訪問介護サービスの利用契約の際に用いる「個人情報使用の同意書」。
この個人情報使用同意書、本当に必要なんですか？と質問が寄せられたため解説記事を書きました。
たしかに昔は不要な地域もありましたが、現在では必須書類の一つです。
個人情報使用同意書は、厚生労働省の運営指導時の確認文書一覧にも含まれており、必ずチェックされますのでぜひ本記事を参考にしてください。
本記事は、厚生労働省令および解釈通知等を参考に作成しています。できる限り正確な記述に努めていますが、各都道府県等が定める基準条例や独自の取り扱いにより異なる場合がありますので、本記事と併せて各指定権者への確認をお願いします。
訪問介護の個人情報使用同意書とは｜考え方と運用方法の基本
訪問介護の個人情報使用同意書とは、サービス担当者会議などでケアマネジャーや他サービス担当者と利用者等の個人情報を共有することについて同意を得るための書類です。（基準省令第33条第3項に規定）
指定訪問介護事業者やその従業員には、言うまでもなく守秘義務が課せられています。一方で、基準省令第13条と14条では、サービス担当者会議等による状況把握や居宅介護支援事業者等との連携を求められており、訪問介護事業所としては、課題分析情報や解決すべき課題などの個人情報を共有しないわけにはいきません。
そこで、契約時などに個人情報使用同意書を用いてあらかじめ同意を得ておく必要があるわけです。
契約書などの書類とまとめて運用している事業所さんもあるようです。
利用者家族の同意も必要
サービス担当者会議や日々の連携においては、利用者の個人情報だけではなく、その家族の個人情報を含む情報を共有する場合があります。例えば、同居家族がいるケースや緊急連絡先に家族を設定しているケースです。
こうしたケースでは、訪問介護事業所で当該家族の個人情報を所持・使用することとなるため、利用者本人に加えて、その家族についてもあらかじめ文書で同意を得ておく必要があります。
昨今の運営指導では、利用者家族の同意も得ておくようにと指導される地域が増えていますので、個人情報使用同意書の様式に家族同意欄も設けておきましょう。
なお、訪問介護事業所で個人情報を所持・使用しない場合、例えば、独居で緊急連絡先に家族を設定しないケース等では利用者家族の同意は不要です。
利用者家族の同意は、家族代表のみで良いのか？それとも家族全員から得る必要があるのか？といった質問をよく受けるのですが、厚生労働省が規定していない内容ですので、指定権者によりさまざまです。
例えば、大阪府大阪市では「原則、事業所で個人情報を所持し使用する家族全員」の同意が必要とされていますが、埼玉県では、様式を見る限り「家族の代表のみ」の同意で問題ないようです。このように自治体により取り扱いが異なりますので、所管の指定権者へ確認しておきましょう。
【ひな形】個人情報使用の同意書の記載項目
ここからは訪問介護の個人情報使用同意書の記載項目について解説していきます。
また、当サイトでは個人情報使用同意書のひな形を無料提供しています。
以下ページよりダウンロードできますので、ご活用ください。
使用目的、使用条件など
利用者等の個人情報の使用について以下の項目を記載します。
- 使用の目的
- 使用の条件
- 個人情報の内容
- 使用期間
など
①使用の目的
訪問介護サービスを円滑に実施するために、サービス担当者会議や他のサービス事業者との連携時に個人情報を使用する旨を記載します。なお、使用目的の範囲は、あくまでもサービスに関することのみであり、サービス担当者会議等での共有に限られます。これ以外の項目、例えば自社ホームページへの写真掲載などを追記しないよう注意してください。
②使用の条件
個人情報の提供は、必要最小限に留めて関係者以外には漏れることがないよう注意を払うこと、そして会議録等に記録する旨を記載します。サービス担当者会議の記録や日々の情報提供の記録を残しておけば問題ありません。
③個人情報の内容
どういった情報が個人情報にあたるのかを例を示します。例えば、氏名や住所、心身の状態などです。
④使用期間
いつからいつまで個人情報を使用するのかを記載します。例えば「契約締結日から契約終了日までとする」などです。
使用期間について画像内に記載がありませんが、直近で大阪市の運営指導が入った際に指摘を受けたので記載項目に入れています。（ひな形にも追記しています）
この画像のひな形は、昔から使われている一般的なものなのですが、地域によっては指摘を受けるかもしれませんので、基本的には使用期間を入れておきましょう。
同意年月日
いつ利用者および利用者家族から同意を得たのか同意年月日欄を設けておきます。
サービス提供開始時に同意を得ておくことが必要とされていますので、同意日は、サービス提供開始日以前に設定してください。重要事項説明書の同意日と同日にしておけば問題ありません。
利用者・家族同意欄
利用者および家族の同意について以下の同意欄を設けておきます。
- 利用者同意欄
- 代理人同意欄
- 利用者家族同意欄
①利用者同意欄
利用者本人に、住所・氏名を記載してもらいます。判断能力はあるが文字が書けない等の場合は、代筆してもらいしょう。代筆者に代わりに書いてもらう場合は住所と氏名を併記してもらってください。
②代理人同意欄
利用者の判断能力が低下している場合は、代理人に利用者同意欄に代筆し、代理人同意欄に代理人自身の住所・氏名を記載してもらいます。
なお、家族が代理人になるケースが多いかと思われますが、この場合、当該家族には、利用者同意欄・代理人同意欄・家族同意欄の3つに自身の住所・氏名を記載してもらうことになります。
家族が代理人だから家族同意欄への記載は不要では？と思われるかもしれませんが、代理人はあくまで利用者本人の代理であり、家族の同意は含まれません。「代理人の同意」と「家族の同意」は別ですので注意しておきましょう。
③利用者家族同意欄
事業所で個人情報を所持し使用する利用者家族に住所・氏名を記載してもらいます。
先に説明したとおり、指定権者により「利用者家族代表の同意のみ」で良いか「利用者家族全員の同意」が必要かが異なりますので、自治体の取り扱いに準じてカスタマイズしましょう。
利用者家族代表のみで良い場合は、利用者家族代表同意欄を一つ設け、利用者家族全員の同意が必要な場合は、利用者家族同意欄を複数設けておきます。
個人情報使用同意書に署名捺印は必要か？
個人情報使用の同意自体が契約ではありませんので、署名捺印は不要です。（契約についても押印は不要で、基本的に署名のみでOKです）
利用者の署名もしくは記名押印で問題ありません。
訪問系障害福祉サービスの場合も基本は同じ
（秘密保持等）
第三十六条 指定居宅介護事業所の従業者及び管理者は、正当な理由がなく、その業務上知り得た利用者又はその家族の秘密を漏らしてはならない。※第2項省略
３ 指定居宅介護事業者は、他の指定居宅介護事業者等に対して、利用者又はその家族に関する情報を提供する際は、あらかじめ文書により当該利用者又はその家族の同意を得ておかなければならない。
居宅介護等の訪問系障害福祉サービスについても、介護保険の訪問介護と同様に、サービス提供開始時に個人情報使用同意書等により利用者および利用者家族の同意を得ておく必要があります。
法制度が異なりますので、若干文言を変える必要はありますが、運用方法に訪問介護と変わりはありません。以下のページから障害福祉サービス用の個人情報使用同意書のひな形を無料提供していますので、良ければご活用ください。
さいごに
今回は訪問介護の個人情報使用同意書について解説しました。
繰り返しになりますが、個人情報使用同意書は、運営指導時の確認文書に含まれている必須書類です。ぜひ本記事を日々の事業運営の参考にしてもらえればと思います。
