訪問介護員であれば事務仕事は少ないかと思いますが、サービス提供責任者の場合は事務仕事が多く、扱う書類も多岐に渡ります。
訪問介護ではどのような帳票が必要になってくるのでしょうか？
訪問介護においての帳票とは
訪問介護のお仕事において、ご利用者のニーズを拾い、サービスを提供しそのご利用者が不自由なく日常生活を送れることを支援することが訪問介護のお仕事ですが、単に現場の業務だけを行っていれば良いのではありません。
特に管理者やサービス提供責任者は定められた取り揃えるべき書類、所謂「帳票」という物を作成し、それを基にサービスの提供を行わなければなりません。
ここでは帳票の種類とその概要について触れていきます。
訪問介護事業所の帳票の種類
訪問介護事業所を運営するにあたり、様々な帳票（以下、書類）が存在します。
大きく分けると
- 「業務帳票」
- 「請求帳票」
に分けられます。
どちらも訪問介護事業所を運営するにあたり必要不可欠で、特に実施指導や監査などが入れば調査対象となる重要な書類です。
またこれらをしっかりと取り揃えているからこそ良質なサービスに繋がるとも言えます。
今回は「業務帳票」について学んでいきたいと思います。
ちなみに「請求帳票」に関しては下記に詳しく解説してますので参考にしてみてください！
訪問介護の業務帳票一覧
- アセスメントシート
- 認定調査結果票
- 契約書・重要事項説明書
- サービス提供表および別表
- サービス担当者会議議事録
- モニタリング報告書
- 支援経過記録表
- 訪問介護計画書（介護予防計画書）
- 週間サービス計画書
- 事故報告書・ヒヤリハット報告書
- 苦情報告書
これらの書類は事業所にて作成、保管をしておく必要があります。
アセスメントシート
アセスメント＝評価する・査定する
という意味があります。
介護においては、ご利用者の情報を入手しそれをまとめるものがアセスメントシートになります。
特に新規利用開始時には、ケアマネージャーからの利用者情報、ご本人やご家族からのヒアリング、サービス担当者会議でのヒアリングなどから、事業所用のアセスメントシートを作成します。
これを基に様々なサービスへのヒントを得て計画書の作成や各ヘルパーへどのようなご利用者なのかを伝えます。
アセスメントシートはご利用者の身体的、精神的また環境的なことを記載するものが多いため、ご利用者に変化があれば都度内容を変更し再作成することが望ましいでしょう。
認定調査結果票
認定調査結果票とは何らかの介護支援が必要となり介護保険を利用する際に必要となる書類ですのでその写しを事業所に保管する必要があります。
認定調査結果票がなければ如何なる介護保険のサービスも受けることができません。
ただし例外として、認定結果が出ていない場合でも介護保険サービスを行うことができる場合があります。
- 既に申請済みで結果だけがまだ出ていない
- 申請はしていないがご利用者の状況により緊急で介護サービス導入が必要
などの理由により、結果票がなくても介護サービスを提供することができます。
サービスが先行している場合は、認定結果が出たら遡って介護保険の請求をまとめて行います。
契約書・重要事項説明書
介護サービスを提供する際に、必ず「契約書」と「重要事項説明書」の説明と同意が必要になります。
介護サービス提供前に必ずご説明にあがり、署名捺印をいただく必要があります。
ご本人の手が不自由であられたり、様々な事情でご本人では同意ができない状況の場合であればご家族などに代筆していただくことも可能です。
サービス提供表（実績表）別表
毎月の終わりに翌月のサービス提供票というサービスの予定表がケアマネから送付されます。
訪問介護はその予定表に基づいてサービスを提供していきますが
実際にいつ・どのサービスを使ったのかを月末にケアマネに報告する必要があります。
利用が始める前では「提供表」として、1か月のサービスが終われば「実績表」として請求業務やケアマネージャーに送付する重要な書類になります。
また別表とは、提供表と一括りとされる書類でこちらには利用単位などを記載します。
この提供表（実績表）別表の内容が間違えていると、後に返戻対象になったり、関係機関に迷惑をかけてしまう場合がありますので、以下のようにしっかりと確認を行いましょう。
- ケアマネージャーから利用表・別表が届く
- 利用表・別表に間違いがないかチェック
- 利用表・別表を基に提供表・別表を作成
- サービスが終了する毎に提供表に実績を記載する
- 1か月が終了し出来上がった実績表・別表を、他の従業員と共にダブルチェックをする
- ケアマネージャーに送付・国保連の請求業務開始
事業所によりやり方は多少異なりますが、必ずそれぞれの書類に対してチェック項目を定めておくことが間違いのない書類の作成に繋がりますので注意をしましょう。
サービス担当者会議議事録
サービス担当者会議へ出席した場合は議事録を作成する必要があります。様々な関係機関の貴重な意見や自社の提供するサービス内容が変更になったりと、とても重要な内容が議論されています。
忘れていたでは済まされないことばかりですので、会議中に重要なことは記録し帰所した後にまとめ、議事録として保管する必要があります。
モニタリング報告書（サービス報告書）
サービス報告書は毎月のサービス実績票と一緒にケアマネに送付される書類となります。ご利用者のサービス計画から現在のニーズを満たせているか、目標に対して現状どのような進捗状況なのかを調査し、評価を残す書類となります。
モニタリングに関して月に1度行います。
モニタリングは自身がヘルパーとして現場に入りサービスを通してご利用者から伺ったり、担当ヘルパーに聞き取りを行ったり、ご家族から聞き取ったりと様々な方法がありますが、これらを整理して都度まとめておくことで今後のサービスをより向上させることに繋がります。
こちらに関しては事業所ごとに様式が違いますので、書式を作成するようにしましょう。
ケアマネ目線で理解のしやすい報告書を作成することをお勧めします。
下記にモニタリング報告書の詳細を記事にしていますので参考にしてみてください！
支援経過記録
支援経過記録表は、提供毎のサービスについてご利用者の状況や言動、結果などを日々記録していく書類です。
日々記録しておくことで、振り返った時に時系列順にご利用者の状況が理解しやすく、より良いサービスに繋げることができます。
特にサービス担当者会議では、数か月に1度しか開催されないものですので、この支援記録を残しておくことでご利用者の状況を時系列順に整理して伝えることができます。
そのためには、担当ヘルパーから些細なことでも報告が入るシステムを作っておくことが必要であり、問題を書き起こすだけでなく、ご利用者の些細な一言、表情、動きなどを残していく癖をつけると振り返った時により良い支援記録となりきっと次のサービスに繋げることができるでしょう。
訪問介護計画書（介護予防計画書）
訪問介護はケアプランに基づいて行われますが、ケアプランとは別に訪問介護のケアプラン=訪問介護計画書が必要になります
訪問介護計画書（介護予防計画書）は、どのようなサービスを提供するのかが記載されたサービスの枠組みとなる重要な書類です。
まず、ケアマネージャーが作成する居宅サービス計画書が存在します。
それが各事業所に配布されるので、それを基にアセスメント結果、ご利用者の要望、サービス担当者会議で決定したことなどを加味して、訪問介護としての長期目標、短期目標を設定しどのようなサービスを提供するかを決定し計画書を作成します。
あくまでケアマネージャーが計画している内容に沿っている必要があるため、良かれと思って独自のサービスを盛り込むことはできません。
そして、作成後はご利用者もしくはご家族に説明に上がり、署名捺印などで同意を得て完了となります。
計画書の作成が必要なタイミングとしては
- 新規サービス開始時
- 介護認定更新時期
- サービス内容変更・増回時
などの際に作成する必要があります。
この書類がなければ実地指導や監査では厳しく追及され、最悪場合介護報酬の返還などに繋がりますので取り忘れの内容にしましょう。
下記に訪問介護計画書の作成方法を詳しく記事にしてますので参考にしてみてください！
週間サービス計画表
こちらも訪問介護計画書（介護予防計画書）と同じくご利用者に署名捺印などで同意が必要な書類です。
一般的には計画書と同時に作成し、こちらには予定の曜日や時間、サービス内容の詳細などを記載し、ご利用者にご説明のうえ、こちらの計画表に沿って間違いのない曜日と時間に訪問する必要があります。
事故報告書・ヒヤリハット報告書
介護サービス中に事故があった場合は必ず事故報告書を作成する必要があり、これはヘルパーが直接起因しているかどうかではなく、サービス中に起こった事故はすべて記録に残しておく必要があります。
そしてヘルパーが原因で例えばご利用者が転倒され骨折などケガを負われた場合は、事故報告書を基に市町村に報告する義務があります。
ヒヤリハット報告書は、事故報告書よりも作成する頻度が多い書類となります。
ヒヤリハットとは介護サービス中にヘルパーが直接起因しているかどうかではなく「ヒヤッ」とした場面や「ハッと」した場面などがあれば記録に残します。
ただ、ヒヤリハットは結果として事故には至らず、危険だったケースという位置づけですので、ヒヤリハットに残す残さないの判断は、人によりかなり差が出てきます。
「ヒヤリハットの数だけご利用者は安全な生活ができる」と言われるくらい大切な書類です。
事故報告書も含めて、起こったことから原因を追究し、改善し、未然に防ぐことがより良いサービスの提供やご利用者の安全に直結するとても重要な書類となります。
苦情報告書
苦情報告書はその名の通り、苦情を受けた際に作成する書類となります。
余程のことがなければ書くことのない書類ですが、苦情が改善されなければ契約が終了してしまったり、市区町村から事業所へ調査が入ることもあります。
各種帳票の保管期限について
厚生労働省により介護保険の文書保存期間は「介護保険サービスが終了してから2年間」と定められています。
市町村によっては「介護保険サービスが終了してから5年間」と定められている場合も多く、必ず管轄の担当部署に確認をとりましょう。
そして期間が過ぎた書類に関してはシュレッダーにかけるなどして速やかに処理を行いましょう。
まとめ
今回ご紹介した業務に関する帳票では、一般的には利用者ファイルなどでご利用者ごとに分けて保管します。
ファイルの内容も誰が見てもすぐに分かるようにインデックスを貼ったり、時系列順に綴じていく、書類の取り忘れ防止のためのチェック表を作成するなどして滞りなく各種帳票に抜けがないようにしましょう。
また今回紹介した帳票以外にも様々な帳票を準備する必要があります。
特に重要なものとしては加算関係の帳票になります。加算によってはサービスを実施しただけではなく、別途書類が必要な物があります。訪問介護であれば特定事業所加算や介護職員処遇改善加算などが当てはまります。
介護福祉士の割合を示す帳票や、個別研修計画書、緊急時のマニュアルなどが代表的な帳票です。
書類を作成することをきっかけにご利用者やサービスについて考える時間をもらえるととらえ、書類をきちんと作り上げることでサービスの質に直結するのだと信じて書類作成を意味のある業務として臨みましょう。
