訪問介護の「シフト作成」攻略ガイド【シフト表の無料テンプレあり】

 

訪問介護のシフト作成は、サービス提供責任者（以下サ責）の仕事のひとつです。

出勤できる曜日・時間の異なるヘルパー、たび重なる急なスケジュール変更、これらにうまく対応しシフトを作成しなければなりません。

シフト作成時のミスは、クレームにつながる恐れもあるため“調整力”が求められる仕事と言えるでしょう。

とはいえ、いざシフトを作るとなると

こんな悩みや疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか？

 

訪問介護のシフトは、やみくもに作れば良いわけではなく、戦略的な思考が必要です。

そこで今回は訪問介護の「シフト作成攻略ガイド」を公開します。

本記事では

を初心者にも分かりやすく解説しています。

新人のサ責や、今シフト作成に悩んでいるサ責はぜひ参考にしてください。

 

 

訪問介護のシフトとは？

 

訪問介護のシフトは、管理者・サ責・ヘルパーの勤務スケジュールです。

これらを可視化したシフト表を作成し、各職員へ伝達します。

 

一般的には『前月の末に次月のたたき台となるシフト表を作成』⇒『週の中頃に、次週分のシフトを確定』⇒『週ごとに各職員へ伝達』といった流れで運用している事業所がほとんど。

また「1ヵ月変形時間労働制」を採用している事業所は、労働基準法によりシフト表の作成を義務付けられているため、必ず作成しておきましょう。

 

 

 

訪問介護のシフトは「スケジュール変更」が発生しやすい

 

シフト作成においては、訪問介護の特性上「スケジュール変更が発生しやすい」点に留意してください。

例えば

これらのスケジュール変更を必要とする場面が、日々の業務の中で発生します。

したがってシフトに反映する“訪問ルート”は「いつなんどき変更・調整が必要になるか分からないもの」と理解しておきましょう。

 

 

シフト管理の方法

 

訪問介護のシフトは、事業所によってさまざまな方法で管理されています。

代表的なシフト管理方法は下記の3つ。

 

 

① 大きなホワイトボードを設置して管理する方法

 

ホワイトボードでのシフト管理は、古くから運営している事業所で採用されている方法です。

大きいホワイトボードを事業所に設置し、マグネットパネルを当てはめて各ヘルパーのスケジュールを作成します。

 

メリット	見た目が分かりやすく、視認性〇 パソコンが苦手でもシフト作成ができる 無料でできる
デメリット	誰でもシフトを動かせるのでシフト漏れが発生しやすい マグネットパネルを動かすのがそもそも面倒 登録ヘルパーへのシフト伝達に手間がかかる スケジュール変更の度にヘルパーへの伝達が必要 変更履歴が残らない

 

② お手製のエクセルシートで管理する方法

 

おそらくエクセルシートでシフト管理をしている事業所が一番多いです。

上記画像は、私の事業所で使用しているエクセルで作ったシフト表となります。

※シフト表の無料テンプレが欲しい方は下記からどうぞ。

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メリット	フォーマットを自分好みに設定できる 場所をとらない シフト作成者が一元管理できる 無料でできる
デメリット	登録ヘルパーへのシフト伝達に手間がかかる スケジュール変更の度にヘルパーへの伝達が必要

 

③ 介護ソフトで管理する方法

（※カイポケより引用）

 

近年では介護ソフトによるシフト管理が急増しています。

クラウド上でシフトを作成をするため、リアルタイムで各ヘルパーとシフトを共有できるのが最大の魅力。

効率化を図りたいなら介護ソフトによるシフト管理がオススメです。

メリット	シフト表をスマホで共有できる スケジュール変更のリアルタイム共有も可能 シフト作成の工数を大幅に減らせる ダブルブッキングなどのシフト抜けを防げる シフト表⇒実施記録⇒請求が連動しているので手間が激減する
デメリット	費用がかかる 人によってはシステムに慣れるまで時間がかかる（レクチャーはしてもらえる）

 

訪問介護のシフト作成「７つの基本」

 

ではここからは具体的なシフトの作り方を解説していきます。

まず前提として、シフト作成の基本を7つ押さえておきましょう。

 

 

基本① 作成者がシフトを一元管理する

 

訪問介護のシフトは、作成者による一元管理体制が望ましいと言えます。

なぜなら、各サ責それぞれがシフトを動かすと、結果的にサービス訪問がダブルブッキングしてしまう恐れがあるためです。

運用の方法としては下記イメージ画像を参考にしてください。

このようにシフト作成者を中心にした一元管理体制を敷くことで、スムーズかつミスの少ないシフト管理ができるのです。

 

 

基本② 労働基準法を遵守する

 

訪問介護のシフト作成では、労働基準法を遵守した労務管理の視点をもっておく必要があります。

具体的には下記に留意し、シフトを作成してください。

 

所定労働時間

所定労働時間とは法定労働時間1日8時間・週40時間の範囲内で、企業ごとに決めている職員が勤務すべき労働時間を指します。

この所定労働時間にもとづいて毎月のシフトは作成しなければならないため、必ず把握しておきましょう。

また1ヵ月変形労働時間制を採用している場合は、「その月が何日まであるか」によって所定労働時間が異なるため注意してください。

例えば、月の勤務日数×8時間を所定労働時間に決めているのであれば…

• 28日の月・・・160時間
• 29日の月・・・165.5時間
• 30日の月・・・171時間
• 31日の月・・・177時間

となります。

 

法定休日

労働基準法により休日は、最低でも4週で4回はとらなければいけません。

これを法定休日と言います。

たとえ登録ヘルパーであっても法定休日は適用されますので注意しておきましょう。

 

休憩時間

労働基準法により1日の労働時間に応じて、とらなくてはいけない休憩時間が定められています。

具体的には

• 6～8時間の労働時間 ⇒ 45分以上
• 8時間をこえる労働時間 ⇒ 60分以上

となっています。そのためシフト作成時には各職員の1日の労働時間を勘案し、適切な休憩時間を設定してください。

 

年次有給休暇

年次有給休暇の付与日数が10日以上ある職員は、1年以内に少なくとも5日は取得させなければなりません。

なお正社員・パート・登録ヘルパーを問わず年次有給休暇は付与されますので、付与日数と取得状況の管理が必要です。

 

勤務と勤務のインターバル時間

退勤から翌日の出勤までのインターバル時間は、労働基準法で明確に定められているわけではありません。

ですが、働き方改革により過労死認定基準に「勤務間インターバルが概ね11時間未満」が追加されたこともあり、11時間程度のインターバル時間を設けたシフト作成が望ましいと言えるでしょう。

 

基本③ 希望休の提出期限を決める

 

訪問介護のシフト作成では、各職員の希望休を事前に確認したうえで作成しなければなりません。

シフト作成後に休み希望があると、スケジュール調整の手間が増えてしまいます。

そのため、例えば『定められた書式を準備し、毎月の20日までに翌月の希望休を提出させる』など提出期限を設けた方法で休み希望を確認しましょう。

 

基本④ ヘルパーと利用者の適切なマッチング

 

訪問介護のシフト作成は、ヘルパーと利用者の適切なマッチングがとても重要になります。

なぜなら、ミスマッチしている状態では両者の不満がたまり、結果的にサービスが長続きしないためです。

ではどのようにマッチメイクをするのか？

まずはヘルパー・利用者それぞれの「意向」や「特徴」を把握しましょう。

 

 

シフト作成では、これらの情報を把握したうえで、総合的に精査しサービス訪問を割り振ります。

なお、訪問介護は人を相手にする仕事ですので、特に“性格”について考慮したマッチメイクを行ってください。

例えば

など、その利用者に対して明らかに相性が合わないと想定されるヘルパーを外し、マッチメイクするとスムーズです。

 

基本⑤ サービス間の「空き時間」に配慮する

 

訪問介護のシフト作成では、サービス間の「空き時間」に配慮してください。

例えば利用者A宅 ⇒ 利用者B宅へ連続して訪問するとします。

この際、サービス間の空き時間が“5分”しかないと利用者B宅へ遅刻する可能性が高いですよね。さらに「トイレに行く時間もない」とヘルパーの不満につながるかもしれません。

逆に、空き時間が“60分”もあると時間を持て余してしまうでしょう。特に登録ヘルパーからすると効率的に回りたいものです。

 

適性なサービス間の空き時間は、状況にもよるため一概には決められませんが

を目安にシフトを組むと良いでしょう。

 

基本⑥ サービス間の「移動距離」に配慮する

 

訪問介護のシフト作成では、サービス間の「移動距離」にも配慮が必要です。

例えば、A地区⇒B地区⇒A地区⇒C地区というように何度も地区をまたぐシフトは好ましくありません。

このようなシフトの組み方は、単純に非効率的であると同時に、ヘルパーの不満にもつながるため要注意。

それぞれの地区内で完結できるシフトを目指しましょう。

 

基本⑦ サ責のシフトはできるだけ空けておく

 

訪問介護のシフト作成では、サ責のサービス訪問を減らし「フリーの時間」を作る必要があります。

理由は下記のとおり。

 

なおサービス訪問件数の目安は、1日2～3件程度までに押さえておくと良いでしょう。

人員不足の事業所ではなかなか難しいと思いますが、実地指導で指摘される可能性があるため要注意です。

 

シフトをうまく回す３つの攻略ポイント

 

先述のとおり、訪問介護ではスケジュール調整を必要とする不測の事態が頻回に発生します。

これは訪問介護の特性ですので抗えません。ですが、そんな予期せぬ事態にそなえた施策を普段から打っておくことは可能です。

ここでは、スケジュール調整が“しやすくなる”攻略ポイントを3つ紹介します。

 

 

ポイント① 時間・曜日変更できる既存の利用者を増やす

 

サービス時間・曜日の変更ができる既存の利用者を増やすことで、突発的なスケジュール変更への調整がしやすくなります。

例えば

これらの良くあるスケジュール変更は、単一的ではなく“同時多発的”に発生します。

この際、既存の利用者がサービス時間・曜日変更ができない方ばかりだと、おそらくシフトは回らなくなるでしょう。

なぜなら人員に余力がない事業所は、シフトの“新たな枠”の確保が極めて難しいからです。

 

では逆に、サービス時間・曜日変更できる既存の利用者が多くいる場合では

というように明らかにスケジュール調整がしやすくなりますよね。

 

したがって「時間・曜日変更できる既存の利用者数をどれだけ増やせるか」がシフト攻略のポイントになるわけです。

 

「時間・曜日変更はしてはいけない」固定観念を捨てる

 

では、どのようにそんな利用者を増やすのか？

まずはサ責の多くが持っている「サービス時間・曜日は変えられない」固定観念を捨ててください。

これはいわば“思い込み”、制度上でも禁止されているわけではありません。

もちろん毎週のように時間・曜日を変える、など過度な変更はＮＧです。

しかし「どうしてもシフトが回らない…」そんな時の“切り札”は多いに越したことはないでしょう。

 

契約時にあらかじめ説明しておく

 

具体的な方法としては、契約時にサービス時間・曜日は変更する可能性がある旨を伝えてください。

利用者はサービス時間・曜日を“固定”だと勝手に思い込んでしまいがち。そのため、あらかじめ伝えておき、固定ではないと認識してもらうことが重要なのです。

なお、この際には「都合の悪い曜日・時間帯」も聞いておくと、後々のスケジュール調整時に役立ちます。

 

関連記事：【トーク例つき】訪問介護の『契約の流れ』をひな形にそって解説

 

「変更しても良いですか？」と聞いて利用者の反応を確かめる

 

また利用者に「○○の事情でサービス時間を変更したいのですが良いですか？」と聞いてみるのもひとつの手です。

どのような反応を示すのかを確認してみましょう。

サ責側が勝手に決めつけているだけで、時間・曜日変更に寛容な利用者は意外と多いです。

 

ただし、利用者の都合を無視した変更はNG

 

ただし利用者の都合を無視してサービス時間・曜日の変更はしてはいけません。

例えば

このような利用者に対するサービス時間・曜日の変更は、利用者だけではなくケアマネとの信頼関係も崩れる可能性あるため注意しておきましょう。

 

ポイント② 担当ヘルパーを定期的にローテーションする

 

担当のヘルパーを定期的にローテーションしておくと、突発的なスケジュール変更への調整がしやすくなります。

利用者によっては複数のヘルパーが訪問することを嫌がる方もいますが、現実的に少数のヘルパーで固定してしまうとシフトはうまく回りません。

なぜなら「急な欠員があった」「サービス時間・曜日を変更した」などの場合に対応できないからです。

したがって、1人の利用者に対して複数人のヘルパーでローテーションする体制が望ましいと言えるでしょう。

具体的には

を目安にローテーションするシフトを作成してください。

 

 

契約時に「担当ヘルパーは固定ではない」と伝えておく

 

また契約時に「担当ヘルパーが休むこともあるので、固定ではなく複数人で関わることになります。」と利用者に伝えておきましょう

後々に「あの事業所はヘルパーがコロコロ変わる」といった苦情のもとになるため要注意です。

 

限られたヘルパーしか対応できないケースへの対応

 

先ほど『ヘルパーを固定しない』とさんざん言ってきましたが、例外もあります。

良くあるのが“ヘルパーAさんしか対応できない”困難ケース。

かなりのクレーマーだったり、疾患などにより特別な事情があったり、と何かしらの理由により少数のヘルパーしか対応できない利用者が、どの事業所にも一定数います。

このようなケースは「ヘルパーAが休んだ場合にどうするのか」を利用者・ケアマネと相談して、ルールをあらかじめ定めておく必要があります。

例えば

などを明確にしておくと良いでしょう。

ルールを決めておくことで、ヘルパーAは休みやすくなりますし、シフト作成においての足かせも幾分かは減るのです。

 

ポイント③ エースヘルパーを育てる

 

エースヘルパーとは週４日以上勤務し、対応できるサービスの幅が広いマルチプレイヤーを指します。

「どうしてもシフトが回らない…」

「スケジュール調整ができない…」

こんな時に力になってくれるのがエースヘルパーです。

訪問介護のシフトは、エースヘルパーを軸に回すと格段に安定します。

そのためシフト作成ではエースヘルパーになりうる人材を育てる視点を持っておくと良いでしょう。

 

例えば

このような人材は、現時点でスキルが低い未経験でもエースヘルパーになれる可能性を秘めています。

優先的に幅広いサービスを経験させ、同行訪問を徹底して行うことで成長を促しましょう。

 

 

シフト作成に役立つ無料ツール

 

シフト作成に必要な情報は「リスト化」しておくと効率的です。

これらを可視化することでシフト作成が捗ります。

例えば下記のようなリスト表を使用すると良いでしょう。

 

【ヘルパー情報リスト】

 

【利用者情報リスト】

 

このリスト表のテンプレが欲しい方は下記からどうぞ。（無料です）

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「サービス抜け」を防ぐ２つの対策

 

サービス抜けとは、何らかの事情で“サービス訪問を行えなかった”状況を指します。

例えば「スケジュール変更がシフトに反映されていなかった」「ヘルパーが訪問を忘れていた」などの原因がほとんど。

これらを未然に防ぐためには下記2点の対策が有効です。

 

 

対策① シフトの2重チェック

 

シフトは、作成者による一元管理が望ましいですが、スケジュール変更が漏れてしまうことがあります。

そのため各サ責が2重チェックすることで変更漏れを未然に防ぎましょう。

 

対策②「今からサービスに入ります」とヘルパーから連絡させる

 

ヘルパーの訪問忘れは、最悪の場合、サービス抜けに誰も気づかない可能性があります。

例えば認知症の利用者に対してヘルパーが訪問を忘れてしまった状況を想像してみてください。

ヘルパー本人が思い出さない限り、サービス抜けに気づくことはおそらくないでしょう。

このような悲惨な状況を防ぐためには、ヘルパーから「今からサービスに入ります」と連絡を入れさせる対策が有効です。

もしヘルパーから連絡がなければサ責からヘルパーに連絡します。仮に訪問を忘れていても、遅れてのサービス提供が可能となるため最悪の状況を防げるのです。

 

とはいえサービス抜けは完全には防げないので事後対応が大切

 

シフトは人が作るものですので、どれだけ対策をしても100％防ぐことはできません。

そのためサービス抜け発生後の対応がとても重要になります。

事後対応は、基本的に迷惑をかけた各所へ超速で謝罪してください。

利用者、家族、ケアマネなどへ、サービス抜け発生後すぐに「謝罪・ことの経緯・今後の対応」を伝えましょう。

 

さいごに

今回は訪問介護のシフト作成攻略ガイドを解説しました。

サービス提供責任者からするとシフト作成・調整が一番悩むところだと思います。

ぜひ本記事を参考にしていただき効率化を図れることを願っています。

 

また当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに「完全業務マニュアル」を無料公開しています。

日々の業務に役立つ内容になっていますのでぜひご参考ください！