サービス担当者会議とは?「開催の流れ」と「サ責が準備しておきたい5つのこと」。

サービス担当者会議 開催の流れ

 

サービス担当者会議ってなにを話して良いか分からないし苦手・・・

そもそもサービス担当者会議ってなにするの?

 

分かります・・・

私も新人のころはサービス担当者会議が苦手でした。

何するかイマイチ分からない人も多いですよね。

 

そこで今回は現役サービス提供責任者である私が

  • サービス担当者会議の内容
  • 開催の流れ
  • サービス提供責任者が準備しておきたいこと

 

を解説してきます。

予備知識をしっかり持っておくことでサービス担当者会議は怖くない!

ではいきましょう!

 

 

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本記事の信頼性
  • 介護業界11年目のちょいベテランで現役の管理者兼サービス提供責任者が執筆しています。
  • 保有資格:ヘルパー2級、基礎研修、社会福祉士、同行援護、全身性ガイドヘルパー、ほか
  • 制度などの解説記事は「厚生労働省の一次情報」をもとにしています。

 

そもそもサービス担当者会議ってなに?

サービス担当者会議の概要

サービス担当者介護を簡単に言うと
利用者にかかわる家族や介護・医療サービスの担当者が集まり、ケアプランをもとに、より良いサービス提供に向けて意見交換をおこなう場のこと。

 

開催場所は利用者の自宅でだいたいは行われます。
ケアマネージャーが司会進行をつとめます。

 

基本的にサービス担当者会議で各サービスの具体的な内容が決定します。
また、普段は利用者にかかわる他職種と顔を合わすことが無いため、担当者会議を通じてチームケアとしてのかかわりを深める意味合いもあります。

 

サービス担当者会議に欠席する場合は、「サービス担当者会議の照会」という書類がケアマネから送付されてきますので、記入して期日までの返送します。

 

「電話でケアマネに伝えてるから良いか」と、サービス担当者会議の照会依頼をなかなか返送しないサービス提供責任者もいます。必ず返送するようにしておきましょう。

 

ちなみに、サービス担当者会議の要点などの会議のまとめ書類は必ず利用者ファイルに保管しておいてくださいね。実地指導の際に必要になる場合があります。

 

サービス担当者会議の開催時期は?

サービス担当者会議は一度きりの開催ではなく、定期的開催することが義務付けられています。

下記のとおりです。

 

  1. ケアプランの新規作成・変更時
  2. 要介護度に変わった場合
  3. 利用者の状態が変化した場合

 

③の「利用者の状態が変化した場合」は

現在提供しているサービス計画と利用者の状態がマッチしていない場合にサービス担当者会議を開催し

利用者の状態に合ったサービスに変更するために行います。

 

例えば、

✓調理をヘルパーが行っていたが利用者が自身で行えるようになっている

✓買い物は利用者が行っていたが、最近は買い物に行けなくなっている

✓利用者の歩行状態が悪くなっていて一人でトイレに行けなくなってきている

 

などなど

 

このような利用者の状態変化をサービス提供責任者が確認した場合に

ケアマネへ報告し、サービス担当者会議を開催してもらって新たな計画を作成する流れになります。

 

 

サービス担当者会議の当日の流れ

サービス担当者会議の当日は下記のような流れで開催されます。

 

  • STEP1
    「開始の挨拶」

     

    基本的にサービス担当者会議はケアマネを中心に回っていきます。

    まずケアマネから、今回のサービス担当者会議の目的が説明されます。

    各サービス担当者の自己紹介や名刺交換をここで行います。

     

  • STEP2
    「ケアプランの説明」

     

    ケアマネから利用者の状態や課題、意向、利用者家族の意向などの説明を行います。

    そしてケアプラン第1表、2表、3表の説明と確認をします。

     

  • STEP3
    「意見交換」

     

    ケアマネが各サービス担当者に話を振り、それぞれが答えていく形で進みます。

     

    初回の担当者会議では、各サービス担当者がサービスの方針や内容をについての意見を話します。

    2回目以降の担当者会議では、提供しているサービス内容、サービス時の利用者の様子や状況、課題、提案などを話します。

     

  • STEP4
    「全体のまとめ総括」

     

    意見交換であがった各議題についてまとめます。

    「新たな議題」や「すぐに答えが出せない議題」があがった場合は、後日ケアマネへ報告します。

     

  • STEP5
    「閉会の挨拶」

     

    ケアマネより次回開催日が決まっているのであればアナウンスあり終了となります。

    開始から閉会までは1時間くらいとなります。

     

 

 

サービス担当者会議でサ責が準備しておきたい5つのこと

サ責が準備しておきたい5つのこと

 

サービス担当者会議に臨むまえに、サ責として準備しておきたいことは下記の5つです。

 

  1. 「サービス状況」をヘルパーに確認しておく
  2. 話す内容を「整理」しておく
  3. サ責以外が出席する場合は「引継ぎ」をしっかり
  4. 「ヘルパー空き状況」を確認しておく
  5. 「できること」「できないこと」の把握をしておく

 

それぞれ見ていきましょう。

 

①「サービス状況」をヘルパーに確認しておく

サービス担当者会議ではサービス内容や利用者の状況を具体的に話さなければなりません。

実際にサービスを提供しているヘルパーに事前に話を聞いておきましょう。

 

またサービス実施記録の特記事項を確認しておき、

気になる記載があればヘルパーに聞くようにするとスムーズに状況を把握できます。

 

普段からサービス実施記録は確認しておくと良いです。忙しいですが・・・

 

 

②話す内容を「整理」しておく

サービス担当者会議は限られた時間の中で、各サービス担当者がそれぞれ発言をしますので、だらだらと話すわけにはいきません。

特に出席者が多い場合は、短い時間で簡潔にはなしができるように整理しておきましょう。

 

必要のない所はすべて省いて発言しましょう。

「短く・わかりやすく」です!

 

③サ責以外が出席する場合は「引継ぎ」をしっかり

サービス提供責任者が出席することが望ましいのですが、出席が難しく代理を立てる場合もあると思います。

例えば管理者が代わりに出席することは良くあるパターンです。

 

さすがに利用者状況を知らないまま出席するわけにはいきませんので、情報をしっかり引継ぎサービス担当者会議に臨みましょう!

代理を立てる場合は、担当者会議で話すべき内容をまえもってケアマネに伝えておくとスムーズです。

 

④「ヘルパー空き状況」を確認しておく

通常は、訪問介護のサービス時間・曜日をケアマネと事前にすり合わせてからサービス担当者会議に臨みます。

しかし、いざサービス担当者会議がはじまると

利用者や家族の希望している時間・曜日が当初と違うといったことがあります。

 

ヘルパーの空き状況を把握しておくことで、そういった予期せぬ事態にもスムーズに対応することができます。

 

ケアマネからの評価もアップ!

 

 

⑤「できること」「できないこと」の把握をしておく

介護保険サービスにおいて「できること」「できないこと」をもう一度確認してからサービス担当者会議に臨みましょう。

サービス担当者会議では「〇〇さんがこう言われていますが、サービス可能ですか?」とケアマネから聞かれることがあります。

しかも、その場で答えないと話が進まないことも・・・。

ある程度知っている場合でも、事前に再確認をしておくことが大切です。

 

下記でまとめて把握できますのでどうぞ!

>>「医療行為」の範囲

>>「外出介助」の範囲

>>生活援助の範囲をQ&A解説

 

まとめ

今回はサービス担当者会議について解説しました。

本文には入れませんでしたが、サービス担当者会議は専門職が集まるので、どうしても専門職同士の話しになってしまいがちです。

ですが、あくまでも主役は利用者であることを忘れないように会議に臨むようにしてくださいね。

当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに『業務マニュアル』を無料で公開しています。

かなり参考になると思いますので下記をぜひチェックしておきましょう。

 

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