買い物代行の出納帳について

[ひなむ参加者]

はじめまして。
現在サ高住併設の訪問介護事業所で今月からサ責として働いています。
サ責は初めてなので、まだわからないことも多数ありますがなんとか頑張っています。
管理者も今までは別の介護業務を行っていた方なので、訪問介護についての知識が事業所全体として万全ではありません。
そこで、買い物代行を行うときの出納帳について質問があります。

現在働いているところでは、買い物代行のニーズがかなり高く、多くの方が買い物代行を利用しています。
いろんな方の買い物を行わせていただいています。
殆どの訪問介護では、買い物代行を行った際に出納帳を付けていると思いますが
私の勤務するところでは今の管理者になるより前からご利用者様の買い物ノートまたは実施記録の裏にレシートを貼り付けることで出納帳の代わりとしています。
サ高住事務所内にコピー機があるので、買い物後にレシートのコピーを取り、本人様にレシートの原本を渡してコピーを実施記録の裏に貼り付ける場合もあります。
こういった形は、出納帳としてOKでしょうか？実地指導の際に弾かれたりしないのでしょうか？
どなたか教えていただけるとたすかります。よろしくお願いします。

[わさび参加者]

買い物代行を提供する通常のケースでは、金銭出納帳を付けることは基本的にありません。（法的にも買い物代行時に出納帳を付けなければならない定めはないです）
 

一般的な実施記録には預り金や代金、お釣りを記入する欄がありますので、そこに記入するのみでこと足りるものと考えられます。（その利用者の認知機能等を考慮して、実施記録の控えにレシートを貼る等の対応をします）
 

金銭出納帳を付ける必要があるのは、例えば、後見人や社会福祉協議会が金銭管理をしている場合や家族等が利用者の生活費に関して介入している場合、その他、事業所や施設側で利用者の生活費を預かって管理している場合などです。
 

このようなケースでは、実施記録の記入＋レシートを貼るのみでは足りず、きちんと出納帳にて管理する必要があります。
 

>>こういった形は、出納帳としてOKでしょうか？実地指導の際に弾かれたりしないのでしょうか？

出納帳とは言えませんが、先程のケースに当たらない（特に事業所側で生活費を預かって管理している場合に当たらない）のであれば出納帳の作成は必要ないです。よって実地指導で弾かれるというか報酬返還や基準違反等を問われることはありません。
 

また、訪問介護で作成する出納帳は、サービスの都度記入するものであり利用者宅にて記入管理するものです。ですので、そもそも利用者宅にあるものを実地指導では見られません。
 

ただ、自治体によっては訪問介護事業所による生活費の預かりを禁止している所もあり、そのような自治体で仮に生活費を預かって金銭出納帳を付けていたとしても実地指導時に指摘を受けますし、加えて生活費の預かりを可としている自治体であって事業所で生活費を預かっているが金銭出納帳を付けていなければ実地指導時に指摘を受けることになると思います。

[ひなむ参加者]

わさびさん、早速のお返事ありがとうございます。
お金は事業所ではお預かりしておらず、本人様から買い物の都度お金を預かっています(財布ごとではなく必要分程度)

＞金銭出納帳を付ける必要があるのは、例えば、後見人や社会福祉協議会が金銭管理をしている場合～

こちらに関しては当てはまります。社協が金銭管理をしてくださっている方がいらっしゃいます。
が、現状では質問した通りの方法でしか行っていないので、やはり出納帳をつけなければいけませんね。
しっかりとお答えくださってありがとうございました。

[わさび参加者]

少し説明が不足していたので補足します。

社協が金銭管理をしている場合に金銭出納帳を付ける必要があると言いましたが、これはケースにもよります。
 

社協の金銭管理は、利用者の通帳を預かってサービス利用料や公共料金等を支払ったり、預金から生活費を引き出して月ごとや週ごとに生活費を利用者に届けたり、という感じですよね。
 

で、この生活費の内訳として例えば「ヘルパーの買い物代行用」とか「自分で使える分」とか用途ごとに封筒を分けて本人に渡されている場合に出納帳が必要となります。

なぜなら、この場合は、ヘルパー訪問時に「ヘルパーの買い物代行用」の封筒からお金を出して買い物に行き、買い物後にお釣りを封筒に戻すことになり、これは実質的に利用者宅にて金銭管理をしていることと同じだからです。
 

このようなケースでなく、社協が持ってきた生活費を利用者自身で管理しているなら出納帳は必要ないです。というか元金（または先月繰り越し分）がいくらで利用者がなにをどれくらい購入したのかまで把握できないので、出納帳を付けたくても付けれませんし、出納帳として成立しません。
 

よって、事業所で生活費を預かり金銭管理する、あるいは先にように利用者宅で実質的に金銭管理（生活費の内、買い物代行分のみ）するなど、なにかしらの状況で金銭管理をしている場合に別途出納帳が必要であるという結論になります。