【全部わかる】サービス提供責任者の完全業務マニュアル【有料級です】

 

 

 

 

てことで今回は

• サービス提供責任者の初心者の方
• これからサービス提供責任者として働く方
• 訳も分からずサービス提供責任者になってしまい不安な方

 

へ向けて、現役のサービス提供責任者である私が

リアルな現場で役立つ『サービス提供責任者の完全業務マニュアル』を作成しました。

かなり長くなってしまいましたが有料級の内容にはなっています。必要な部分を読み返してもらえたら。

では行きましょう！

 

サービス提供責任者業務の全体像

 

サービス提供責任者は訪問介護の中心的な役割を担っています。

社内的にも対外的にも、サービス提供責任者の能力が事業所の評価に直結します。

 

サービス提供責任者の業務内容は「訪問業務」「管理業務」「書類作成業務」に大きく分けることができます。

本記事ではリアルな現場に沿った形で分かりやすくしたいので下記のように４つに分類しました。

 

 

 

①「ヘルパー」に対する業務

サービス提供責任者はヘルパーのまとめ役的存在です。

実際の現場ではヘルパーに対して下記４つの役割を担っています。

 

 

仕事の調整

多数いるヘルパーに対して訪問介護サービスを割り振る業務です。

通常、訪問介護事業所は数名のサービス提供責任者と常勤ヘルパー、多数の登録ヘルパーで成り立っています。

サービス提供責任者は常勤ヘルパーと登録ヘルパーにそれぞれ仕事をあてがう調整を行います。

 

そのためにはヘルパーの状況把握をしておく必要があります。

具体的には

• 稼働が可能な時間帯
• 訪問可能なエリア
• 得意不得意な仕事
• 性格

を把握し、バランスよく調整することで事業所運営が安定します。

この調整力はサービス提供責任者に求められる能力のひとつです。

 

 

「サービス状況把握」と「情報共有」

サービス提供責任者は利用者の状態やサービスの状況把握を常にしておく必要があります。

サービス提供責任者も介護業務を行いますが、すべての利用者のサービスに行くわけではありません。

利用者に一番近い所でサービスを常に提供しているのはヘルパーの方々になります。

そのためヘルパーと連絡を密にとり、現場での状況を把握できる体制をとっておく必要があります。

 

またサービスの方針や細かい決め事は、利用者の状況や状態に応じて日に日に変化していきます。

決定事項を各ヘルパーに伝達し、統一したサービスを提供できるようにすることもサービス提供責任者の重要な業務のひとつです。

 

 

指導・助言

ヘルパーに対しての指導と助言も大事な業務の一つです。

ヘルパーの中には非常に仕事ができる人もいますが、反対に仕事があまりできない方もいます。

例えば、「仕事を時間内に終わらせることが難しい」、「利用者からの苦情が多い」などのヘルパーにはサービス提供責任者からの指導を行います。

時には直接現場に行き指導することも大事です。

 

他にも対応が難しい利用者、いわゆる「困難ケース」に行っているヘルパーへの助言も重要です。

サービス提供がスムーズにできるようにアドバイスを行います。

 

 

ヘルパーへの指導育成の進め方を知りたい方は下記をどうぞ。

>>訪問介護における人材育成の進め方

 

社内研修

 

 

※ヘルパー研修会のネタ作りについて知りたい方は下記をどうぞ。

>>【ヘルパー勉強会】ネタ作りの方法と定番テーマ【使える】

 

※訪問介護の研修計画の立て方は下記をどうぞ。

>>訪問介護事業で行うべき研修計画の立て方とは？

 

②「外部機関」に対しての業務（ケアマネなど）

 

介護サービスはチームケアで成り立っています。それは在宅介護においても同じで、サービス提供責任者は多職種と連携をとりながらサービスを提供していきます。

 

 

ケアマネージャーとの連携

基本的に在宅介護はケアマネージャーを中心にサービスが円滑に回っていきます。

そのため、サービス提供責任者とケアマネージャーの連携は必須となります。

サービスの開始から終了まで、利用者の状態変化などあらゆることに対してケアマネジャーと連携をとりながら進めていきます。

 

 

ケアマネとの連携で注意したいポイントを下記で解説してますのでどうぞ。

 

他事業所との連携

サービス提供責任者はケアマネージャー以外にも多職種とのやりとりも行います。

• 訪問看護
• 訪問リハ
• デイサービス
• 在宅医
• 福祉用具
• 薬剤師

などの多職種が利用者の状態に応じて連携を図ります。

他にも複数の訪問介護で利用者のサービスを提供する場合は、訪問介護同士で連携を取り合うこともあります。

 

通常はケアマネージャーを通して他の事業所と連携を図っていくことになりますが、直接連絡し連携をとる場面もあります。（このあたりはケアマネにもよります。）

 

「担当者会議」や「退院前カンファレンス」の出席

 

• 担当者会議

下記で深掘りしてますのでもっと知りたい方はどうぞ。

>>サービス担当者会議とは？「開催の流れ」と「サ責が準備しておきたい５つのこと」

 

 

• 退院前カンファレンス

 

 

③利用者に対しての業務

 

訪問介護事業所にとって顧客である利用者に対して、サービス提供責任者が担う役割は下記のとおりです。

 

 

サービス訪問（代行訪問）

サービス提供責任者は現場のサービス訪問も行います。

そのため生活援助や身体介護など一通りの業務をこなしていく必要があります。

また、ヘルパーの体調不良による欠員やシフト調整が困難な場合、穴埋めとしてサービス提供責任者が代行訪問をします。

他にもいわゆる「困難ケース」などの難しい利用者は、ヘルパーに訪問させれないことも多くサービス提供責任者が受け持つこともあります。

 

新規利用者の契約

訪問介護の契約では

• 契約書
• 重要事項説明書
• 個人情報使用の同意書（都道府県による）

の3点セットを持参し、利用者との契約を締結します。

初回担当者会議の時に一緒に行うことが多く、利用者が文字を書けない場合は家族に代筆してもらいます。

 

 

新規利用者のサービス訪問

どこの事業所も新規利用者へのサービスはサービス提供責任者が行うことが多いです。

理由は主に４つあります。

 

理由１.サービス内容を固めるため

新規の利用者のサービスは、担当者会議のさいにある程度内容を決めていきますが、実際にスタートすると当初の予定通りに進むことは中々ありません。

• 身体面では考えていた以上にADｌが高い場合や低い場合
• 生活面では利用者なりのこだわりや要望がある

など実際にサービスを始めてみないと分からないことも多いです。

その為、適切なアセスメントを行い、ニーズをしっかりと聞き取り、サービスを固めていきます。

そしてヘルパーに引き継ぐことになります。

 

理由2.利用者にヘルパーサービスに慣れてもらうため

利用者もヘルパーサービスに慣れておらず勝手がわからないことも多いです。

特に高齢者の場合は「誰かに世話になる」ことにかなり気を使われる方もいます。

またヘルパーサービスで「できること、できないこと」への理解も乏しいことも多いため

「ヘルパーサービスとはこういうサービスだ」ということを理解してもらう期間でもあります。

 

理由3.初回加算を算定するため

初回加算はサービス開始月内にサービス提供責任者が訪問すれば算定できます。

必ずサービス提供責任者が訪問しなければならないため、新規利用者は基本的にサービス提供責任者が訪問するのが一般的になっています。

初回加算は２００単位と微々たるものではありますが事業所にとっては取得できるなら取得しておきたい加算ではあります。

 

理由4.ケアマネージャーに安心してもらうため

ケアマネージャーからすると新規利用者の状態やサービス経過状況などを特に知りたいと考えています。

そのためサービス提供責任者が直接サービスを提供し、新鮮な情報を報告することでケアマネージャーから信頼を得やすくなります。

ヘルパーからの報告だけでは分からないことも多く、やはり直接見てみないと知りえない情報もあります。

 

モニタリング・評価

月に一度は担当している利用者の所に訪問し、利用者のサービス状況を直接把握しに行きます。

その他に、毎サービス時にヘルパーによって書かれたサービス実施記録に目を通し、利用者の状態を把握します。

転倒や深刻な体調不良があればケアマネージャーに連絡します。

 

 

スケジュール調整

利用者の状態によってはサービスの時間・曜日変更、増回などスケジュールの変更があります

他にも通院や入退院よるサービス再開や中断もあります。

こういった突発的なスケジュール変更への調整もサービス提供責任者が行います。

 

 

スケジュール調整時に注意しておきたいのが「ケア抜け」です。詳しくは下記を参考にしてみてください。

 

苦情・クレーム対応

利用者から見たサービス提供責任者は「偉い人」です。

つまりヘルパーの上司的な存在だと認識している利用者が多いです。

そのためヘルパーに対しての苦情は基本的にサービス提供責任者が対応することになります。

 

リアルな苦情事例と対応方法を知りたい方は下記をどうぞ。

>>実際にあった利用者からヘルパーへの苦情と対策

 

 

④ 事務的な業務

 

訪問介護事業所ではさまざまな書類を作成したり、請求業務を行ったりと事務的な業務が結構あります。

その主となるのはサービス提供責任者になります。

 

 

帳票書類の作成

サービス提供責任者は下記の書類を作成し、利用者ごとにファイリングし保管しておく必要があります。

 

 

 

帳票書類についてより詳しく知りたい方は下記をどうぞ。

>>【全部わかる】訪問介護で揃えるべき「帳票書類」一覧と概要

 

※当サイトでは帳票の無料テンプレートを提供しています。必要な方は下記からどうぞ。

>>訪問介護の「帳票書類」「お役立ちツール」の無料ダウンロード

 

「サービス実績票」の作成と報告

訪問介護サービスをいつ・どのサービスを使ったのかを月末にケアマネに報告する必要があります。

 

この書類を「サービス実績票」といいます。

サービス実績票の内容が間違えていると、保険請求が通らなかったり関係機関に迷惑をかけてしまう場合がありますので十分な確認が必要となります。

 

流れとしては、月末にサービス実施記録をもとに予定と実績の突合作業を行い、サービス実績票を作成します。

そして月初の１日～３日あたりには各担当ケアマネージャーにサービス実績票を提出します。

ケアマネジャーはこのサービス実績を確認し給付管理を行っています。

提出後に実績に不備があれば連絡があるため、訂正し再提出を行うこともあります。

 

保険請求業務

保険請求は先ほど説明したサービス実績票をもとに介護給付費請求書・明細書を作成し、1日～10日までに国民健康保険連合団体に請求を行います。

基本的にどの事業所も介護請求ソフトを使っているので電子請求を行います。

 

請求業務について下記で深掘りしてますのでどうぞ。

>>【訪問介護のレセプト】請求業務の「一連の流れ」と3つポイントを解説。

 

サービス提供責任者の業務フロー

 

 

新規の利用申し込み～サービス利用開始までの業務フロー

 

 

【Q＆A】サービス提供責任者として働きたい方の良くある質問

 

ここでは『サービス提供責任者として働きたいけど不安・・・』って方の良くある質問をまとめてます。

 

Q1：『やりがい』ってなに？

サービス提供責任者のやりがいは挙げるとキリがないのですが、ざっくり言うと下記の３つがあります。

 

 

大多数のサービス提供責任者はこの３つのやりがいを感じていると思います。

下記で深掘りしてますので良かったらどうぞ。

>>サービス提供責任者の『３つのやりがい』とは？

 

Q2：『担当人数』ってどれぐらい持つの？

多くの事業所では配置基準も考えたうえで４０名程度は担当してほしいと考えています。

ただし、働く事業所によって差がありますので担当人数は一概には言えません。

 

小規模の会社で１５人～３０人程度のところもあれば、大手の会社で４０名～７０名程度を担当することもあります。

なので初心者のサービス提供責任者ならば、最初は少人数の担当から始めさせてもらえる事業所を選んで働くことをおすすめしておきます。

 

Q3：『サ責に向いている人』ってどんな人？

私の経験上、サービス提供責任者に向いている人の特徴は３つあります。

 

 

この３つが揃っている人は優秀なサービス提供責任者になる可能性が高いです。

下記でより深掘りしてますのでどうぞ。

>>【現役が解説】サービス提供責任者に「向いている人」と「向いてない人」の特徴とは？

 

Q4：『初心者』でも務まる？

結論、全然OKです。

ただし最初はサービス提供責任者の仕事に戸惑うことはあると思います。

その大きな理由は『法律や制度の知識がない』ことから発生します。

 

下記で私の経験から必要な知識をまとめてますので参考にしてください。

>>サービス提供責任者が『法律・制度面』で知っておきたい１３の知識

 

また初心者の方は研修やフォローをしっかりしてもらえる事業所をリサーチして働き始めるようにしましょう。

 

サービス提供責任者は『職場選び』に注意しましょう

前述でも少し触れましたが、サービス提供責任者の転職は『職場選びにはマジで注意してください。』

訪問介護は山ほど存在していますが、本当にピンキリです。悪質な訪問介護事業所は確実に存在しています。

 

当サイトでは下記の訪問介護に特化した転職ノウハウと職場選びのポイントをまとめたロードマップを無料で公開しています。

約20000文字とかなりのボリュームになっていますがかなり使えると思います。

ぜひご活用ください。

 

最後に

今回はサービス提供責任者の業務マニュアルをお伝えしました。

サービス提供責任者になりたいか迷っている人は本記事を参考にして一度チャレンジしてみてくださいね。

 

当サイトではホームヘルパーの初心者向けにも業務マニュアルを無料で公開しています。

あわせてチェックしてみてください！