ユピさん、こんにちは。
全体研修を実施する場所は、一般的に事業所で行いますが、公的または民間の貸し会議室などを借りて行っても大丈夫ですよ。つまりどこで実施してもOKです。
またユピさんがおっしゃる通り、都合の付かないヘルパーは多いので、全体研修は1回ではなく複数回に分けて実施します。(複数回同じ内容の研修をするということ)
それでも出席が難しいヘルパーには、個別研修をするか研修資料を渡してレポートを提出させるなどで対応します。
研修資料については、youtubeなどの動画を用いるのは基本的におすすめできません。なぜなら自治体からの実地指導で研修を実施している証拠書類として研修資料も確認されるためです。動画だと資料として残せませんので、研修の一部として盛り込むのは良いですが、研修全体を動画で完結するのはいかがなものかと思われます。