訪問介護員であれば事務仕事は少ないかと思いますが、サービス提供責任者の場合は事務仕事が多く、扱う書類も多岐に渡ります。
訪問介護ではどのような帳票が必要になってくるのでしょうか？
ケアマネとの連携書類
サービス提供責任者とケアマネは非常に密なやりとりをしていきますが、これは帳票に関しても言える事です。
細かく連携をすることによって包括的により良いサービスを提供することが出来ます。それではケアマネに対して使用する帳票はどのようなものがあるのでしょうか。
サービス実績票
毎月の終わりに翌月のサービス提供票というサービスの予定表がケアマネから送付されます。
訪問介護はその予定表に基づいてサービスを提供していきますが、実際いつどのサービスを使ったのかを月末にケアマネに報告する必要があります。
その帳票がサービス実績票であり、サービス提供責任者が記入又は入力をしてケアマネに送付をします。
訪問介護計画書
訪問介護はケアプランに基づいて行われますが、ケアプランとは別に訪問介護のケアプラン=訪問介護計画書が必要になります。ケアプランの訪問介護の一部を抜粋して作成されるサービスや目標の詳細が訪問介護計画書と覚えておいて良いでしょう。
訪問介護計画晝にはどんなサービスをするのか、目標などが記載されているものであり、訪問介護員はこの計画書を基にサービスを提供していきます。
ケアマネにもこの計画書を送付する必要がありますので、各事業所は作成をする必要があるのです。
サービス報告書
サービス報告書は毎月のサービス実績票と一緒にケアマネに送付される書類となります。その月の様子や、サービスの変更が無いかなどの報告を書面で作成していきます。
こちらに関しては事業所ごとに様式が違いますので、書式を作成するようにしましょう。
ケアマネ目線で理解のしやすい報告書を作成することをお勧めします。
訪問介護員に対して必要な帳票
サービス提供責任者は訪問介護員の管理をしていく必要があります。
きちんと帳票をそろえて訪問介護員が動きやすいように工夫をしましょう。
サービス実施記録
これはどのようなサービスを提供したのかを記入する用紙です。
訪問介護員がサービスを提供し、サービス実施記録に記入、利用者にサインをもらい1枚は利用者へ、1枚は事業所へ渡す為の書類となっています。2枚綴りとなりますので、複写形式のものほとんどであり短時間でも書けるようにしています。
ほとんどのサービス実施記録では、サービスの提供日時、サービス提供内容、特変を書く欄があります。サービス提供内容はあらかじめ項目がある程度書かれており、項目をチェックをするだけで済むようになっています。
訪問介護員としてはサービス毎に書く書類となっていますので、出来るだけ記入の手間を省けるように作成しましょう。
利用者情報
訪問介護員に初めてサービスに入ってもらう際はサービス提供責任者が同行することがほとんどです。その際に利用者の情報を口頭ではなく、書類で伝えることが多いのです。
その際に使われる帳票が利用者情報になります。
氏名や住所、生年月日などの基本情報の他に、家族構成や疾患の有無、介護保険情報、ニーズなどが書かれていることが一般的であり、利用者情報を見ればある程度の状態像が理解できるようにしておく必要があります。
これは重要な個人情報となりますので、注意して取り扱いましょう。
訪問介護員の情報
訪問介護員はサービスの要であり、しっかりと情報管理をしておく必要があります。
訪問介護員の氏名や住所などはもちろん、入れる曜日や時間、身体介護が希望なのか生活援助が希望なのか、月収や年収の希望など出来るだけ細かく記入できるような帳票を作成するようにしましょう。
この情報がしっかりとしていれば新しいサービス依頼があった際、訪問介護員を当てはめやすくなりますので、特に希望を細かく記入できるようにしておけば使いやすいと言えます。
まとめ
今回は、その①としてケアマネと訪問介護員向けの帳票をご紹介しましたが、それ以外にも様々な帳票を準備する必要があります。
特に重要なものとしては加算関係の帳票になります。加算によってはサービスを実施しただけではなく、別途書類が必要な物があります。訪問介護であれば特定事業所加算や介護職員処遇改善加算などが当てはまります。
介護福祉士の割合を示す帳票や、個別研修計画書、緊急時のマニュアルなどが代表的な帳票です。
サービス提供責任者が扱う帳票の非常に多く、とても揃えるのが大変だと思いがちですが実際はそこまで大変ではありません。その理由としては、帳票は集めやすいということがあります。
訪問介護をする上で介護ソフトは必須になりますが、その中に帳票の一覧が揃っていることは良くありますし、インターネット上でも探せば多くのひな形が出てきます。大切なことはその帳票をそのまま使うのではなく、事業所の特色に合わせて変えていくということです。サービス提供責任者として働いていると非常に多くの帳票を扱うことになります。出来るだけ手間がかからない、かつ分かりやすい帳票をアレンジして使うようにしましょう。
