訪問介護事業所で正しく請求業務を行うための請求帳票とその概要を徹底解説!

 

 

ヘルパーさんやサービス提供責任者(以下サ責)がどれだけ必死に現場でサービスを行っても、請求業務がきちんと行えていないと国からそのサービスに対しての介護報酬が支払われることはありません。

介護報酬が事業所へ支払われて初めて皆さんのお給料となります。

 

請求業務とは、サービス計画に沿って提供したサービス実積により発生した介護サービス利用料を国民健康保険団体連合会(以下、国保連)に介護報酬として請求することを指します。

請求業務を行わないという会社は現実的にあり得ませんが、良く理解しないまま請求業務を行うと過誤請求に繋がり、請求の取り下げ業務や報酬の入金が月単位でずれ込んでしまうなど時間やお金に多大なる影響を与えます。

 

また、請求金額を誤って多く請求していた場合、それに気づかずに年月が過ぎ、実地調査や監査の際に発覚してしまうと介護報酬の返還や指定取り消しなどの大問題に派生してしまいます。

 

それほど重要な業務が「請求業務」という言葉の中に詰まっています。

 

しかし、

正しい請求業務を理解しチェックポイントを押さえておけばさほど難しい内容でもありません

ここでは請求業務に必要な各種帳票を理解し正しい請求業務を学んでいきましょう。

 

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請求帳票の前に覚えておくべき事とは?

 

国保連へ請求するにあたり押さえておかなければならない決まりごとが存在します。

以下の内容を踏まえた上で請求業務を行いましょう。

 

サービス提供期間と請求期間

国保連への請求は一月単位で行います。原則、サービス提供月の翌月10日までに国保連への請求業務を完了させます。

例:1月1日~31日のサービス利用分→2月10日までに国保連への請求帳票提出を完了する

 

サービス実績表・別表について

サービス実績表・別表自体は国保連への請求業務に直接必要ではありませんが、サービス実績表・別表をケアマネージャーへ提出することで、その実績表を基にケアマネージャーは国保連へ請求業務を行います。

ケアマネージャーに提出した実績表・別表と異なる内容を訪問介護事業所が国保連へ請求してしまうと返戻という形で請求が一時ストップとなります。

 

要はケアマネージャーに提出した実績表・別表の内容と、これから作成する各種帳票の内容が一致していないと正しい請求業務が行えないということになります。

 

必ずサービス実績表・別表に間違いが無い状態でケアマネージャーに提出することから請求業務が始まっていると心がけましょう。

 

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請求帳票とは?

 

請求帳票とは先述した「請求業務」で使用する帳票のことです。

請求業務は主に

  • 国保連への請求
  • ご利用者への請求

の二つに分かれます。

 

請求帳票の情報が最終的な介護報酬へと繋がっていきますので一つひとつ理解し学んでいきましょう。

 

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請求帳票作成から国保連への提出まで

ここでは10日締めの国保連への請求帳票提出までの概要と流れを説明します。

特にここでの帳票内容に誤りがあれば、返戻や介護報酬の入金ストップ、場合によっては悪意がなくとも不正請求などに繋がる重要な分野です

実際に請求業務に取り掛かる際に分からないことがあれば必ず国保連や担当行政部署に問い合わせをしながら一つずつクリアしていくように心がけてください。

 

 

介護給付費明細書

 

こちらの帳票では利用回数や単位、公費負担費、実費負担などご利用者毎に作成する書類です。基本的には前月末に作成しケアマネージャーにも提出しているサービス実績表・別表などの情報が必要となります。

また自己負担においてはそのご利用者が1割負担なのか2割負担なのか、はたまた3割負担のご利用者なのか、生活保護受給者なのかも確認をしながら作成をする必要があります。

 

どの事業所も何かしらの集計ソフトを活用している場合が多いと思います。

 

実績表を作ったデータがそのまま介護給付費明細書などに自動転載されることがほとんどですが、やはり最終的には人の目でもチェックすることをお勧めします。

 

 

介護給付費請求書

 

介護給付費請求書とは、該当月の全てのご利用者のサービス内容や利用回数、サービス単位などを合計した数字を記載する帳票です。

先述した介護給付費明細書が完璧に仕上がって最後に作成する書類となります。

 

そもそものサービス実績表・別表が1単位でも間違えていれば必ずこの介護給付費請求書の内容も間違えた物になりますし、介護給付費明細書までが合っていても、最終集計が間違えていれば過誤請求となりますのでこちらの帳票が出来上がったら再度、サービス実績表・別表→介護給付費明細書→介護給付費請求書の順に見直すことをお勧めします。

 

 

国保連への基本的なスケジュール

 

請求開始から国保連への提出までは以下の流れになります。

  1. サービス実績表・別表(該当月の月末~翌月月初までにケアマネージャーに提出)
  2. サービス実績表・別表などから介護給付費明細書作成(月初~概ね1週間以内を目途)
  3. 介護給付費請求書作成(介護給付費明細書が完成してから9日までを目途)
  4. 国保連へ提出(10日まで厳守)

という流れになります。

上記1~4ごとにそれぞれの帳票に誤りがないかチェックするタイミングだと認識し間違いがないことが確認出来て初めて次の項目に移るようにしてください。

上記1で間違えに気づけなければ当然後に残っている2~4の帳票はすべて間違った内容になってしまいます。

 

10日までに国保連への提出は厳守ですが、10日に合わせて動いていると間違えに気づいた時には時すでに遅しという状況になります。できれば先述したスケジュールを少し前倒しにするなどして余裕を持った業務ができるように事業所全体で取り組む必要があります。

 

 

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その他請求帳票について

国保連への請求帳票については期限までに確実にミスなく仕上げるものになります。

これから学ぶその他帳票については、国保連に提出するものではなく、あくまで事業所の管理の分野として必要な帳票について説明していきます。

それぞれフォーマットなどや記載する細かい内容などは各事業所によって多少異なりますが事業所運営において必要な書類となりますのでしっかりと学んで行きましょう。

 

 

利用者請求書

こちらの帳票に関しては、ご利用者の自己負担金を記載しご利用者にお支払いただく金額を記載し発行する請求書となります。

請求金額だけを記載するのではなく、【内訳】という項目を作成し支払うべき自己負担金となる根拠を示す必要がありますので、最低限記載する必要のある内容を次の表を見て学びましょう。

 

【内訳】

サービス内容 回数 単位数 総単位数 費用総額 保険給付額 利用者負担額
身体介護1
生活援助3

このようにどのサービスでどれだけの費用が発生し、そこからご利用者の自己負担金が決まっているかを分かりやすく表にまとめて作成します。

 

そしてこの内訳の利用者負担額を合計した請求金額を記載しご利用者に発行します。

あとはその請求書を見て、ご利用者毎のお支払方法に応じてお支払いただきます。

 

 

領収証

領収証ついては、利用料のお支払が確認できた時点でご利用者に対して発行する物となります。

ただし、銀行振込や口座振替の場合は必ずしも発行する必要はありませんが、トラブルを防ぐためにも可能な限りどの支払いパターンであっても発行することをお勧めします。

ただし、如何なる支払いパターンであってもご利用者からの領収書発行の請求があった場合は必ず発行する義務がありますのでその際は速やかに発行を行うようにしてください。

 

 

自己負担領収一覧

 

 

自己負担領収一覧とは、利用者請求書に記載した請求金額を一覧にまとめるものになります。

ご利用者からのお支払の確認が取れたものからチェックを入れ、必ず受領漏れが無いようにしましょう。

月後れ処理のご利用者や、支払いが滞っているご利用者など様々なケースも実際に発生しますので、この帳票を確認すればご利用者毎に支払いの状況が一目で分かります。

 

 

介護給付費請求内容一覧表

介護給付請求内容一覧表とは介護給付明細書からご利用者の情報を抜粋し一覧にしたものになります。

該当月のすべてのご利用者の情報を上記のような表を使って一覧にしていきます。

要介護区分別の集計も表にまとめます。

特定事業所加算などの算定要件などで要介護度4・5の方へのサービス割合などにも役立ちますのでこのような表を介護給付費請求内容の帳票として先ほどの表と併せて作成しましょう。

 

 

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まとめ

国保連への帳票については、事業所の介護報酬に直結する大切な書類になりますので、何度もお伝えしておりますが、間違いがあれば返戻や介護報酬支払がストップ、不正請求などに繋がります。

基本的にはサービス提供責任者以上が関わり請求業務を行うことが多いと思いますので、一人で完結するのではなく、随所にチェックのタイミングを意図的に作り出しミスのないように事業所全体で取り組みましょう。

 

その他請求帳票については、ご利用者の支払についてや、事業所の売上管理、いつか来る実地指導や監査などで必要になる書類ですので、国保連への請求が終わったのちにできる限り速やかに作成するように心がけましょう。

 

請求業務は非常に大切な業務の一つですが、この業務に時間を割きすぎるとご利用者に対してのサービスの質の低下に繋がってしまいます。

イレギュラーな事象も必ず発生しますので、曖昧なまま進めるのではなく分からなければ必ず問い合わせをするなどして一つずつ解決しながら仕上げていきましょう。

 

 

ヘルパー / サービス提供責任者 管理者/経営者
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