訪問介護は残業が多いって本当?残業の原因と残業を無くす方法を解説!

 

訪問介護事業所の職員であれば、誰でも経験したことのある残業。

介護保険が始まった当初、ケアマネジャーのところへ営業に行った際に「残業をしない介護事業所はレベルが低い」なんて言われていたことがありました。しかし、近年、過労死の問題や、働き方改革等、国が残業を減らすように法整備を行っていく動きになっています。

そこで今回は実際に訪問介護事業所の残業はどのくらいあるのか?

そして残業の原因・対策について解説していきます!!

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訪問介護事業所職員の役割とは?

残業について説明する前に、訪問介護事業所の職員各々の役割を知っておく必要があります。

訪問介護事業所の職員は

主に

  • 『管理者』
  • 『サービス提供責任者(以下、サ責)』
  • 『ヘルパー』
  • 『登録ヘルパー(以下、ヘルパー)』

の4職種になります。『事務員』がいる事業所もありますが、今回は小中規模の事業所の例で考えていきます。

 

管理者の役割

 

事業所運営

管理者は、訪問介護事業所が健全に運営することが出来るように、事業所を運営していくための、雇用や福利厚生、ハラスメントなどの職場環境について学び、整備していくことで、介護職員が辞めない環境を作っていくことが必要です。

 

シフト調整

管理者は、ケアマネージャーから訪問介護の提供依頼があった時、シフト調整を行います。

事業所によっては、サ責にシフト調整を任せているところもありますが、最終的なシフト調整の責任者は、管理者になります。なので、管理者は、他のサービス提供時間と被っていないか、ヘルパーが休んでも、他のヘルパーが対応出来るか、予定しているヘルパーの時間の都合はつくのかなどを勘案して、シフト調整を行います。

サービス提供時間が利用者の希望する時間での訪問が出来ないときは、相談があった時にその旨をケアマネージャーに説明し、他の時間での対応でもよいのかを聞いておく必要があります。

 

ヘルパーの指導

管理者は、サ責、ヘルパーへの指導をしなければなりません。ですから管理者は、介護保険法を熟知し、訪問介護員の出来ること出来ないことを把握して、適切な指導をすることが出来るように、常にアンテナを張り、法改正がある度に介護保険法の改正点を勉強しておく必要があります。

また、事業所毎に会社のルールが違うので、その点の指導も必要になります。

 

電話対応

サ責やヘルパーが電話対応をしてもよいのですが、情報の共有を図るためにも、管理者はどのような電話があったのかを知っておく必要があります。

理由は、ずばり、「管理者だから」です。電話対応と言っても、利用者、ご家族、他事業所からの相談の電話だったり、ヘルパーからの報告の電話だけではありません。中には、クレームの電話があったりします。

そのような場合は、サ責とともに管理者が対応することで、スムーズに問題が解決されることがあります。クレームは、利用者からの困りごとの「生の声」なので、早期に対応し、問題がこじれない様にしましょう。

 

実績入力

事務員がいない事業所は、月初に実績入力を行い、ケアマネージャーへ報告します。実績入力は、サ責でもよいのですが、最終的な確認をして国保連へ請求する作業は管理者が責任を持って行いましょう。

 

会議の設定

 訪問介護事業所は、1回/月で会議を行わなければなりません。主に、会社の方針だったり、利用者の状況報告を行う場になります。

 

雑用

雑用は、管理者の仕事の中で最も重要です。

サ責やヘルパーは介護保険法で業務を行っています。しかし、管理者は、管理を行っていく立場であるため、必然的に、雑用をこなしていかなければ、事業所運営が成り立っていきません。事業所ごとで、雑用の種類は違いますが、積極的に雑用をこなしていくことで、スムーズに事業所を運営してくことが出来るようになります。

 

サービス提供責任者の役割

 

指導

サ責は、介護保険法のことや事業所のこと、介護方法に関することの指導を管理者から受けたり、ヘルパーへ指導をすることがあります。指導を受ける内容、指導をする内容は多岐に渡ります。

特に、利用者に対する支援の方法を的確に指導することが出来るように、日々、研鑽しましょう。

 

報告書確認

サ責は、ヘルパーが利用者宅へ訪問する度に作成している報告書を確認し、記入漏れ、記入ミスはないか、介護保険上書いてはいけないことを書いていないか、ヘルパー訪問時の利用者の状況はどうだったのかを確認します。

その際、その利用者が普段の状況と違うことが記入してあれば、事業所内で情報共有を行い、ケアマネージャーへ連絡する必要があります。

 

利用者との契約

新規の利用者宅を訪問した時にサ責は、利用者との契約を行わなければなりません。契約を行わないと、訪問介護を提供出来ないからです。

事業所によっては多少の違いはありますが、

  • 「契約書」・・・訪問介護事業所と利用者との契約事項が記入されています。
  • 「重要事項説明書」・・・事業所の内容やサービス利用料、緊急連絡先、自治体の苦情相談窓口の情報が記載されています。
  • 「個人情報同意書」・・・必要と判断されたときは、利用者の状態を医師やケアマネなどの各関係機関へ情報の共有を図ることが記載されています。

3種類の書類の説明を行い、日付、署名、捺印を頂きます。また、契約書などの綴じ方の形態で違いはありますが、割印を頂いておいたほうが良いでしょう。

 

アセスメントの作成

サ責は、利用者のアセスメントを作成しなければなりません。新規で利用者宅を訪問した時には、利用者の状態を把握するため、アセスメントの作成を行います。

アセスメントの内容は、事業所によって異なりますので、その事業所の書式を使いましょう。

アセスメントには、住環境の状態を記載しておくことが出来れば、より、利用者宅の状況を把握することがしやすくなります。

 

訪問介護計画書の作成

サ責は、ケアマネージャーから届いたケアプランを基に訪問介護計画書の作成を2部行い、担当者会議時に持参します。担当者会議でサービス利用について特に変更することがなければ、利用者に日付と、署名、捺印を頂き、控えをご本人にお渡しし、原本のコピーしたものをケアマネージャーに渡します。

 

手順書の作成

担当者会議終了後、利用者宅内を確認し、訪問介護を提供するうえで、必要な事のヒアリングを行い、手順書の作成をします。初回の手順書は概要だけでも良いので必ず作成しましょう。また、手順書は担当者会議にてサービス内容が変更になった時に作成しても良いでしょう。

 

モニタリングの作成

月末には、報告書を基にして、モニタリング報告書の作成を行い、ケアマネージャーへ1か月の状況報告を行います。その際、サービスの追加やサービス内容の変更が必要であれば、モニタリングへ書き込みを行い、ケアマネージャーへ提案しましょう。

 

サービス提供

 サ責は、書類作成だけではなく、利用者宅へ訪問しての訪問介護も行います。特に、初回は訪問し、手順の確認や、利用者とのコミュニケーションを図り、「訪問介護を頼んでよかった」と思って頂くように努める必要があります。

また、サ責が利用者宅を訪問することで、より的確な指導をヘルパーへ行うことが出来るようになるため、サ責は定期的に訪問介護を行う必要があります。

 

報告書作成

利用者宅を訪問し、サービス提供を行ったら「訪問介護報告書」の記入を行います。基本的に、サービス終了時間5分前にはサービス提供を済ませ、「訪問介護報告書」を記入出来るようにしましょう。

 

勉強会の開催

 サ責は1回/月で勉強会を開催します。ヘルパーが注意することや、病気・薬の事、介護保険法について、虐待について、救急救命法等、多岐に渡りますので、勉強会を行い、ヘルパーの質の向上を図ります。

 

下記にサービス提供責任者の仕事内容を詳しく載せているので是非チェック!!

ヘルパーの役割

 

同行訪問

ヘルパーは、新規利用者宅を訪問するときは、サ責とともに同行訪問をします。同行訪問の回数は事業所で違いますが、だいたい1回で終わるので、必ずメモを取る、分からないところは聞く、訪問前に手順書の確認を行うことの3つは特に重要です。

 

サービス提供

ヘルパーは決められた時間には利用者宅を訪問するようにします。一般的には30分、60分、90分のサービス提供となります。サービス提供が終わったら、「報告書」の作成を行います。事業所によっては、「報告書」に利用者の捺印を頂くところもあります。

 

報告書の作成

利用者宅を訪問し、サービス提供を行った後は、報告書の記入を行います。サービス提供終了5分前には報告書の記入が行えるようにサービス提供を行いましょう。

 

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残業の原因と対策方法を解説!!

 

職責における業務内容の中で、事業所の営業時間内に終わらせることが出来ず、残業が発生してしまうことになります。

作業にはどのようなものがあるでしょうか。原因と対策を見ていきましょう!

 

管理者の残業の原因と対策方法

 

シフト調整

利用者の都合、ヘルパーの休みなどがあると、その調整が必要になるため、様々な業務をする前にシフト調整行う必要があります。理由は、「抜けるから」です。

「後で調整しよう。」と考えていると、他の業務に忙殺されてしまい、訪問抜けの原因になります。

 

対策サ責とともにシフト確認を行い、訪問抜けをしない様にします。

 

 

電話対応

多くの訪問介護事業所は会社の電話として、携帯電話を使用していると思います。事業所の営業時間と、実際のサービス提供時間が違うため、営業時間外に携帯電話が鳴ることがあります。

対策情報共有は必ず行い、携帯電話を管理者・サ責で交互に持ちます。

 

 

実績入力

月初に実績入力をし、1~3日以内にケアマネージャーへ実績報告を行います。

理由は、単位数の間違えや実績超過、返戻、過誤などがないかの確認をケアマネージャーが行い、必要があれば、その月の10日までには連絡を頂かないと、国保連へ請求することが出来ないからです。

対策実績確認を管理者・サ責で行い、実績配布を手分けして行います。

 

 

会議開催

利用者宅への訪問の大部分は日中です。そのため、1回/月の会議は夜になることが多くなっています。

対策日中に行う場合は、会議録を1両日中には作成し、掲示しておきます。

 

 

雑用

雑用は多岐に渡ります。しかし、雑用をしないと、事業所の運営やヘルパー、利用者が困ることが起きたりするので、業務時間内に雑用を行う時間を作ることが重要です。

サ責、ヘルパーが行える雑用であれば、対応してもらいます。

 

 

サービス提供責任者の残業の原因と対策方法

 

報告書の確認

月初の実績入力は、訪問介護報告書を基にして行っています。なので、訪問介護報告書が未提出であれば、実績入力が出来ないため、未提出がないように確認を行う必要があります。

対策毎日コツコツと時間を作って確認をします。

 

訪問介護計画書の作成

訪問介護計画書は、実際にサービス提供を行う前に説明しなければなりません。なので、サービス提供をする前に作成を行い、署名、捺印を頂く必要があります。

対策サービス提供開始日を1日ずらしてもらうように交渉します。

 

サービス提供

訪問していると、利用者宅で、予期せぬことが発生することが時折あります。そういったときは、そのことに対処しなければいけないので、サービス提供時間を超えてしまうことがあります。

対策訪問時に必ず体調確認をし、ヘルパーの記録の確認を行います

 

ヘルパーの残業の原因と対策方法

 

サービス提供

サ責と同様で、予期せぬことが発生した時は、その対処に追われるため、サービス提供時時間を超えてしまうことがあります。

対策訪問時に必ず体調確認をし、ヘルパーの記録の確認を行う。 

 

訪問介護記録の記入

登録ヘルパーについては、利用者宅での時間が勤務時間となります。利用者宅で記入できない分に関しては、「残業」になります。

対策サービス提供時間が足りないときは、サービス内容の見直しをサ責に依頼する。

 

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まとめ

訪問介護の残業をなくすためには、管理者はどんなに書類が残っていても、『定時に退社する』ことから始めましょう。管理者が定時に退社すれば、サ責も退社することが出来ます。定時に退社するという目標があれば、「時間内にここまで行う」ということが出来るようになるはずです。

定時に退社するために、管理者、サ責、ヘルパーはお互いに協力し合って、業務を行うようにしましょう。

ただし、業務を手伝う時や業務を依頼されたときは、どこまでその業務を行っているのかを報告するようにし、責任をもって業務をしましょう。

どこまで行っていたのかを報告しないままでいると、確認作業を行う必要があるため、2度手間になってしまいますので注意しましょう。

 

最後の最後に、残業は一人の力ではなかなか無くならない場合も多々あります。どう頑張っても残業が無くならない場合は転職も一つの選択肢です。

 

ヘルパー / サービス提供責任者
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