どうも
現役介護士のくらたろうです。
私は訪問介護でヘルパー、サービス提供責任者、管理者を8年経験し、3年前から独立し訪問介護事業立ち上げました。
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では本題です。
訪問介護事業所は介護保険上で定められている事業所であり、介護保険のルールを守る必要があります。
実地指導はそのルールをきちんと事業所が守っているか確認をする為、役所の運営指導課担当者が来て、様々な書類等を確認する作業をいいます。
実地指導の対策の要点と実際の実地指導の流れを解説していきます！
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実地指導の基本は書類確認
実地指導のポイントとしては、基本的には書類を確認して適切にサービスが行われるかみられます。
これは、いくらきちんとサービスを提供していたとしても、書類が適切に作成されていないと適正なサービスを提供できていないと判断されてしまいます。
対利用者向けの書類
利用者に向けて作成されている書類は訪問介護計画書、訪問介護実施記録など運営する際に必要な書類はもちろんですが、契約書、重要事項説明書なども確認されますので、準備をしておきましょう。
よく指導の対象となるのが、計画書のサイン漏れ、計画書の作成漏れなどがありますので、きちんと確認をしておきましょう。
経過記録についても見られますので、日頃から書いておくことが大切です。
対事業所向けの書類
訪問介護事業所はケアマネとのやりとりも求められています。
ケアプランをケアマネから提供されており、そのケアプランに基づいて訪問介護計画書が作成されているかどうかも確認されますので、今の内から見直しておくことをお勧めします。
加算を取得している場合は要チェック！
実地指導で最も引っかかりやすいのは加算の部分です。
加算を取得していたが、要件を満たす書類を作成していなかった等で、加算分を返還しないといけない場合があります。
これは、事業所の運営にとって非常に大きな支障となりますので注意しておきましょう。
必要条件を満たしているのか
例えば特定事業所加算は要件が複雑なため加算を取得していても必要な要件を満たしていない場合がありますので、実地指導の前に必ず確認をしておきましょう。
取得をするためには、定期的な会議の開催や、計画的な研修の実施などもあります。会議を実施ているのであれば議事録が必要になりますし、研修の計画的な実施についても計画書が実地指導で確認されます。
再度特定事業所加算の要件を確認して、きちんと要件を満たしているのかどうかチェックしておきましょうね。
減算をきちんとしているのか
訪問介護は通常運営をしていれば問題ありませんが、通常運営が出来ない場合は減算の対象となります。
よくあることとしては減算対象になっているのにも関わらず、減算をせずに通常報酬を請求している場合です。
この原因としては「減算の対象となっていることを知らなかった」というケースが最も多いのです。サービス付き高齢者向け住宅に併設されている訪問介護事業所であれば、集合住宅減算が適用されます。
またサービス提供責任者に適切な資格を取得していない方が配置されている場合も減算対象となります。
減算対象なのに減算を指定な場合は、報酬を返還しないといけません。
実地指導の流れについて
実地指導対策をするのであれば、実地指導の流れについて知っておきましょう。
実地指導が行われるまで、当日の流れなどについてご紹介していきます。
事前にお知らせが届く
監査の場合は、急に役所の職員が来る場合がほとんどですが、実地指導の場合は事前にお知らせが届きます。実地指導のおおよそ2週間～1か月前までには文章が通知されます。
その際に必要な書類なども明記されていますので、その書類は確実に準備をするようにしましょう。
また、書類によっては事前提出が可能なものもあります。事前提出をすることによって当日はスムーズに動くことができますので早めに用意をして提出をしましょう。
当日の流れについて
当日は、部屋に役所の職員が閉じこもって書類を確認していきます。書類に不明な点や不備の点があれば都度訪問介護事業所の職員が呼ばれ対応をしていきます。
実地指導の場合は、何もなく完璧で終わるということはほとんどありません。何らかの改善点を示されるでしょう。改善点が示されれば、後日どのように改善したのかを書面で役所に提出を行います。
問題点があった場合
実地指導で問題点があった場合は、監査に切り替わります。当日に監査が行われることが無く、後日抜き打ちで来ることがほとんどでしょう。監査に切り替わる原因の多くは不正請求です。
例えば、訪問介護サービスを提供していないのに報酬を請求していた、職員の人数を水増ししていたなどの場合は悪質とみなされます。
しかし、規定を守って運営をしている場合はそのようなことにはなりませんので、あまり気にしなくても良いです。
まとめ
実地指導は定期的に行われるものであり、運営をしていく上では避けられないものです。よく実地指導をマイナスに捉える場合もありますが、運営を改善していく為のものとして認識して積極的に取り組むようにしましょう。
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最後までお読みいただきありがとうございました！
