利用者へのキャンセル料の請求方法について教えてください

[mmron参加者]

こちらのサイトではお世話になっております。

今回初めて請求業務をするのですが、
今月ケアにキャンセルが出て、キャンセル料をご利用者様に請求することになりました。
国保連に聞いてみたところ、
キャンセル料は直接ご利用者様に請求してくださいとのことでした。

１、キャンセル料はケア料金と同じ、1割の請求でよろしいのでしょうか？

２、キャンセル料はキャンセル料だけの請求書を別に発行してくださいと国保連に教えてもらいましたが、
現金で直接いただいたほうがよろしいのでしょうか？

よろしくお願いいたします。

[ビッシュ参加者]

mmronさん、お久しぶりです。

まずキャンセル料の前提条件を話しておきますね。

キャンセル料金の設定は、明確なルールが決まっているわけではないので、事業所独自に設定されるものです。

その上で契約書や重要事項説明書にあらかじめ記載しておき、契約の際に利用者に説明します。

ほとんどの訪問介護事業所では

①前日の連絡ならキャンセル料金は発生しない

②当日の連絡なら予定していたサービスの50％が発生

③当日訪問して不在だった場合は100％が発生

※体調不良など、致し方ない事情によるキャンセルは料金は発生しない

といった形で定めています。

また具体的な料金については予定していたサービスの1割分をキャンセル料として請求している事業所が多い感じですかね。（5割や10割としてる所もあります）

例えば身体介護２（396単位）を予定していて

②の場合だと200円程度（正確には1割分）

③の場合だと400円程度（正確には1割分）

をキャンセル料として利用者から徴収します。

長くなりましたがmmronさんの質問に回答すると

>>１、キャンセル料はケア料金と同じ、1割の請求でよろしいのでしょうか？

上記のとおり、mmronさんの事業所でキャンセル料をどのように定めているかによります。

契約書や重要事項説明書にはどのように記載されていますか？

>>２、キャンセル料はキャンセル料だけの請求書を別に発行してくださいと国保連に教えてもらいましたが、現金で直接いただいたほうがよろしいのでしょうか？

キャンセル料の徴収は、振り込みなどでも可能ですが、手数料もかかりますし、そもそも微々たる金額ですので現金回収が現実的だと思います。

以上ですm(__)m

[mmron参加者]

ご無沙汰しております。
今回も早々にご返答いただき本当にありがとうございます。
大変ありがたいです。

当事業所の重要事項説明書には、当日キャンセルの場合「通常の料金」となっています。
「通常の料金」というのは以前ビッシュ様が教えてくださいました、
ご利用者様に請求する1割と同じ解釈でよろしいでしょうか？

そうですよね。
振込手数料もかかりますし、現金回収のほうがよいですね。
ご利用者様への利用料とキャンセル料の請求の時期はいつぐらいなのでしょうか？

最近現場が多くなりましたが、月初の請求業務でドキドキしております。
そのような感じですのでまたとても初歩的なご質問させていただくと思います。
お忙しい中申し訳ありませんが、お力いただけるとありがたいです、
よろしくお願いいたします。

[ビッシュ参加者]

いえいえ(^-^)/

〉〉「通常の料金」というのは以前ビッシュ様が教えてくださいました、
ご利用者様に請求する1割と同じ解釈でよろしいでしょうか？

そうですね。通常の料金てことなら1割で良いと思います。

〉〉ご利用者様への利用料とキャンセル料の請求の時期はいつぐらいなのでしょうか？

国保連への請求が毎月1日～10日までなので11日以降に利用者へ請求します。
例えば1月のサービスは2月1日～10日までに国保連へ請求、2月11日以降に利用者へ請求って感じです。

ちなみに私の訪問介護事業所では11日以降に利用者に請求書を渡して月末までに全利用者から利用料を回収し領収書を渡す流れにしています。

請求業務はドキドキですよね(ToT)私も最初のころは不安だらけでした。。

[mmron参加者]

ビッシュ様、毎回とても分かりやすいご説明ありがとうございます。
本当に助けていただけて感謝です。

キャンセル料の請求書は何か決まった形式がありますでしょうか？
たぶん業者さんだとキャンセル料までは面倒を見てくれない？と思うので、
請求書発行、領収書発行は自分でやらないといけないと、と思っています。
何かよいテンプレートがないか、ネットで探しているのですが、
形式事態がよくわかっていないので、探せません。
どのように用意したらよろしいでしょうか？

毎回申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

[ビッシュ参加者]

こんにちは(^ー^)

〉〉キャンセル料の請求書は何か決まった形式がありますでしょうか？

決まった形式はないので適当にネットに転がっているテンプレートを改変すればOKです。

項目:キャンセル料
日時:○月○日
回数:○回
料金:○○円(回数ごとに一回分の料金を書く)
合計金額:○○円

的な感じで、何に対しての請求なのかを明確にしておけば良いかと思いますm(__)m

あとちなみに一般的な介護ソフトであればソフト内に請求書、領収書のテンプレが備わってますので、業者さんに言えば貰えるかもしれません(^_^;)

[mmron参加者]

ビッシュ様、今回も分かりやすく、
お助けくださいまして、ありがとうございました。
現場に出てバタバタしておりましたが、
いよいよ明日から初めての請求業務です。

また分からないことが沢山出てくると思いますので、
またお助けいただければ、大変ありがたいです。
今回もお忙しい中、本当にありがとうございます。

[ビッシュ参加者]

こんにちは(^-^)
全然大丈夫です。請求業務頑張ってくださいね！
いつでもどうぞ～。