが、サービス提供責任者でも十分にクレーム対応が出来そうな場合は、対応を任せてしまいましょう。

クレーム対応をしてもらうことで、サービス提供責任者がヘルパーへの指導をするときに役に立ちます。

 

管理者の仕事その② 職員管理

 

採用

 管理者は、介護職員の採用の可否を判断します。人手が足りなくなれば、職業安定所に所定の書式で採用情報を出し、応募があった際は、面談を行います。

面談は面談室で行うようにし、その際は必ず履歴書と資格証を確認します。また、採用の可否の連絡をするための電話番号も確認する必要があります。

その場で、合否を決めてもよい場合もありますが、出来れば2~5日ほど開けてから連絡するようにします。理由は、履歴書の確認を行い、短期間で離職していないか、履歴書はきちんと書かれているか、前職、前々職の職場はどういった経緯で退職しているのかの確認を行う必要があるからです。

 

指導

管理者として、介護保険法や会社の経営方針、就業規則、職場環境などに対し、サービス提供責任者やヘルパーに指導する必要があります。その職場をどのような雰囲気で運営してくのかは、管理者の仕事になるので、サービス提供責任者やヘルパーへの指導については、的確な指導をするとともに、勤めやすい雰囲気を管理者自ら作っていく必要があります。

 

シフト調整

シフト調整は、サービス提供責任者に任せてもよい場合がありますが、まんべんなく全員にケアが入るようにするためには管理者が管理をしたほうが公平性を保つことができます。職員からの反発は少なくなります。

また、管理者は職員全員の家庭状況をある程度、把握していることが多いため、それぞれの登録ヘルパーが働きやすいように調整することも必要です。

 

職員管理

職員の健康状態への気配り、目配りが必要です。また、過度な残業をしていないか、しっかりと有給休暇などは取れているのかを確認したり、産休・育休の申請があった場合はきちんと休暇を取ることが出来るように対応する必要があります。

利用者からのキャンセルがあった場合は、ヘルパーへの給与に休業手当を上乗せするなどの対応も必要になります。

 

管理者の仕事その③ 運営管理

 

会議の開催

月に1回、事業所の運営方針と職員間の情報共有を目的とした会議を開催します。内容は、事業所の現状だったり、利用者の情報交換、来月の休みの希望を募ったりなどです。

ヘルパーは1人で行う作業が多く、孤立・孤独になりがちです。会議を行うことで、ヘルパー間の情報共有をするとともに、ヘルパーが辞めずに長く勤められるような環境を作ることが必要になります。

 

営業

主にケアマネージャーのところへ訪問し、営業を行います。理由は、利用者を獲得するためです。ケアマネージャーから『〇〇さんところの事業所に頼めば、きちんと対応してくれる』と思われるように、ケアマネージャーとも信頼関係を築いていく必要があります。

管理者が営業に出ていない事業所は、『あそこの事業所の管理者は、□□さん?(サービス提供責任者の名前)』なんて言われかねません。

管理者として、ケアマネージャーとしっかり話をし、事業所の方針を伝えることが出来る関係を作りましょう。

 

行政とのやり取り

介護保険の事や高齢者の事、生活保護の事などで、行政と連携しなければならないことが発生することがあります。行政とのやり取りがスムーズに行うことが出来るように、関係法令や関係書類を把握しておく必要があります。

 

書類の管理

介護保険で定められている必要な書類が個々の利用者にきちんとそろっているかの管理をします。

  • 『契約書』
  • 『重要事項説明書』
  • 『個人情報使用の同意書』
  • 『介護保険被保険者証』
  • 『負担割合証』
  • 『アセスメント』
  • 『訪問介護計画書』
  • 『手順書』
  • 『ケアプラン』
  • 『担当者会議の議事録(サービス担当者に対する照会)』
  • 『緊急連絡票』

などが必要になります。

事業所や自治体によって揃えておくべき書類が若干違うため、きちんと把握しておく必要があります。

 

管理者の仕事その④ 収支管理

 

契約

管理者が行う業務です。サ責でも行うことが出来る業務ですが、サ責がヘルパー業務で忙しい時は、管理者が行う必要があります。契約書や重要事項説明書、個人情報使用の同意書などの説明を行い、日付と署名と捺印を頂く必要があります。また、契約書などの綴じ方にもよりますが、割印は必ず必要なので、押し忘れの内容に注意が必要です。

 

実績入力

事務員がいない事業所は、月初に実績入力を行い、ケアマネージャーへ報告を行います。また、国保連への請求業務も行う必要があるので、『介護給付費請求書』『介護給付費明細書』の国保連への伝送やデータの送付、『利用者請求書』の印刷を行い、利用者へ請求を行うことが出来るようにします。

 

給与計算

シフト表や実績、報告書などを基に、ヘルパーの給与計算を行います。また、事業所によっては、毎月だったり半年、1年間だったりしますが、処遇改善加算や特定処遇改善加算などの計算を行う必要もあります。

 

発注・備品管理

事業所で使うための備品の発注を行います。事業所によっては、店舗で購入したり、ネットで購入したりするところがあります。また、物によっては、福祉用具の事業所から購入することを考えてもいいかもしれません。

事業所で使用する車両も備品となります。修理が必要な場合、車検が必要な場合は、自動車会社へ連絡し、早急に対応してもらう必要があります。

 

管理者の仕事その⑤ 行政管理

 

届け出などの書類の提出

事業所の運営内容、人員内容が変わった場合には、10日以内に変更届を市役所や県に提出する必要があります。また、ヘルパー訪問中に重大事故があった場合は、介護保険事業者事故報告書の作成を行い、行政機関に報告する必要があります。

また、近年では、処遇改善加算報告書だったり、情報の公表の報告が必要だったりと、毎年提出が必要な書類があるので、必ず提出をするようにします。

 

必要書類の掲示

相談室に運営規定や各種指定申請書、契約書、重要事項説明遺書などの書類の掲示を行う必要があります。

 

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まとめ

事業所の管理者全般に言えることですが、管理者は、介護保険法のみならず、労働基準法や医師法を代表とする医事法、社会福祉士及び介護福祉士法、生活保護法、個人情報保護法、成年後見人制度、消費者契約法、道路交通法などの法律を広く浅く、知っておく必要があります。

理由は、『利用者が在宅で過ごしているから』です。

介護保険法だけでは、在宅生活を支えることは出来ません。その利用者に関わっているすべての人が知恵を出すことで、利用者が望む在宅での生活を支えることが出来ます。

一人でも多くの利用者が望んだ場所で生活することが出来るように、ヘルパーはこれからも重要な介護の担い手になります。

一人でも多くのヘルパーが挫折することなく、ヘルパーとして働くことが出来るように管理者は支えていく必要があります。

記事を最後まで読んでいただきありがとうございます!

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