【8つの戦略】訪問介護の「シフト作成」完全ガイド

訪問介護 シフト作成ガイド

 

サービス提供責任者になってからシフトを作成してる。

いつも調整に時間がかかって苦労してます・・・

シフトをうまく回すポイントがあれば教えてほしい!

 

めちゃくちゃ気持ち分かります。

訪問介護のシフト作成・調整って何時間もかかりますし、本当に大変ですよね。

とはいえ、ポイントを押さえることで効率的にシフトは作成できます

 

てことで今回は

  • なぜ訪問介護のシフト作成は大変なのか?
  • シフトをうまく回すための「8つの戦略」
  • 定番のシフト管理方法メリット・デメリット

 

網羅的に解説する『訪問介護のシフト作成ガイド』を作りました。

シフト作成・調整で困っている方がぜひ参考にしてみてください!

 

 

本記事の信頼性
  • 介護業界11年目、現役の管理者兼サービス提供責任者が執筆しています。
  • 保有資格:ヘルパー2級、基礎研修、社会福祉士、同行援護、全身性ガイドヘルパー、ほか
  • 制度などの解説は「厚生労働省の一次情報」をもとにしています。

 

訪問介護のシフト作成は調整力が求められる

訪問介護 シフト作成 調整力 

訪問介護のシフト作成で苦労するサービス提供責任者は多いです。

理由は「ヘルパーの都合」と「利用者の都合」によってスケジュール変更が多発するためです。

 

例えば訪問介護では下記のような状況が頻繁に起こります。

 

ヘルパー側の都合
  • サービス当日に急に休む
  • 急な退職の発生
  • 嫌な利用者を拒否されてしまう
利用者側の都合
  • サービス時間・曜日の追加、変更
  • 急な入退院によるサービスの中止、再開
  • 嫌なヘルパーを拒否されてしまう
  • 新規受け入れによるサービス増

 

このようなスケジュール変更・調整がリアルに毎日発生するのでサービス提供責任者の調整力が試されるわけです。

またシフト作成・調整に失敗してしまうと…

  • ヘルパーの不満がたまり離職につながる
  • 利用者、ケアマネからのクレームが発生する
  • シフト抜けが発生する

 

など信頼を失ってしまう事態が起こるため、戦略的にシフトを組み立てることが大事です。

 

シフトって何となく作っていてはダメなんです・・・

 

訪問介護のシフトをうまく回す8つの戦略

訪問介護 シフト作成 方法

 

ではどのような戦略を立ててシフト作成をすればよいのでしょうか?

ここでは、シフトをうまく回すための具体的な8つの戦略を紹介します。

 

8つの戦略
  1. シフト作成の担当者は一人にする
  2. ヘルパーの意向・特徴を把握してシフトに反映する
  3. サービス間の移動時間・距離を考慮する
  4. 時間・曜日変更できる利用者数を増やす
  5. 一人の利用者に対しての対応可能なヘルパー数を増やす
  6. 『エース』ヘルパーを育てる。かつエースヘルパーを中心にシフトを回す
  7. 『シフト抜け』対策を徹底する
  8. 利用者・ヘルパー情報を『リスト化』しておく

 

 

①シフト作成の担当者は一人にする

シフトの作成担当者は一人にしておくと良いです。

良くある失敗例として、サ責A・サ責B・サ責Cそれぞれがシフトを動かすことで、結果サービス訪問がダブルブッキングするパターンがあります。

 

このような状況を防ぐためには「誰もがシフトを動かせるようにしない」ことが大切になります。

理想としては下記のようなイメージでシフト作成を行いましょう。

シフト作成 イメージ図

 

シフト作成者にサ責A、サ責B、サ責C、それぞれからスケジュール変更を報告し、一元的にシフト管理する体制がスムーズかつミスも少ないです。

 

 

②ヘルパーの意向・特徴を把握してシフトに反映する

ヘルパーの意向、特徴を把握してシフトを作成することで利用者とのミスマッチを防ぐことができます。

具体的には

  • 稼働できる時間帯
  • 訪問できるエリア
  • 得意、不得意な仕事(調理、掃除が得意、身体介護が苦手、など)
  • どのような仕事がしたいのか(生活援助が良いのか、生活援助が良いのか、など)
  • 性格(自己主張が強い、プライドが高い、メンタルが弱い、など)

 

などを考慮した上で仕事を割り振り、シフトを作成します。

ミスマッチした状態でサービス訪問を継続していると離職につながるので要注意です。

 

 

③サービス間の移動時間・距離を考慮する

サービスとサービスの移動時間は自転車であれば15分、車であれば30分間隔でシフトは組むようすると良いです。

間隔が詰まりすぎていると

  • サービスに遅刻して利用者からクレームが来る
  • 「トイレを済ます時間も無い」とヘルパーの不満につながる。

 

このような事態が起こります。

また、間隔が中途半端に空いていると、登録ヘルパーの場合、時間を持て余すだけなので不満につながります

 

 

④時間・曜日変更できる利用者の数を増やす

利用者数が増えるにつれてスケジュール変更は『同時多発的』に発生します。

例えば下記のとおり。

 

利用者Aの状態変化で追加ケアが必要になった ⇒ 利用者Bを時間変更して追加

 

急遽ヘルパーが休みになった ⇒ 利用者Bを時間変更、利用者Dを曜日変更して振り替える

 

新規の受け入れ ⇒ 〇日から利用者Eを時間変更して新規を追加

 

こにように頭が爆発するほど複雑化していきます。

なので、シフトをうまく回すためには「時間・曜日変更できる利用者数をどれだけ増やせるか」がキーポイントとなります。

 

でも、どうやって変更できる利用者さんを増やせば良いの?

と、思いますよね。

 

時間・曜日変更できる利用者を増やすためには下記3点を意識してみると良いです。

 

  1. 「時間・曜日変更はしてはいけない」固定観念を捨てる
  2. 契約時にあらかじめ説明しておく
  3. 「変更しても良いですか?」と聞いて利用者の反応を確かめる

 

「時間・曜日変更はしてはいけない」固定観念を捨てる

訪問介護では「時間・曜日変更 = 悪」のような風習が一部ではあります

利用者しかりケアマネしかり、嫌がられることが現実的にあるため、サービス提供責任者からすると時間・曜日変更を言い出しにくい面があります。

ですが制度的に時間・曜日変更はNGと決まってないですし、全然OKだということを忘れないでください。

まずはサービス提供責任者の意識を変えることから始めましょう。

 

契約時にあらかじめ説明しておく

契約時に決定したサービス時間・曜日は、事業所都合で変更する可能性があるとを伝えておきましょう。

要は利用者に『時間・曜日の変更は普通にあること』と意識づけることがポイントです。

最初から伝えておくことで後々のトラブルを防げますので必須です。

 

都合の悪い曜日、時間帯をあらかじめ聞いておくとさらにgoodです!

 

「変更しても良いですか?」と聞いて利用者の反応を確かめる

サービス提供責任者側が勝手に決めつけているだけで、時間・曜日変更に寛容な利用者は意外と多いです。

なので「○○の事情でサービス時間を変更したいのですが良いですか?」と利用者に聞いて、どのような反応を示すのかを確認しましょう。

 

確認後にOKの利用者、NGの利用者をリストアップしておくとさらにgoodです!

 

ただし、利用者の都合を無視した変更はNG

時間・曜日変更をしてはいけない利用者もいることを忘れないようにしましょう。

例えば

  • 利用者が時間・曜日に「強いこだわり」を持っている
  • 変更することでデイなど「他サービスに影響がある」
  • 変更することで利用者の生活に支障がある(食事の時間が遅くなりすぎる、オムツ交換の間隔が開きすぎるなど)

 

このような場合は無理に時間・曜日変更をしてしまうと信頼を落としてしまうので止めておきましょう。

 

 

⑤1人の利用者に対して対応可能なヘルパーを増やす

1人の利用者に対して対応可能なヘルパーが増えるとシフトは回しやすくなります。

目安としては下記のとおり。

  • 週1回の利用者・・・ヘルパー2人以上
  • 週2~3回の利用者・・・ヘルパー3人以上
  • 週4~7回の利用者・・・ヘルパー5~7人以上

 

対応可能なヘルパーを増やすことは人材不足の事業所からすると難しいですよね。

でも意識を常に持ち続けておくことが大事なんです。

 

担当ヘルパーは「固定ではない」と利用者に意識づけておく

利用者によっては複数のヘルパーが来ることを嫌がる方もいます。

とはいえ現実的に少数のヘルパーで担当を固定してしまうとシフトはうまく回りません。

 

そのため、契約時や普段のかかわりの中で「担当ヘルパーが休むこともあるので、固定ではなく複数人でかかわることになります。」と伝えておきましょう。

要はヘルパーは固定ではないと普段から利用者に意識づけておくということです。

 

限られたヘルパーしか対応できないケースへの対応

良くあるのが「ヘルパーAさんしか対応できない」といった困難ケースです。

このようなケースは、ヘルパーAが休みの場合はサービスキャンセルでOKなのかを利用者・ケアマネに問います。

 

OKなら継続、NGなら他事業所への移管が無難な対応です。

「休みの場合はキャンセルでOK」と了承をとっておけば、シフト的には問題なく回ります。

 

とはいえ1人で対応するヘルパーの精神的ストレスは大きいのでフォローをしっかりしてあげてくださいね。

 

 

⑥「エース」ヘルパーを育てる。かつ中心にシフトを回す

ここで言うエースヘルパーとは週4日以上勤務し、対応できるサービスの幅が広いユーティリティプレイヤーのことを指します。

エースヘルパーが3~5人いれば、利用者が100人以上の規模でもシフトをうまく回すことができます。

 

そのためエースヘルパーになりうる人材を育てていく視点でシフトを作成すると良いです。

下記の人材はエースヘルパーになれる可能性があります。

  • 週4日以上働ける(または将来的にそうなる見込みがある)
  • 一日6時間以上働ける(または将来的にそうなる見込みがある)
  • 向上心がある
  • 稼ぎたい意欲がある

 

このような人材は、現時点でスキルが低い未経験でもOKです。

育成については「訪問介護における人材育成の進め方」で解説してますので参考にしてください。

基本的には、優先的に幅広いサービスを経験させて、同行訪問を徹底して行うことで成長を促しましょう

 

長期的な目線で考えると、ぶっちゃけ週1回勤務の超有能ヘルパーよりも、週5で長時間勤務の未経験ヘルパーを優先的に考えるべきです。

 

 

⑦『シフト抜け』対策を徹底する

訪問介護でシフト抜けが発生する原因は「スケジュール変更を忘れる」「ヘルパーが訪問を忘れる」が大部分を占めます。

シフト抜け対策は下記の2つを行うと良いです。

 

  1. シフトの2重チェック
  2. 「今からサービスに入ります」とヘルパーから連絡させる

 

シフトの2重チェック

シフト作成は基本的には1人が行うことが望ましいですが、どうしてもスケジュール変更が漏れてしまうことがあります。

そのため完成したシフト表を各サービス提供責任者がチェックすることで変更漏れを防ぎます。

 

担当利用者のスケジュール変更を把握しているサービス提供責任者が必ず行うようにしましょう。

 

「今からサービスに入ります」とヘルパーから連絡させる

各ヘルパーにシフトの伝達をしていても、ヘルパー自身が訪問を忘れることがあります。

 

利用者によってはヘルパーが来ることを認識していない方もいるので、最悪の場合、シフト抜けに誰も気付かないことがあります。

 

ヘルパーから「今からサービスに入ります」と連絡を入れさせるで上記の状況を防ぐことができます。

たとえ訪問を忘れていても、遅れてのサービス提供が可能となります。

 

連絡は電話でなくてもLINEやメールでOKです。

 

とはいえシフト抜けは完全には防げないので事後対応が大切

どれだけの対策を講じたとしても100%防ぐことは不可能です。

そのためシフト抜け発生後の対応を最初からイメージしておきましょう。

事後対応は、基本的に迷惑をかけた各所へのスピーディーな謝罪しかありません

  • 利用者
  • 家族
  • ケアマネ

などへ、シフト抜け発生後すぐに「謝罪・ことの経緯・今後の対応」を伝えます。

 

普段から誠実なサービス提供をしていればスピーディに対応をすることで大きな問題へ発展することはありません。

 

 

⑧利用者・ヘルパー情報を『リスト化』しておく

前述の②、④、⑤のヘルパー・利用者情報はリスト表にまとめると良いです。

例えば私の事業所では下記にようにリスト化しています

 

【ヘルパー情報リスト】

ヘルパー情報リスト

 

【利用者情報リスト】

利用者情報リスト

 

このように情報を可視化することでシフト作成時にかなり役立つのでおすすめです。

ちなみにリストのテンプレを作りましたので欲しい方は下記からどうぞ。

(※ヘルパー・利用者情報をエクセルシートで分けてます)

>> シフト作成用リストのダウンロードはこちら

 

 

3つのシフト管理方法【メリット・デメリット】

3つのシフト管理 メリット デメリット

 

シフト管理の方法は訪問介護事業所によってさまざまですが、管理方法を見直してみると劇的に効率が良くなる可能性があります。

ここでは代表的な3つのシフト管理方法のメリット・デメリットを紹介します。

 

慣れているシフト管理方法の変更はストレスかもしれませんが検討してみる価値はあると思いますよ!

 

代表的なシフト管理方法は下記の3つです。

 

3つのシフト管理方法
  1. 大きなホワイトボードを設置して管理する方法
  2. お手製のエクセルシートで管理する方法
  3. 介護ソフトで管理する方法

 

それぞれの見ていきましょう!

 

①大きなホワイトボードを設置して管理する方法

ホワイトボード シフト管理

 

ホワイトボードでのシフト管理は古くから運営している訪問介護事業所でよく見られる手法です。

大きいホワイトボードを事業所に設置し、マグネットパネルを当てはめてシフトを作成していくパターン。

 

メリット 

  • 見た目が分かりやすく、視認性〇
  • パソコンが苦手でもシフト作成ができる
  • 無料でできる

 

デメリット 

  • 誰でもシフトを動かせるのでシフト漏れが発生しやすい
  • マグネットパネルを動かすのがそもそも面倒
  • 登録ヘルパーへのシフト伝達に手間がかかる
  • スケジュール変更の度にヘルパーへの伝達が必要
  • 変更履歴が残らない

 

 

 

②お手製のエクセルシートで管理する方法

訪問介護 シフト管理 エクセル

 

エクセルシートでシフト管理をしている訪問介護事業所はおそらく一番多いです。

上記の画像は、実際に私の訪問介護事業所で使用しているエクセルで作ったシフト表です。

※ちなみにシフト表のテンプレが欲しい方は下記からどうぞ。

>> シフト表の無料ダウンロードはこちら

 

メリット 

  • フォーマットを自分好みに設定できる
  • 場所をとらない
  • シフト作成者が一元管理できる
  • 無料でできる

 

デメリット 

  • 登録ヘルパーへのシフト伝達に手間がかかる
  • スケジュール変更の度にヘルパーへの伝達が必要

 

 

 

③介護ソフトで管理する方法

カイポケ シフト管理

(※カイポケより引用)

 

近年では介護ソフトによるシフト管理が急激に増えています。

理由はクラウド上でシフト作成をするので、リアルタイムで全ヘルパーとシフト共有できるからです。

数時間かけていたシフト管理を、ものの数十分で簡単かつ効率的に行うことができます。

 

ちなみに私の事業所ではエクセルから介護ソフトでのシフト管理に乗り換えました。

理由はメリットが大きすぎるからです。

 

メリット 

  • シフト表をスマホで共有できる
  • スケジュール変更のリアルタイム共有も可能
  • ダブルブッキングなどのシフト抜けを防げる
  • シフト表⇒実施記録⇒請求が連動しているので手間が激減する

 

デメリット 

  • 費用がかかる
  • 人によってはシステムに慣れるまで時間がかかる(レクチャーはしてもらえる)

 

 

このとおり、かなり魅力的なメリットだと感じます。

ですが導入を検討しているならば、介護ソフトの選定に注意してください。安易に選ぶのは×です。

理由としてはムダ金を払ってしまう可能性があるためです。

 

介護ソフトでのシフト管理は下記の2パターンがあります。

  • 国保連請求ソフトのオプション機能としてシフト管理が付属しているもの
  • シフト管理に特化した介護ソフト(単体での国保連請求は不可)

 

そもそも訪問介護では請求ソフトの導入は必須なので、シフト管理に特化した介護ソフトを導入すると2重で費用が掛かるのでムダ金です。

そのため介護ソフトは国保連請求ソフトにシフト管理機能がついているもの』がコスパ的に一択です。

 

どの請求ソフトを選べば良いか分からないって方はカイポケを選んでおけばOK。

カイポケなら「シフト⇒実施記録⇒請求」だけではなく勤怠・給与計算も連動してますので圧倒的に効率化できます。

今なら18か月間無料キャンペーンをしているのでこの機会にお試しください。

今だけ18か月無料です 

 

まとめ

今回は訪問介護のシフト作成ガイドを解説しました。

サービス提供責任者からするとシフト作成・調整が一番悩むところだと思います。

ぜひ本記事を参考にしていただき効率化を図れることを願っています。

 

また当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに「完全業務マニュアル」を無料公開しています。

日々の業務に役立つ内容になっていますのでぜひご参考ください!

タイトルとURLをコピーしました