実地指導が入ることになったけど何をどう準備したら良いか分からない・・・
実地指導と監査の違いって？てか具体的に何するの？
なるほど、実地指導って分からないことだらけで不安ですよね。
誰も教えてくれないし・・・
ことで今回は
- 実地指導の流れ
- 実地指導の具体的な内容
- 準備しておくべき必要書類一覧
- 過去の行政指導の例
を解説した実地指導の対策マニュアルを作成しました。
私は実地指導を3回経験していますのでリアルな情報をお届けできると思います。
かなり長くなっていますがぜひご参考ください！
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訪問介護は「実地指導への危機感」を持ちましょう！
実地指導を解説する前にまず知っておいてほしいことがあります。
下記は平成12年～平成28年の行政処分にあった事業者の件数を表しています。
見てわかるとおり指定取り消しなどの行政処分件数は平成25年から連続して200件を超えています。
これは平成24年の制度改正で実地指導が都道府県から指定都市・中核市へと権限が委譲したことにより平成25年から増加傾向にあります。
次に下記を指定取り消しなどの行政処分をされた事業所の内訳をご覧ください。
訪問介護はダントツに多いですね。
平成28年度は、居宅介護支援38件に対して訪問介護は84件と倍以上の違いがあるのが分かります。
なぜこんなにも訪問介護の行政処分が多いのか？
それは単に訪問介護事業者の数が多いからといった理由だけではありません。
1番の理由は法令知識の不足です。
しかも、知識を得ようとする意識も低い事業者が多く
その結果がこの行政処分の多さに現れてしまっているのですね。
法令は「知らなかった」では済まないのです。
「忙しいから」「面倒だから」と何かにつけて後回しにして、正しい知識を得ようとしない。
その慢心が指定取り消しなどの厳しい行政処分につながります。
まずは実地指導に対する危機感を常にもって運営することを心がけましょう。
訪問介護の「実地指導」とは？
訪問介護事業所は介護保険法上で定められている指定事業であるため介護保険法のルールを守る必要があります。（障害福祉サービスの場合は障害者総合支援法にもとづく）
実地指導では、その「ルールを遵守しているか」行政の職員が確認を行います。
指導の種類
指導には主に下記の３種類があります。
- 集団指導
- 実地指導
- 監査
特に実地指導と監査を混同してしまっている方も多いので、それぞれ詳細を見ていきましょう。
集団指導
集団指導は、制度について、各種サービスの取り扱いについて、介護報酬についてなどを管轄の事業所を一定の場所に集めて講習を行います。
※近年はコロナウイルスの影響から講習ではなく動画視聴をしてアンケート提出を集団指導としている自治体も多いです。
実地指導
適正な訪問介護事業の運営がなされているかを運営指導課の職員が来訪しチェックをします。
指定されている書類を提出し、細かくチェックし口頭の確認・ヒアリングも行われます。
監査
監査は、実地指導で「不正が強く疑われる場合」や「不正が発覚した場合」などに監査に切り替えて行われます。
また不正の内部告白、利用者からの告発などにより監査が行われる場合もあります。
実地指導の目的
冒頭で「行政指導を受けたくないなら実地指導に対する危機感を持ちましょう」とビビらすことを言いましたが
行政は粗さがしをしに来るわけではないことを同時に理解しておいてください。
実地指導は不正を見つけるために行うわけではなく、「適切な運営、介護報酬請求を指導すること」を目的としています。
法令や制度を理解しているつもりでも解釈が間違っていることもあります。
そういった解釈の違いを正し、適切な運営をしていくためのアドバイスだと認識して実施指導に臨みましょう。
実地指導はめったにない機会ですので、普段気になっていることや疑問に思っていることを質問しまくりましょう！
実地指導の「具体的な内容」と「準備しておくべき必要書類一覧」
訪問介護における実地指導は主に下記の2つを中心に行います。
- 運営指導（人員、設備、運営基準）
- 報酬請求指導
それぞれの「具体的なチェック内容」と「準備しておくべき必要書類」を下記にまとめていますのでご参考ください。
（※下記チェック表は厚生労働省の示している実地指導標準項目や各自治体の自己点検シートをもとに作成しています）
| チェックされる項目 | 準備しておくべき書類 |
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（※管理者はサービス提供責任者と兼務することは可能です。） |
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（※業務に支障がなければサ責、訪問介護員、または同一敷地内のほかの事業所の職務に従事することは可能です。） |
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※正当な理由はこちら |
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（※各種身体介護、各種生活援助を総合的に支援する必要があります。） |
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（※2時間ルールはこちらをチェック） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※有料老人ホーム、サ高住などへの同一建物減算のことです） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※それぞれ25％、25％、50％加算です） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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（※算定要件はこちらをチェック） |
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訪問介護における「実地指導の流れ」
訪問介護の実地指導は下記の流れで行われます。
（自治体によって多少の違いがありますのでご了承ください）
- 指導の2週間～1か月前実地指導の通知がくる
2週間～1か月前に役所から実地指導の通知書が届きます。
（※虐待が疑われる場合は事前通知なし）
通知書に記載されている内容は下記のとおりです。
- 実地指導の根拠法令
- 対象事業所名と対象事業
- 実地場所と日時
- 担当職員（2名～3名）
- 事前提出書類
- 当日に準備する書類
が記載されています。
事前提出書類は自治体によってさまざまですが主に下記のとおりです。
- 自己点検シート
- 運営規定
- 勤務表
- 月ごとの利用者数を記載した書類
- 重要事項説明書
- パンフレット、チラシ
- 平面図
などを提出します。
ちなみに郵送する場合は書留か特定記録郵便をおすすめします。証明になりますので。
通知書が届いたら焦らず、着実に書類を揃えていきましょう！
- 指導当日実地指導のスケジュール
実地指導当日は
- 運営指導
- 報酬請求指導
- 講評
の流れで、部屋に行政職員が閉じこもって書類を確認していきます。
不明点や不備があればそのつど呼ばれ管理者やサービス提供責任者が対応をしていきます。
また準備している書類の全てをチェックされるの？と気になる方もいると思いますが
答えはNOです。
例えば、利用者全員の訪問介護計画書やサービス実施記録を確認することはありません。
ですが、すべての利用者の書類をしっかり揃えておく必要はあります。
なぜなら、どの利用者の書類をチェックされるかは当日にならないと分からないからです。
行政の職員が利用者台帳の中からランダムに選んだり、初回加算を算定しているケースを選んだり、独居の利用者を選んだりとさまざまなのです。
なので、どの利用者をチェックされても良いように準備しておきましょう。
また最近の実地指導は効率化が進んでいることから、9時～12時までで終わることが多くなっています。
ただし自治体によっては9時～17時まで行われることもありますので、当日は1日空けておくことをおすすめします。
ちなみに私の事業所は9時30分～12時で実地指導が行われました。
まだまだ自治体によってバラツキがあるみたいですね。
- 指導の1週間～2週間後実地指導の結果通知が届く
指導が終了し1週間～2週間後に自治体から結果通知が届きます。
何かしらの改善報告を求められることがほとんどですので、所定の改善報告書に記入し提出します。
改善報告書を提出し、審査を通れば実地指導は無事終了となります。
ちなみに平成28年の実地指導では約半数が「改善報告」を求められ、1割近くの事業所が「過誤調整」を指示されていますので、改善報告は珍しいことではありませんので安心してくださいね。
大事なことは指導を今後どのように活かして運営していくのかということです。
実地指導で注意しておきたい３つのポイント
訪問介護の実地指導において下記の３つのポイントに注意しておきましょう。
- 書類の書き方も重要
- 提供しているサービスに根拠はあるか
- 管理者、サ責以外の職員にもヒアリングされる場合もある
それぞれ見ていきましょう。
① 書類の書き方も重要
指定された書類を準備することだけではなく、書類の書き方にも注意しておく必要があります。
- いつ
- どこで
- 誰が
- 何を
- なぜ
- どのようなサービスを
というように客観的にみて分かりやすく書くように意識しておきましょう。
記録の書き方も実地指導の際にチェックされる部分となります。
5W1Hですね！
② 提供しているサービスに根拠はあるか
例えば
- 訪問介護計画書はケアプランやアセスメント、モニタリングを反映したものになっているか？
- 実際のケアと訪問介護計画書は相違ないか？
- 加算要件を満たした上でのサービスか？
など提供しているサービスが根拠に基づいているかどうかを日頃から意識しておくことが大事です。
ケアプラン、訪問介護計画書、サービス実施記録の整合性を保つようにすることがポイントです！
③ 管理者、サ責以外の職員にもヒアリングされることがある
実施指導の対応は管理者やサービス提供責任者が行いますが、
行政の職員によっては他の従業員に話をきいて、間接的に虚偽の答弁が無いかを試してくる方もいます。
虚偽はなかったとしても食い違いがあると、あらぬ疑いを掛けられる可能性もあるので事業所内で情報を共有しておくようにしましょう。
全てを共有することが難しければ、実地指導の時は対応する職員以外は事務所に戻らないようにした方が良いかも・・・
訪問介護事業が指定取り消しになる場合ってどんな理由？
事業運営をしていく中で一番おそろしいことは「指定取り消し」の行政処分を受けることですよね。
これだけは避けたいところ。
どのような事由において「指定取り消し」になってしまうのかを把握しておきましょう。
基本的には下記の事由において可能性が高くなります。
- 不正請求
- 虚偽の申請、答弁
「指定取り消し」事由の約80％がこれに該当します。
例えば、下記のようなケースです。
サービスを実施していないにも関わらず、架空の実施記録を作成し報酬を得ていた。さらに、そのことに対し監査時の質問で虚偽の答弁を行った。
他にも
人員基準を満たしていない状態で虚偽の申請を行い指定を受け、不正に介護報酬を請求し受領していた。
(参考)大阪府／指定取消等事業者情報 (osaka.lg.jp)
このように不正に介護報酬を受領し、さらに虚偽の申告をするという誠意の見られない対応をした場合に
指定取り消しの行政処分が課せられることとなります。
さらに不正に受領した介護給付費に加算金をプラスした金額を返金する必要もあります。
基本的に不正請求は「内部告発」や「外部からの情報提供」でバレます。
悪事は結局いつかはバレますので止めておきましょうね。
まとめ
今回は訪問介護の実地指導対策マニュアルを解説しました。
かなり長文になってしまいましたが、本マニュアルを読んでいただければ、かなりの実地指導対策になると思います。
ぜひご活用ください！
当サイトではサービス提供責任者として必要な『法律・制度面の１３の知識』を解説しています。
かなり参考になると思いますので下記からチェックしておきましょう。
※サービス提供責任者の仕事内容が知りたい方は下記をどうぞ。
※管理者業務について知りたい方は下記をどうぞ。
