【サ責必見】「サービス担当者会議」攻略ガイド

 

今回は、こんな悩みや疑問を抱えたサ責に向けて「サービス担当者会議の攻略ガイド」を作成しました。

 

 

本記事を読むことで、訪問介護の目線からサービス担当者会議の「基礎から応用まで」すべてを網羅的に学べます。サ責が失敗しないためのエッセンスをふんだんに盛り込んでいますのでぜひ参考にしてください。

 

サービス担当者会議とは

 

サービス担当者会議とは利用者やその家族・各サービス担当者・主治医などが一堂に集まり、ケアマネが作成したケアプラン原案を確認する会議を指します。

ケアプラン原案に位置付けられた援助目標、内容、意向に対して、多職種が専門的な見地から意見を出し合い、どのように利用者と関わっていくのか共通認識や情報共有を図ります。

多職種間で情報を共有することや認識のズレをなくすことは、チームケアを行う上で欠かせません。その連携の基礎となるのがサービス担当者会議です。

 

 

サービス担当者会議の開催場所と参加者

担当者会議は主に利用者宅で開催され、ケアマネが出席者それぞれへ連絡し、日時の調整を行います。

出席者はケアプラン原案に位置付けられた介護・医療サービスの担当者です。

 

 

サービス担当者会議の開催タイミング

担当者会議は、下記５つのタイミングで開催されます。

 

 

またサ責からケアマネに対して、担当者会議の開催を依頼する場合もあります。

例えば定期的なモニタリングの結果から利用者の状態変化が見られた時や、その状態変化に伴い、サービスのミスマッチが発生している可能性がある時には、サ責からケアマネに開催依頼をしましょう。

 

 

サービス担当者会議における訪問介護の役割

例えば

など訪問介護ならではの情報をしっかり伝えましょう。

各専門職や家族が役割を果たし、それぞれの意見や情報を担当者会議の場で共有することは、在宅サービス全体の方向性や具体的な支援内容をより利用者に適したものに修正・改善することにつながります。

 

また訪問介護は下記省令のとおり、担当者会議で多職種からの意見や情報提供により利用者の状態を把握することを求められています。

 

【指定基準第13条：心身の状況等の把握】

指定訪問介護事業者は、指定訪問介護の提供に当たっては、利用者に係る居宅介護支援事業者が開催するサービス担当者会議等を通じて、利用者の心身の状況、その置かれている環境、他の保健医療サービス又は福祉サービスの利用状況等の把握に努めなければならない。

厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」より引用

 

他職種の視点を通した利用者の情報は、訪問介護だけでは見えなかった利用者の一面を知るきっかけとなります。

サ責はこれらの役割を果たすためにも積極的に担当者会議へ出席しておきましょう。

 

サービス担当者会議の前にサ責が準備しておくべきこと

 

担当者会議で失敗しないためには事前準備がとても大切です。

多くの専門職が集まる担当者会議に「委縮してしまい、うまく話せない」、こんなサ責は少なくありません。

これから解説する事前準備を万全に行った上で担当者会議に臨みましょう。

 

ヘルパーから情報を収集しておく

など、ヘルパーから具体的な情報を引き出せるように確認すると良いでしょう。

また確認の時点でヘルパーから「わからない」と返答があったのであれば、次回以降のサービス訪問時に確認するよう指示出しを行ってください。

 

話す内容に優先順位をつけて整理しておく

ヘルパーからの情報収集を終えたら、その情報に優先順位をつけて整理してください。

担当者会議は限られた時間の中で利用者やその家族、各サービス担当者がそれぞれ発言をしますので、サ責に長々と話す時間はありません。したがって、どの情報を優先して発言するのか、あらかじめ整理しておく必要があるのです。

特に出席者が多い場合には、簡潔に発言をまとめることで進行の妨げにならずに済むでしょう。

また、話し合いたい議題をあらかじめケアマネに伝えておくことも有効です。

 

 

サービス担当者会議「当日の流れ」

担当者会議の当日は大まかに下記の流れで進行されます。

（※あくまでも例です。ケアマネやその時の状況によって異なる場合があるため注意してください。）

 

 

 

サービス担当者会議「後」は決定事項をサービスに反映する

 

担当者会議ではケアプラン原案が本プランへと確定されるとともに、さまざまな事柄が決まります。

担当者会議の開催理由によって決定事項は異なるため一概には言えませんが、例えば、サービスの内容や日時、回数の決定・変更、それに付随する家族や他のサービス事業所との約束事、連携内容の決定・変更など数多くの事柄が決まり、出席者それぞれが持ち帰ります。

そして、担当者会議で決まった事柄は必ず守らなければなりません。今後のサービスに反映されてこそ担当者会議は意味のあるものになります。

以下は、決定事項ごとのサ責がすべきことです。必要に応じて実行しましょう。

決定事項	サ責が行うこと
サービス内容、手順の決定・変更	訪問介護計画書・指示書の作成(更新) / ヘルパーへの周知 / 同行訪問
サービス日時、回数の決定・変更	訪問介護計画書の作成(更新) / ヘルパーへの周知 / スケジュール調整
家族、他の職種との約束事 連携内容の決定・変更	指示書の作成(更新) / ヘルパーへの周知

サービス担当者会議の記録を保管しておく

また、担当者会議に出席した証明として会議録をとり保管してください。

記録は、ケアマネから担当者会議の後に送られてくる「サービス担当者会議の要点」（ケアプラン第4表）でOKです。

 

ただしケアマネには「サービス担当者会議の要点」をサービス事業所に渡す義務はありません。したがって、交付されないこともあります。その場合はケアマネに依頼し送付してもらう、もしくは「支援経過記録」や「自作の担当者会議録」に記録しておきましょう。

 

※ちなみに当サイトではサービス担当者会議録テンプレートを無料提供しています。

欲しい方は下記からどうぞ。

 

初回のサービス担当者会議は「顔合わせ」を兼ねている場合がほとんど

 

初回の担当者会議、つまり訪問介護サービス導入時の担当者会議は、サービス開始前の事前訪問を兼ねている場合がほとんどです。そのため初回においては、当日の段取りや担当者会議の議題、会議後にすべきことなど、これまで説明してきたものと大きく異なります。

当日の大まかな流れと概要は下記のとおりです。

 

 

サービス担当者会議に出席できない場合は「照会依頼」用紙を返送する

サ責が担当者会議に出席できない場合は、管理者など代役を立てることが原則です。

しかし、時にはスケジュール調整が難しく出席できないこともあるでしょう。

その際はケアマネから送られてくる「サービス担当者に対する照会（依頼）内容」という書類にコメントを記入して返送します。

 

 

この書類は、ケアマネから送られてきた当日中、遅くとも2日以内には返送してください。

「いつまでたっても照会が返ってこない」と不満に感じているケアマネは多いです。照会書類の返送が遅くなればなるほどケアマネの仕事は止まってしまうので注意しておきましょう。

参考：「照会」の書き方・回答例３７パターン

 

さいごに

今回はサービス担当者会議について網羅的に解説してきました。

本文には入れませんでしたが、サービス担当者会議は専門職が集まるので、どうしても専門職同士だけで話しがちです。しかし、あくまでも主役は利用者だということを忘れないでくださいね。

では本記事を参考にしてもらえたらと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。

※当サイトではサービス提供責任者の初心者向けに『業務マニュアル』を無料で公開していますので良かったらこちらも参考にしてみてくださいね。