【サ責必見】「サービス担当者会議」攻略ガイド

サービス担当者会議 攻略ガイド

 

  • サービス担当者会議で何を話せばいいか分からない…
  • そもそもサービス担当者会議ってなに?
  • サービス担当者会議の前に準備しておくべきことってある?

今回は、こんな悩みや疑問を抱えたサ責に向けて「サービス担当者会議の攻略ガイド」を作成しました。

 

本記事で分かること
  • 担当者会議とは何か?
  • 担当者会議でサ責に求められる役割
  • 担当者会議の事前準備
  • 担当者会議の当日の流れ
  • 担当者会議の「後」にすべきこと

 

本記事を読むことで、訪問介護の目線からサービス担当者会議の「基礎から応用まで」すべてを網羅的に学べます。サ責が失敗しないためのエッセンスをふんだんに盛り込んでいますのでぜひ参考にしてください。

 

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本記事の信頼性
  • 介護業界11年目、現役の管理者兼サービス提供責任者が執筆しています。
  • 保有資格:ヘルパー2級、基礎研修、社会福祉士、同行援護、全身性ガイドヘルパー、ほか
  • 制度などの解説は「厚生労働省の一次情報」をもとにしています。

サービス担当者会議とは

サービス担当者会議とは

 

サービス担当者会議とは利用者やその家族・各サービス担当者・主治医などが一堂に集まり、ケアマネが作成したケアプラン原案を確認する会議を指します。

ケアプラン原案に位置付けられた援助目標、内容、意向に対して、多職種が専門的な見地から意見を出し合い、どのように利用者と関わっていくのか共通認識や情報共有を図ります。

多職種間で情報を共有することや認識のズレをなくすことは、チームケアを行う上で欠かせません。その連携の基礎となるのがサービス担当者会議です。

 

ケアプラン原案とは?

ケアプラン原案は、いわば“たたき台”のようなもので未完成のプランを指します。ケアマネが作成したケアプラン原案はサービス担当者会議を経て、本プランへと決定されます。

 

サービス担当者会議の開催場所と参加者

 

担当者会議は主に利用者宅で開催され、ケアマネが出席者それぞれへ連絡し、日時の調整を行います。

出席者はケアプラン原案に位置付けられた介護・医療サービスの担当者です。

 

想定される出席者
  • ケアマネ
  • 利用者やその家族
  • 主治医
  • 訪問介護(サービス提供責任者など)
  • デイサービス(生活相談員など)
  • 訪問看護
  • 訪問リハビリ
  • 福祉用具専門相談員

など

 

サービス担当者会議の開催タイミング

 

担当者会議は、下記5つのタイミングで開催されます。

 

  1. ケアプランを新規に作成したとき
  2. ケアプランを変更するとき
  3. 利用者が要介護度更新認定を受けたとき
  4. 利用者が要介護度状態区分変更の認定を受けたとき
  5. 利用者に大きな状態変化があったとき

 

またサ責からケアマネに対して、担当者会議の開催を依頼する場合もあります。

例えば定期的なモニタリングの結果から利用者の状態変化が見られた時や、その状態変化に伴い、サービスのミスマッチが発生している可能性がある時には、サ責からケアマネに開催依頼をしましょう。

 

サービスのミスマッチとは?

 

サービスのミスマッチとは現在の利用者の状態にサービス内容が適していない状態を指します。

  • 「今までは利用者が掃除をしていたが、身体機能の低下によりトイレ掃除が困難になっている。」
  • 「今までは飲み忘れなく服薬できていたが、近ごろ残薬が増えている。」
  • 「掃除をヘルパーと一緒に行っていたが、一人でも安全に掃除ができるようになっている。」

このような状態はサービスのミスマッチが発生している可能性があるためケアマネに相談してみましょう。

 

サービス担当者会議における訪問介護の役割

 

担当者会議において訪問介護に求められる役割は決して小さなものではありません。

訪問介護も利用者を支えるチームの立派な一員です。専門的な立場から意見を述べることや利用者のアセスメント情報を的確に伝えることを求められます

 

他の職種に比べて深く長く利用者と関わる訪問介護には、身近にいるからこそ分かることがあるはずです。

例えば

  • 自宅での利用者の生活状況や心身の変化
  • 今、本人が何に困っているのか
  • 本人が自覚できていない潜在的な課題
  • 訪問介護の介入による状態変化(できること、できないことの維持・改善・悪化など)

など訪問介護“ならでは”の情報を、そのリスクや本人の可能性をふまえた上でしっかり伝達しましょう。

 

また訪問介護は下記省令のとおり、担当者会議で多職種からの意見や情報提供により利用者の状態を把握することを求められています。

 

【指定基準第13条:心身の状況等の把握】

指定訪問介護事業者は、指定訪問介護の提供に当たっては、利用者に係る居宅介護支援事業者が開催するサービス担当者会議等を通じて、利用者の心身の状況、その置かれている環境、他の保健医療サービス又は福祉サービスの利用状況等の把握に努めなければならない。

厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」より引用

 

他職種の視点を通した利用者の情報は、訪問介護だけでは見えなかった利用者の一面を知るきっかけとなります。

サ責はこれらの役割を果たすためにも積極的に担当者会議へ出席しておきましょう。

 

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サービス担当者会議の前にサ責が準備しておくべきこと

サービス担当者会議 事前準備

 

担当者会議で失敗しないためには事前準備がとても大切です。

多くの専門職が集まる担当者会議に「委縮してしまい、うまく話せない」、こんなサ責は少なくありません。

これから解説する事前準備を万全に行った上で担当者会議に臨みましょう。

 

ヘルパーから情報を収集しておく

 

担当者会議に臨むにあたり、まずは日頃からサービスを提供しているヘルパーから情報収集してください。

利用者のことを一番よく分かっているのは現場のヘルパーです。電話などの手段で、先述した内容に関する情報を聞いておきましょう。

その際、重要になるのは“どのような情報が欲しいのか”サ責から具体的な指示をヘルパーに出すことです。

例えば「食事量と水分量はどのぐらいですか?」、「○○を確認して報告をもらえますか?」、「掃除を一緒にするときとしないときの違いは何かありますか?」などのようにヘルパーから具体的な情報を引き出せるような指示出しを意識しておくと良いでしょう。

 

話す内容に優先順位をつけて整理しておく

 

ヘルパーからの情報収集を終えたら、その情報に優先順位をつけて整理してください。

担当者会議は限られた時間の中で利用者やその家族、各サービス担当者がそれぞれ発言をしますので、サ責に長々と話す時間はありません。したがって、どの情報を優先して発言するのか、あらかじめ整理しておく必要があるのです。

特に出席者が多い場合には、簡潔に発言をまとめることで進行の妨げにならずに済むでしょう

また、話し合いたい議題をあらかじめケアマネに伝えておくことも有効です。

 

 

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サービス担当者会議「当日の流れ」

 

担当者会議の当日は大まかに下記の流れで進行されます。

(※あくまでも例です。ケアマネやその時の状況によって異なる場合があるため注意してください。)

 

サービス担当者会議 当日の流れ

 

  • STEP1
    「開始の挨拶」

    ケアマネから今回の担当者会議の目的や議題が説明されます。

  • STEP2
    「自己紹介」

    出席者が自己紹介や名刺交換を行います。

  • STEP3
    「ケアプラン原案の説明」

    ケアマネからケアプラン原案の説明がされます。

    具体的には下記項目のとおりです。

    • 利用者の心身の状態
    • 現状の課題
    • 阻害となっている要因
    • 利用者・家族の意向
    • 援助目標
    • 各サービス事業所のサービス曜日、時間、内容

  • STEP4
    意見交換

    メインテーマとなる議題について意見交換を行います。

    たいていはケアマネが各サービス担当者に対して話を振り、それぞれに意見を求める形式です。

    議題の内容によってサ責から伝達する情報は異なりますが、先述した訪問介護の役割に応じたセリフ例を4つ紹介しておきます。

     

    【セリフ例①】

    • 「現在週2回、掃除と調理サービスを提供しています。サービス中は本人様ができることは積極的に自ら行ってくれています。その他は古くからの友人と買い物に行ったりと本人様のペースで楽しく過ごされてるご様子です。大きな体調変化もありませんので現状のサービスを継続できたらと考えています。」

     

    【セリフ例②】

    • 「現在週2回、買い物代行サービスを提供しています。サービスは滞りなく提供できていますが、近ごろ居室内が荒れてきている様子です。本人様にお聞きしたところ体が思うように動かず、掃除や洗い物ができなくなってきているとの事でした。特に掃除機掛けやトイレ掃除が難しいようなので今後ヘルパーで代行できればと考えています。」

     

    【セリフ例③

    • 「現在週3回、掃除・買い物代行サービスを提供しています。サービスは滞りなく提供できていますが、近ごろ薬の残数が多く、飲み忘れが増えている様子です。また寝る前の眠剤も飲めていないことから昼夜逆転傾向にあるようで、サービス中にウトウトされていることが多くなっています。そのため、薬カレンダーの使用や、主治医への相談、ヘルパーによる服薬確認などの検討が必要ではないでしょうか?」

     

    【セリフ例④】

    • 「現在毎日2回、排泄介助サービスを提供しています。排泄介助時はベッドからトイレまで歩行介助をしていますが、下肢筋力の低下からか近ごろ“ふらつき”がかなり強くなっています。そのためヘルパーがいない時間帯の単独歩行は転倒リスクが高いと考えられます。」

  • STEP5
    「全体のまとめ総括」

    ひととおり意見交換が終わるとケアマネが議題の総括を行います。

    会議の中で、「新たな課題」や「すぐに答えが出せない課題」が上がった場合は、事業所に持ち帰り検討しましょう。検討・確認後にあらためてケアマネへ報告します。

  • STEP6
    「閉会の挨拶」

    さいごに閉会の挨拶があり担当者会議は終了です。

    開始から閉会まで30分~1時間程度が目安となります。

 

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サービス担当者会議「後」は決定事項をサービスに反映する

サービス担当者会議の後にすべきこと

 

担当者会議ではケアプラン原案が本プランへと確定されるとともに、さまざまな事柄が決まります。

例えば、「サービス内容・手順・時間・曜日・回数の変更」や「家族との約束事」、「他サービス事業所との連携携方法」など色々です。

そして担当者会議で決まった事柄は必ず守らなければなりません。今後のサービスに反映されてこそ担当者会議は意味のあるものになるのです。

そこで担当者会議の後にサ責がすべきことは下記の5つです。

 

  1. 訪問介護計画書の更新
  2. サービス指示書(手順書)の更新
  3. スケジュール調整
  4. 担当ヘルパーへの変更点の伝達
  5. サービス内容・手順の変更に伴う担当ヘルパーとの同行訪問

 

もちろん担当者会議の開催理由によって決定事項が異なりますので、この5つを毎度実行する必要はありません。適宜、状況に合わせて対応しましょう。

 

サービス担当者会議の記録を保管しておく

 

また担当者会議に出席した証明として会議録をとり保管してください。

記録は、ケアマネから担当者会議の後に送られてくる「サービス担当者会議の要点」(ケアプラン第4表)でOKです。

サービス担当者会議の要点 サンプル

 

ただしケアマネには「サービス担当者会議の要点」をサービス事業所に渡す義務はありません。したがって、交付されないこともあります。その場合はケアマネに依頼し送付してもらう、もしくは「支援経過記録」や「自作の担当者会議録」に記録しておきましょう。

 

※ちなみに当サイトではサービス担当者会議録テンプレートを無料提供しています。

欲しい方は下記からどうぞ。

 

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初回のサービス担当者会議は「顔合わせ」を兼ねている場合がほとんど

サービス担当者会議 初回 事前訪問

 

初回の担当者会議、つまり訪問介護サービス導入時の担当者会議は、サービス開始前の事前訪問を兼ねている場合がほとんどです。そのため初回においては、当日の段取りや担当者会議の議題、会議後にすべきことなど、これまで説明してきたものと大きく異なります。

当日の大まかな流れと概要は下記のとおりです。

 

  • STEP1
    住環境、入室手順の確認

    まず利用者宅の住環境や入室時の手順・マナーを確認します。

    • オートロックの建物かどうか
    • 一軒家なのか
    • エレベーターがあるかないか
    • 駐車場や駐輪場の場所
    • インターホンを鳴らした時に事業所名を告げても良いのか
    • ドアは本人に開けてもらえるのか
    • 入室経路のチェック

    など

  • STEP2
    アセスメント

    ケアマネから事前に収集しているアセスメント情報だけでは足りない内容や、訪問介護の視点から必要だと考えられる内容を、利用者へヒアリングします。

    利用者はすでにケアマネから色々と質問をされています。サ責からも同じ質問をしてしまうと利用者の負担になりますので注意してください。

    参考訪問介護のアセスメントの実践手順を5stepで完全解説

  • STEP3
    室内環境の確認

    利用者宅の玄関、トイレ、浴室、リビング、寝室、台所など室内環境の見取り図をとります。

    なお室内環境の確認時には今後想定されるリスクを考えながらチェックしてください。

    下記ポイントを意識して確認すると良いでしょう。

    • 手すりの有無
    • 段差の有無
    • 活動範囲の導線は確保されているか
    • 福祉用具の使用状況(ポーダブルトイレ、介護用ベッド、バスボード、シャワーチェアーなど)
    • 室内全体の衛生状況

  • STEP4
    担当者会議

    初回の担当者会議は「訪問介護サービスの導入にあたって支援内容の確認」が目的・議題となります。

    ここで行うのはケアプラン原案に記載されているサービス内容を現場レベルで“すり合わせる”ことです。

    例えばサービス内容が掃除と調理、買い物だとすると…

    • 掃除の個所
    • 買い物代行で利用するスーパーはどこか
    • 食べ物の好き嫌い
    • 掃除・調理・品物へのこだわり
    • 調理の品数や量
    • 食事形態
    • 食事・水分制限はあるか
    • 食前・食後に服薬する薬はあるか
    • 食事は配膳までで良いのか、食べ終えるまでヘルパーに居てほしいのか
    • 本人が行うこと、ヘルパーが行うこと、一緒におこなうことの取り決め
    • 不穏な状態だった場合、サービスをどう進めるのか(不穏が強い利用者の場合)
    • サービス曜日ごとの調理・掃除・買い物のバランス
    • 他の介護・医療サービス事業所との連携方法
    • 利用者家族との約束事の取り決め

    などを確認し、これから提供するサービス内容を具体的に決定していきましょう。

    その後、担当者会議をへて確定されたケアプランにもとづいた訪問介護計画書・サービス指示書(手順書)を新規作成しサービス提供を開始します。

  • STEP5
    契約

    担当者会議を終えたら利用者と契約を締結します。

    なお契約については担当者会議後に限らず、初回サービス時など後日あらためて行っても問題ありません。

    重要事項説明書、契約書、個人情報使用の同意書を準備し、利用者やその家族へ説明、同意をえて契約締結となります。

    参考【トーク例つき】訪問介護の『契約の流れ』をひな形にそって解説

 

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サービス担当者会議に出席できない場合は「照会依頼」用紙を返送する

 

サ責が担当者会議に出席できない場合は、管理者など代役を立てることが原則です。

しかし、時にはスケジュール調整が難しく出席できないこともあるでしょう。

その際はケアマネから送られてくる「サービス担当者に対する照会(依頼)内容」という書類にコメントを記入して返送します。

 

サービス担当者会議 照会 サンプル

 

この書類は、ケアマネから送られてきた当日中、遅くとも2日以内には返送してください。

「いつまでたっても照会が返ってこない」と不満に感じているケアマネは多いです。照会書類の返送が遅くなればなるほどケアマネの仕事は止まってしまうので注意しておきましょう。

参考「照会」の書き方・回答例37パターン

 

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さいごに

今回はサービス担当者会議について網羅的に解説してきました。

本文には入れませんでしたが、サービス担当者会議は専門職が集まるので、どうしても専門職同士だけで話しがちです。しかし、あくまでも主役は利用者だということを忘れないでくださいね。

では本記事を参考にしてもらえたらと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。

※当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに『業務マニュアル』を無料で公開していますので良かったらこちらも参考にしてみてくださいね。

 

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