訪問介護は、利用者と契約を結ぶことでサービス提供を開始します。
この契約業務はおもにサ責や管理者が行う仕事のひとつ。ですが、契約の仕方を教えてもらう機会は少なく、苦手意識を持っている方は多いのではないでしょうか？
- 契約書の進め方がわからず緊張してしまう…
- 契約書と重要事項説明書をどのように説明すればいいか分からない…
- そもそも契約ってどの書類を準備すればいいの？
今回は、こんな悩みや不安を解決すべく訪問介護の契約の流れや説明の仕方、注意点などをひな形にそって分かりやすく解説します。本記事を読めば契約業務に不安を抱えている方も、スムーズに契約を進められるようになるはずです。
訪問介護の契約業務とは
訪問介護事業者は、基準省令第8条「内容及び手続の説明及び同意」に定めれらているとおり、サービス提供を開始する前に、利用者・家族に対してサービス内容および手続きについて説明し、同意を得なければなりません。これが訪問介護における契約業務です。
契約のタイミングは、基本的に事前訪問時に行います。ただし、ケースによっては初回サービス時に行う場合や、サービス提供を優先し後から契約を行う場合もあります。（サービス同時契約）
いずれにせよ契約とは利用者と事業所の意思表示の合致により成立するものです。 後になって「そんなこと聞いてない」と利用者から言われないように、丁寧な説明を心がけておきましょう。
訪問介護の契約で準備すべき3点セット
利用者と訪問介護サービスの契約を行うにあたり『契約書』『重要事項説明書』『個人情報使用の同意書』の３つの書類が必要です。それぞれ2部づつ用意しておき、契約締結後に1部を事業所で保管、もう1部を利用者に渡します。
① 契約書
基準省令（運営基準）や介護保険法、施行規則など介護保険関係法令上において、利用契約書の締結を定める規定はありません。ですが、社会福祉法第77条「利用契約の成立時の書面の交付」やサービス提供開始後のトラブル、利用者保護の観点から作成が必要です。
契約書は、利用者とトラブルになった際のリスクヘッジ（紛争予防）としても重要な意味を持っています。法的拘束力を持つもので、利用者と事業者との取り決めや基本事項について合意形成を図る書類です。
② 重要事項説明書
重要事項説明書は、利用申込者がサービスを選択するために必要な重要事項を記載する書類です。
具体的には、運営規程の概要、訪問介護員等の勤務体制、事故発生時の対応、苦情相談窓口・苦情処理の体制・手順、提供するサービスの第三者評価の実施状況(実施の有無、実施した直近の年月日、実施した評価機関の名称、評価結果の開示状況)などの事項を記載します。
重要事項説明書は、運営規程に記載の内容に沿って作成しなければなりません。運営規程とは、簡単に言うと事業所の法律のようなものです。指定申請時に指定権者（都道府県等）から確認を受けています。
③ 個人情報使用の同意書
個人情報使用同意書は、基準省令第33条第3項に規定されており、サービス担当者会議などでケアマネジャーや他サービス担当者と利用者等の個人情報を共有することについて同意を得るための書類です。
また、サービス担当者会議や日々の連携においては、利用者の個人情報だけではなく、その家族の個人情報を含む情報を共有する場合があります。こうしたケースでは、訪問介護事業所で当該家族の個人情報を所持・使用することとなるため、利用者本人に加えて、その家族についてもあらかじめ文書で同意を得ておく必要があります。
⇒個人情報使用同意書の記載項目のキホンを基準・通知から読み解く
その他で準備しておきたいもの
その他には以下のものを準備し契約に臨みます。
- 朱肉
- 捺印マット
- 名刺
- 口座振替依頼書（利用料）
- 利用者宅においておく事業所ファイル（提供記録のひかえを入れておくもの）
など
契約書・重要事項説明書に必要事項を記入しておく
事業所で使用するフォーマットにもよりますが、契約書・重要事項説明書の「空欄」に必要事項を記入しておきます。
| 事業所の概要、職員体制 | 運営規程に記載の事業所名、住所、電話番号、通常の実施地域、営業日・時間などの基本情報や職種ごとの人員数を記入 |
| 利用料金 | サービス利用料金、負担割合に応じた利用者負担額の見積もりを記入 |
| 利用料金 | 管理者、サービス提供責任者の氏名を記入 |
| 苦情相談窓口 |
それぞれを記入 |
| 虐待防止に関する責任者・担当者 | 事業所で定めている虐待防止責任者・担当者の役職と氏名を記入 |
| 賠償保険 | 加入している損害賠償保険会社や補償の概要を記入 |
契約書と重要事項説明書は複数枚にわたる書類となりますので、必要事項の記入後に製本します。製本は、ホッチキスで止めるだけでなく製本テープなどを使用しましょう。
訪問介護の契約4つの注意点
次に訪問介護の契約を進めるにあたって注意点を4つ紹介します。
- 契約は「1人」で行わない
- 能力がない場合は「代理人」を立てる
- 契約書類の説明は「要点」を押さえて伝える
- 契約書類の押印について
①：契約は「1人」で行わない
契約は、利用者宅で行うため1人で行わないことが重要です。
利用者と1対1で契約を行った場合、後になって「言った」「言わない」となる可能性があります。基本的にはケアマネが同席しているかと思いますが、そうではないなら事業所の職員2人で行う、あるいは家族に同席してもらいましょう。
②：判断能力がない場合は「代理人」を立てる
原則、契約は利用者本人が行うものです。
しかし、認知症等により判断能力が十分ではない状況も想定されます。この場合、利用者に代わり意思決定するものとして代理人（法定代理人・任意代理人）を選任し、契約手続きを行ってもらう必要があります。任意代理人には、利用者の意思や立場を理解している同居の家族等が望ましいでしょう。
判断能力はあるが署名捺印ができない場合は「署名代行人」を立てる
また、判断能力はあるが身体的な事情（ペンを持てないなど）により署名ができない場合は、「署名代行人」を立てます。この場合、契約の意思決定はあくまでも利用者本人が行い、署名のみを代行します。署名代行人は、基本的に事業所側ではない人物であればOKです。
③：契約書類の説明は「平易な言葉」で分かりやすく
記載されている内容を「最初から最後まで読み上げる」といった説明方法はおすすめしません。契約書、重要事項説明書は“固い言葉”が使われている公文書です。難しい言葉をダラダラ説明をされても、利用者・家族からすれば疲れるだけで、内容も頭に入らないでしょう。
そのため、できる限り分かりやすい平易な言葉で説明することが大切になります。また、契約書と重要事項説明書の重複している内容を省くなど、時間短縮する配慮も必要です。
④：契約書類の押印について
問1．契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
- 私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
- 特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
上記、「押印についてのＱ＆Ａ｜令和2年6月19日内閣府・法務省・経済産業省」によると、契約書や重要事項説明書への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要ではないとされており、基本的には署名等のみで問題はありません。（※訪問介護の関係法令に押印が必要等の「特段の定め」はない）
このため自治体の様式例でも押印欄が削除されている場合が増えてきています。ただし、自治体によっては、まだまだ押印が必要としている場合もありますので、所管の指定権者に確認しておきましょう。
うちの事業所では、押印はもらっておらず、すべて署名のみで対応しています。
【トーク例つき】訪問介護の『契約の流れ』をひな形にそって解説
ではここからは訪問介護の「契約の流れ」や「説明方法」を具体的に見ていきましょう。
説明する書類の「順番」
まず契約を進めるにあたり、各書類を説明する順番を知っておいてください。
契約は重要事項説明書 ⇒ 契約書 ⇒ 個人情報使用の同意書の順序で説明していきます。
「契約書から説明するものでは？」と思われたかもしれませんが、これは間違い。なぜなら契約とは利用者が選択するものだからです。要は、先に訪問介護の重要事項をきいた上で、それについて納得してから契約は結ばれるものというわけですね。
契約の順序が前後してしまうと、話のつじつまが合わなくなるので注意しておきましょう。
契約の説明前に利用者に伝えておくべきこと
契約をする前に、「今から何に対する契約をするのか」「どの書類を説明するのか」「分からないことがあれば質問してほしいということ」を利用者へ伝えます。
説明例
今から訪問介護サービスを受けるための契約をさせていただきます。
契約にあたって「契約書」「重要事項説明書」「個人情報使用の同意書」の3点、それぞれ2部づつございます。1部を事業所にて保管させていただき、もう1部を○○様のご自宅で保管していただくものになっております。各書類すべての内容を読み上げると、かなりの時間がかかってしまうので要点を絞ってご説明させていただきますね。話の途中で、分からないことや疑問なことがあれば遠慮なく聞いてください。
重要事項説明書、契約書、個人情報使用の同意書の説明方法
大変恐れ入りますが、本項の公開は終了しました。当サイトより販売のサービス提供責任者向け教材「サ責白本」にてトーク例を紹介しています。
よければ以下の購入ページよりお買い求めください。
すべての書類を説明してから署名をもらう
契約書類をすべて説明し終えたら署名（必要に応じて押印）をもらい、利用者・事業所の双方で保管します。なお、口座振替で利用料を徴収する場合は、口座振替依頼書も記入してもらってください。
契約書類の「日付」に注意
契約書類の日付は、かならず初回サービスの日よりも『前』になる必要があります。
例えば「契約日が2月1日なのに、サービス開始日が1月30日になっている」といった状況は、本来ありえませんので注意しておきましょう。
運営指導でもチェックされるポイントです。
緊急時の対応方法を決める
契約完了後に、サービス中に緊急事態が発生した場合の対応方法を利用者・家族と相談し、決定します。
- 救急搬送先の指定病院（あればで良い）
- 緊急時の連絡順序（救急車なのか、主治医なのか、家族なのか）
これらを定め、決まった内容をもとに緊急連絡票を作成します。（初回サービスまでに作成）
サービス中の緊急時対応は、この緊急連絡票をもとに行いますので、利用者宅に置いておく事業所ファイルにも保管しておきましょう。
初回訪問の日時を伝えて退室
さいごに初回サービスの日時を利用者に伝えて退室します。
またヘルパーの訪問日時を記入したカレンダーを渡しておくと良いでしょう。
>>「ヘルパーサービス予定表（週間カレンダー版）」のダウンロードはこちら
かなり長くなりましたが契約の流れはこんな感じです。
基本的なことはすべて網羅できていますので何度も読みかえして参考にしてくださいね。
さいごに
今回は訪問介護の契約の流れをひな形にそって解説しました。
介護技術のレベルは高いのに「契約になると委縮してしまう」、こんなサ責は多いです。契約業務は慣れるまで緊張しますし、気持ちは分かります。ですが契約はビビらず堂々とした態度で臨んだ方が良いと理解しておいてください。
なぜなら契約は、利用者からの初対面の印象を決定づけるからです。初対面がビビっているような態度だと、利用者はマイナスの印象をかなりの長期間引きづることになります。
今後のサービス提供に支障が出る可能性もあるので、契約に自信がないのであれば、他の従業員を相手に契約の練習をつんでから本番に挑みましょうね！
また当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに『業務マニュアル』を無料で公開しています。
この機会に合わせてチェックしてみてください。
