サービス提供責任者業務マニュアル｜仕事内容を初心者向けに完全解説

サービス提供責任者は訪問介護事業所の中心的なポジションを担う、とても重要な職種です。

しかし、その重要性に反して研修制度がなく、勉強する機会は非常に少ないと言えます。そのため業務に対する理解が足りていないまま、サービス提供責任者になってしまうことも珍しくありません。

そこで今回は、サ責業務にお悩みの方に向けてサービス提供責任者業務マニュアルを作成しました。

本マニュアルでは、初心者でも理解できるようにサービス提供責任者の仕事内容や業務上の必須知識を余すところなく解説しています。本マニュアルを読めば、サ責の仕事をひと通りこなせるようになるはずです。ぜひ参考にしてください。

 

 

業務マニュアル序章：サービス提供責任者（サ責）とは？

サービス提供責任者（通称サ責、させき）とは、その名のとおり訪問介護サービス全体の段取りを整える責任者です。指定基準によれば、利用者の状態把握や訪問介護計画書などの書類作成、多職種との連携、サービス担当者会議の出席など、その業務は多岐にわたります。

そしてサービス提供責任者は、ヘルパーをまとめるリーダー的存在でもあります。ヘルパーの業務管理や指導育成など、あらゆることをなんでもこなす、まさにオールラウンダーな職種と言えるでしょう。

 

サービス提供責任者になるには資格が必要

サービス提供責任者は、誰でもなれるわけではありません。

また訪問介護事業所に必ず配置しなければならず、不在という状況があってはいけません。

以下は、サービス提供責任者の資格要件や事業所に配置すべき人員の基準です。

 

業務マニュアル第1章：サービス提供責任者の仕事内容1６タスク

先に『指定基準』という難しい言葉を出しました。指定基準は介護保険法にもとづく厚生労働省令を指し、訪問介護事業者が遵守すべき「ルール」です。

当然ながら事業所の中心であるサービス提供責任者も知っておかなければなりません。指定基準が守られていなければ介護報酬の返還や指定取り消しなどの行政処分をうける可能性があります。

必ず一読し、頭の片隅に入れておきましょう。

参考：指定基準はこちら

解説記事：【すべて分かる】訪問介護の指定基準（人員、設備、運営）を完全解説

 

本マニュアルでは、この指定基準を押さえた上でサービス提供責任者の業務を16の仕事内容にタスク分けしました。ここからは16個のタスクそれぞれを噛み砕いて分かりやすく解説していきます。

 

 

仕事内容①：相談受付

訪問介護へのサービス申し込み依頼は、基本的にケアマネからサービス提供責任者へ相談が入ります。

利用者本人や、その家族から相談されるケースもありますが、これはかなり稀。 相談を受けたサービス提供責任者がすべきことは、相談受付票を活用し、ケアマネから情報を収集することです。

 

 

相談受付時に聞き取る９項目

ただし、相談受付の段階ですべての項目を聞き取る必要はありません。この時点ではヘルパー派遣が可能かどうかの判断材料となる情報のみ収集しましょう。

具体的には下記９項目を確認してください。

 

 

これらの情報を収集できたら、サービス内容に対応できるスキルを持ったヘルパーはいるか？スケジュール調整は可能か？を管理者と共に検討し、その後、ケアマネへ返答します。

「受けるor断る」どちらにせよケアマネへの返答は、相談受付の当日中、おそくとも翌日には行いましょう。

返答が遅いとケアマネの仕事が進みません。すぐにサービスを開始したい利用者なら尚のこと、ケアマネは早く受け入れ先の訪問介護を探さなければならないのです。

 

新規依頼を「受ける」と決定したら追加情報を聞き取る

新規依頼サービスを「受ける」と決定したら、相談受付時に聞けてない情報をケアマネから収集します。

などを聞き取り、相談受付票に追記してください。可能であればケアマネからフェースシート（基本情報）をもらっておくと良いでしょう。

また、なぜ負担割合を確認する必要があるのか？というと、「契約」時に利用者負担額を説明しなければならないためです。１割～３割、あるいは生活保護世帯なのかを把握しておかねば見積もりを作成できません。この時点で必ず確認してください。

 

※相談受付の対応について下記でより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容②：事前訪問

訪問介護サービスの開始前にケアマネと日程を調整して事前訪問を行います。

事前訪問で行うべきことは住環境・室内環境の確認、アセスメント、契約などです。また、この際には初回のサービス担当者会議も兼ねている場合がほとんどになります。

下記の書類や物品を準備し、事前訪問に臨みましょう。

 

準備書類・物品リスト	契約書（2部） 重要事項説明書（２部） 個人情報使用の同意書（２部） 口座振替依頼書（利用料） 朱肉、捺印マット等 筆記用具 名刺 見取り図 介護保険証預かり証（預かりが必要な場合のみ） フェイスシート（事前にケアマネからもらっていれば） ケアプラン（事前にケアマネからもらっていれば） アセスメントシート 鍵預かり証（預かりが必要な場合のみ） 利用者宅においておく事業所ファイル（サービス実施記録のひかえ等を保管する）

 

事前訪問時の確認ポイント

アセスメント、契約、担当者会議についてはタスク③④⑤で解説しますので、ここでは、それ以外の確認ポイントを紹介します。

住環境の確認	利用者宅の住環境や入室時の手順・マナーを確認します。 オートロックの建物かどうか 一軒家なのか エレベーターがあるかないか 駐車場や駐輪場の場所 インターホンを鳴らした時に事業所名を告げても良いのか ドアは本人に開けてもらえるのか 入室経路のチェック などを確認しましょう。
室内環境の確認	利用者宅の玄関、トイレ、浴室、リビング、寝室、台所など室内環境の見取り図をとります。 なお、室内環境の確認時には今後想定されるリスクを考えながらチェックしてください。 手すりの有無 段差の有無 活動範囲の導線は確保されているか 福祉用具の使用状況（ポーダブルトイレ、介護用ベッド、バスボード、シャワーチェアなど） 室内全体の衛生状況 などを意識して確認しましょう。 ※見取り図が欲しい方はコチラからダウンロードしてください。
介護保険証、負担割合証の預かり	介護報酬の請求時に介護保険被保険者証と負担割合証が必要となりますので、コピーをとり事業所に保管しておきます。 大抵の場合、ケアマネからコピーをもらえるかと思いますが、本来ケアマネにその義務はありません。したがってケアマネからもらえないこともあります。その場合は「サービス提供責任者からケアマネにお願いしてコピーをもらう」、あるいは「利用者から原本を預かりコピーをとる」のどちらかで行ってください。 ※利用者から原本を預かる場合は「預かり証」を使用しましょう。預かり証が欲しい方はコチラからダウンロードしてください。

 

 事前訪問のマナー

事前訪問は利用者との初顔合わせの場。これから信頼関係をうまく構築していくためにも、好印象をもってもらうマナーを心がけておきましょう。

服装	ユニホームは清潔か 靴はボロボロになっていないか 爪は短くきっているか メイクはナチュラルメイクか 無精ひげははえていないか 髪型に清潔感はあるか 整髪料、香水、柔軟剤、汗、タバコなどキツい臭いを発していないか 過剰に装飾品をつけていないか 身分を証明する名札を着用しているか
入室時	玄関先で靴を脱ぐときは利用者にお尻を向けず、正面を向いたまま行う 脱いだ靴は、つま先を玄関ドア方向に向け、揃えて置く 畳のヘリは踏まない
その他	敬語で話す 早口で話さない 猫背にならず姿勢は伸ばす 目を見て話しを聴く（視線を合わせすぎるのはNG） 辛い話は神妙な顔で、楽しい話は笑顔で、表情を使い分ける 相手の話しに、相槌やうなづきをうつ

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仕事内容③：契約業務

訪問介護サービスを開始するにあたり、利用者・家族に対して契約に関する重要事項を説明し、同意を得て交付しなければなりません。そのために必要な契約書類は下記の3つです。

これらを利用者・家族へ説明し、同意した証として署名をもらい契約締結となります。各契約書類は2部づつ用意し、双方で保管してください。

契約のタイミングは事前訪問時や初回の担当者会議の後に行います。ただしケースによって後日改めて行う場合や、サービス提供を優先する場合もあります。

いずれにせよ契約とは利用者と事業所の意思表示の合致により成立するものです。 後から「そんなこと聞いてない」と言われないように、ていねいな説明を心がけておきましょう。

 

説明の順序

契約は重要事項説明書 ⇒ 契約書 ⇒ 個人情報使用の同意書の順序で説明していきます。

「契約書から説明するものでは？」と思われたかもしれませんが、これは間違い。なぜなら契約とは利用者が選択するものだからです。要は、先に訪問介護の重要事項を聞いた上で、それについて納得してから契約は結ばれるものというわけですね。

契約の順序が前後してしまうと、話のつじつまが合わなくなるので注意しておきましょう。

 

説明のポイント

記載されている内容を「最初から最後まで読み上げる」といった説明方法はおすすめしません。

契約書、重要事項説明書は“固い言葉”が使われている公文書です。難しい言葉をダラダラ説明をされても、利用者・家族からすれば疲れるだけで、内容も頭に入らないでしょう。

そのため、相手が分かりやすい平易な言葉で説明することが大切になります。また契約書と重要事項説明書の重複している内容を省く、など時間短縮する配慮も必要です。

 

※契約について下記で具体的な説明例などを詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容④：アセスメント

アセスメントとは“事前評価”や“査定”を意味します。利用者情報を収集・分析し、「利用者・家族が望む生活とはどのようなものか？」「生活上の困りごとや課題は何か？」を明確にすることがアセスメントの目的です。

ケアマネが行うアセスメントは、統一したアセスメントが行えるようにと厚生労働省が定めた“課題分析標準項目”にもとづき実施されます。

一方でサービス提供責任者が行うアセスメントには、定められたツールがありません。そのため、各事業所が独自で作成したアセスメントシートを使用して、利用者情報を収集・分析することになります。

 

＼ アセスメントシート例 ／

クリックすると拡大します

 

過剰に「質問しすぎない」よう注意する

サービス提供責任者はケアマネとは別にアセスメントを行います。

ここで注意しておきたいことは“過剰に質問しすぎない”こと。利用者・家族はすでにケアマネから色々と質問されています。同じ質問を何度もされると相手の負担になるため配慮が必要です。

ケアマネから事前にアセスメント情報を収集しておき、不足している内容や、訪問介護の視点から必要だと考えられる内容をヒアリングしましょう。

 

 

アセスメントで訪問介護の役割を明確にする

先ほど訪問介護の視点から必要だと考えられる内容をヒアリングすると言いました。

これは

を把握するということです。

それによりヘルパーが“何を”担当して“どのように”支援するのか、訪問介護の役割が明確になります。

ただし、単に利用者・家族のしてほしいという要望に応えるだけでは自立支援と言えません。

訪問介護サービスの目的は、利用者がその人らしく自立した生活を送れるよう支援することにあります。

例えば、「ヘルパーと一緒に行えばできるのではないか？」、掃除機が重くて持てないならばクイックルワイパーなど「代替品を活用すればできるのではないか？」を検討する視点が自立支援です。

していること・できることは本人に行ってもらうと同時に、できないことは「どのように支援すればできるようになるのか」を考える姿勢をサービス提供責任者は忘れないでください。

 

※アセスメントについて下記でより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容⑤：サービス担当者会議の出席

サービス担当者会議とは「利用者やその家族・各サービス担当者・主治医などが一堂に集まり、ケアマネが作成したケアプラン原案を確認する会議」です。

ケアプラン原案に位置付けられた援助目標、内容、意向に対して、多職種が専門的な見地から意見を出し合い、どのように利用者と関わっていくのか共通認識や情報共有を図ります。

原則、利用者の自宅で開催され、ケアマネが司会進行をつとめます。

多職種間で情報を共有することや認識のズレをなくすことは、チームケアを行う上で欠かせません。ケアマネから開催の連絡があれば、サービス提供責任者もチームの一員である以上、積極的に参加しておきましょう。

 

 

担当者会議のタイミング

担当者会議は、下記5つのタイミングで開催されます。

 

 

またサービス提供責任者からケアマネに対して、担当者会議の開催を依頼する場合もあります。

例えば、定期的なモニタリングの結果から利用者の状態変化が見られたときや、その状態変化に伴い、サービスのミスマッチが発生している可能性があるときには、サービス提供責任者からケアマネに開催依頼をしてください。

 

担当者会議におけるサービス提供責任者の役割

担当者会議において訪問介護に求められる役割は、在宅介護の専門家として意見やサービス提供の中で得られた利用者情報を的確に伝えることです。

利用者にとってもっとも身近な専門職と言える訪問介護には、生活に密着しているからこそわかることがあるはずです。それは他の職種、ひいては家族からも見えないとても貴重な情報となります。

例えば

など訪問介護ならではの情報をしっかり伝えましょう。

各専門職や家族が役割を果たし、それぞれの意見や情報を担当者会議の場で共有することは、在宅サービス全体の方向性や具体的な支援内容をより利用者に適したものに修正・改善することにつながります。

また担当者会議に出席する前に、普段からサービスを提供しているヘルパーから情報を収集し、当日に話す内容を整理しておくなどの準備を行ってください。

多くの職種が集まる担当者会議は、思いのほか緊張してしまうものです。失敗しないために準備万端の状態で担当者会議に臨みましょう。

 

初回の担当者会議はサービス内容の確認がメイン

大抵の場合、初回の担当者会議は事前訪問に合わせて開催され、「訪問介護サービス導入にともなうサービス内容の確認」が目的・議題になります。

要は、ケアプランに位置付けられているサービス内容を現場レベルで“すり合わせる”ということです。

例えばサービス内容が掃除と調理、買い物だとすると…

などをすり合わせ、これから提供するサービス内容を具体的に決定していきましょう。

 

※サービス担当者会議について下記でより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容⑥：訪問介護計画書の作成

訪問介護計画は、訪問介護サービスにおける個別援助計画を指します。

アセスメントにより明確になった利用者の困りごとや課題に対して「どのような援助目標のもと、どのような支援を、どくらいの期間、何回行うのか」を示した書類が訪問介護計画書です。

この訪問介護計画書はケアマネが作成したケアプランに沿って策定しなければならないと定められています。

ケアプランは利用者の基本情報や援助目標、サービス種類、内容などが記載されている、いわばサービス全体の設計図。一方で訪問介護計画は、ケアプランの中から訪問介護が担う部分を抜粋し、具体的な指標を示した計画です。

そのためケアプランに位置付けられていないサービス内容を、勝手に訪問介護計画に位置付けることはできません。またケアプランの援助目標と方向性がズレている、といったこともNGです。

ケアプランと訪問介護計画に矛盾が生じないように注意して作成しましょう。

 

作成のタイミング

初回の担当者会議で決定されたケアプランをケアマネからもらい、サービス開始までに訪問介護計画書を作成します。作成後は利用者や家族へ説明し、同意を得た上で交付しましょう。（2部準備しておき双方で保管）

ただし、訪問介護計画書は一度作成したら終わりではなく、初回作成以降も必要に応じて更新しなければなりません。

下記のタイミングで更新してください。

 

訪問介護計画書に盛り込む項目

訪問介護計画書に決められたフォーマットはありません。作成にあたってはアセスメントの結果に基づき、援助の方向性や目標を明確にし、担当する訪問介護員等の氏名、提供するサービスの具体的内容、所要時間、日程等を明らかにするものとされています。

 

＼ フォーマット例 ／

クリックすると拡大します

 

作成年月日、作成者氏名	作成年月日、サービス提供責任者の氏名を記入します。 作成年月日はサービス開始前になるはずですので、日付のズレがないよう注意してください。
基本情報	下記の利用者基本情報を記入します。 利用者氏名 年齢 性別 住所 生年月日 要介護度 認定有効期間 緊急連絡先 居宅介護支援事業所名（担当ケアマネ） など
日常生活全般の状況	アセスメントで収集した日常生活の状況を記入します。例えば「独居なのか？」「家族が同居なのか？」「身の回りの事はどのようにしているのか？」など記入してください。また初回の訪問介護計画書の場合は「サービス利用に至った経緯」も記入しておきましょう。
利用者・家族の意向、希望	アセスメントで収集した利用者・家族の希望や要望を記入します。 現在の困りごと ヘルパーへ期待すること 訪問介護サービスの利用を希望しているのかどうか の3点を記入しましょう。
援助目標（長期・短期）	アセスメントで収集した現状の課題に対する援助目標を記入します。 ケアプランの援助目標を転記するのではなく、矛盾がない内容でかつ訪問介護の視点から個別・具体的な長期・短期目標をそれぞれ設定してください。 ※以下のように訪問介護以外のサービスに関する目標や具体性に欠ける内容の援助目標は望ましくありません。 （NG例） 「リハビリを頑張って筋力低下を防ぐ」 「安心安全に日常生活を送ることができる」 「デイサービスで他者と交流する」
目標の期間	定めた長期・短期目標の期間を記入します。ケアプランに記載されている目標期間と合わせてOKです。
サービス内容	アセスメントした結果を踏まえ、援助目標を達成するために提供するサービス内容を記入します。 具体的な項目は下記のとおりです。 サービス区分（老計第10号にのっているサービス種類を参考に記入） 具体的な援助内容 所要時間 サービス提供における留意事項 提供曜日と提供時間 算定単位数（サービスコード等） 担当訪問介護員の氏名 ※老計第10号とは？
評価欄	評価は『利用者の状態変化があった』場合や『目標の更新時期』に合わせて行い記入します。初回の訪問介護計画書の作成時は空白でOKです。 援助目標は達成できたかどうか 利用者の意向に沿った計画になっていたか 目標は現実的なものであったか 計画を見直すべきか などを評価欄に記入しましょう。
説明日、説明者氏名	利用者・家族への説明日とサービス提供責任者の氏名を記入します。
同意欄	利用者・家族への説明後、内容に同意をいただいた上で署名もしくは記名押印をもらいます。 利用者が疾病などで記入できない場合は家族などに記入してもらいましょう。

 

訪問介護計画書について下記で具体的な書き方や文例を紹介していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容：⑦サービス指示書の作成

サービス指示書は、訪問介護計画に位置付けた「サービス内容の手順」を現場レベルに落とし込んだ手順書です。

時系列でサービス開始から終了までの段取りや注意点を記入し、この指示書をもとにヘルパーは実際のサービスを提供します。

 

作成のタイミング

サービス指示書は、初回の訪問介護計画書が完成したタイミングで速やかに作成します。その後サービスを開始する中で、変更箇所があれば改良を加えてください。

訪問介護は、急な欠員などで、代わりのヘルパーが指示書を頼りにサービスに入ることがあります。この際、指示書を更新しておらず、古い情報をもとにサービスを提供してしまえば事故や苦情を誘発します。

不要なトラブルを防ぎ、安心してヘルパーがサービスを提供するためにも、サービス指示書は「最新の情報に更新しつづけるもの」だと心得ておきましょう。

 

サービス指示書に盛り込む項目

サービス指示書に決められたフォーマットはありません。また利用者・家族へ交付する義務もありませんので、ヘルパーにとって分かりやすいフォーマットを選びましょう。

一般的には「サービス内容」「所要時間」「手順」「留意事項」の4項目で構成されているサービス指示書が多いです。

＼ フォーマット例 ／

 

サービス指示書の書き方のポイント

サービス指示書は、初めて訪問するヘルパーでも、手順どおり進めれば滞りなくサービスを完遂できるように作成します。細かすぎるレベルで作り込むことでようやく“使える”手順書になります。

下記はサービス指示書の作成ポイントです。

ポイント（1） 「物品の置き場所を具体的に書く」	サービスで使用する物品類は、具体的な場所を詳しく書きましょう。 例えば『和室にある押し入れ2段目の左奥』というように誰が見ても分かるように記入します。
ポイント（2） 「自立支援の視点で書く」	せっかく自立支援を展開するための訪問介護計画を立てても、実際にサービスを提供するヘルパーに浸透していなければ意味がありません。 『ヘルパーが介助すること』と『利用者が自ら行うこと』を明確に分けて記入することが大切です。また、状態変化があった場合の対応方法や「できるのにやらない」利用者への誘導ワードなども書いておくとヘルパーは不安なくサービスに臨めます。
ポイント（3） 「NGワード・行動を書く」	利用者によってはタブーな言葉や行動があります。「○○と言われると怒る」「○○されると気分が悪い」など千差万別です。NGワードは、たとえ初めて訪問するヘルパーだとしても『知らなかった』では済まされません。必ず指示書に書いておき、ヘルパーと共有しておきましょう。
ポイント（4） 「本人のルールやこだわりを書く」	訪問介護は利用者がこれまでの生活で培ってきた、その家のルール・こだわりを尊重しながら進めます。例えば「掃除機を使用せずにモップやほうきで掃除する」などが利用者それぞれにあるかと思います。もちろん対応可能な範囲であることが前提ですが、ルール・こだわりもしっかり指示書に反映しましょう。
ポイント（5） 「主治医からの指示を反映する」	主治医から日常生活の注意点を指示されているならば、それも指示書に記入します。主治医からの指示は、命に直結する場合もあるため記入漏れがないよう注意してください。
ポイント（6） 「事故リスクを書く」	利用者の状態や自宅環境は訪問先によって大きく変わるため、事故リスクは単一的なものではありません。 「利用者Aは○○だから、○○の事故リスクがある。なので○○に注意する」ということは必ずあるもの。 各々に応じた、事故が『発生するかもしれないリスク』と『対応方法』を記入しておきましょう。
ポイント（7） 「入退室時の手順もこまかく書く」	入室・退室時の手順はクレームにつながりやすい部分です。 特に、退室時はヘルパーが「やりっぱなし」がないか確認できるように細かく記入してください。

 

サービス指示書について下記で具体的な書き方や文例を紹介していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容⑧：同行訪問

同行訪問は、サービス提供責任者がヘルパーの訪問に同行し、サービス内容・手順を実践的に教える指導育成の方法です。

訪問介護におけるOJT（On-The-Job Training）のひとつで、実際の介護現場をとおしてヘルパーが1人で適切な支援ができるかどうかを確認します。

契約が済み、初回訪問を行う際にはサービス提供責任者がヘルパーに同行しましょう。

同行訪問を実施せず、いきなりヘルパーを単独で訪問させてしまうと適切なサービス提供はできません。事故・苦情リスクの発生、さらにはヘルパーのモチベーション低下を招くおそれもあるため、初回訪問は必ず同行してください。

 

 

同行訪問の進め方

同行訪問は、「事前説明」「実践」「振り返り」の３ステップでヘルパーへの指導育成を図ります。

 

経験の浅いヘルパーには複数回の同行訪問が必要

経験の浅いヘルパーには、複数回にわたっての同行訪問が理想です。

経験値、力量のあるベテランヘルパーならば、一度の同行訪問でも適切なサービスを提供できるかもしれません。しかし経験の浅いヘルパーとなると話は別です。十分な回数を確保しなければ、適切なサービス提供はできません。

また中途半端に一人立ちさせることで、不適切な“自己流の技術”が身についてしまう恐れもあります。

とはいえ、多忙なサービス提供責任者からするとスケジュール調整が難しい場面もあるでしょう。そんなときは、他のベテランヘルパーのサービスに同行させるなども方法のひとつです。

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仕事内容⑨：モニタリング

 

モニタリングとは、ケアプラン・訪問介護計画に沿って提供しているサービスが、「現在の利用者の状態に適しているか？」「援助目標はどの程度達成されたのか？」などを把握することを指します。

主に間接的な方法と直接的な方法の２つによりモニタリングを実施します。

普段から間接的なモニタリングによりサービス状況を把握しておき、そこから必要に応じて直接的なモニタリング訪問を実施しましょう。

モニタリングの結果、利用者の現状と提供しているサービスに“ズレ”が生じているならば、ケアプランの変更をケアマネに依頼します。そしてケアプランに沿って訪問介護計画も適した内容に更新してください。

 

モニタリング訪問の頻度とタイミング

モニタリング訪問の具体的な頻度は定められていませんが、初回訪問から1ヵ月後に1回、その後は1ヵ月～3カ月に1回のペースが一般的です。

ただし利用者をとりまく環境や心身の状態は、日々刻々と変化していくもの。大きな変化があった場合や苦情が寄せられた場合などは、あまり頻度にしばられず適宜モニタリング訪問を実施しましょう。

また、さほど変化のない利用者であれば、訪問介護計画に定めた長期・短期目標の更新時期に合わせてもOKです。

 

モニタリングシートの作成

モニタリングの結果はモニタリングシートに記録し保管します。

また、作成後はケアマネへの提出も必要です。サービス提供票（※タスク⑩で解説）と一緒に提出すると良いでしょう。

 

＼ フォーマット例 ／

 

下記で具体的なモニタリングの実施方法や報告書の書き方・文例を紹介しています。

こちらも参考にしてください。

 

 

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仕事内容⑩：実績報告

ケアマネはサービス提供が決定すると、利用者ごとに毎月、サービス利用票・別表を作成します。次に利用票から各サービス事業者が担当する部分を抜粋した「サービス提供票・別表」を作成し、毎月の初めまでに各サービス事業者へ交付します。

 

＼ サービス提供票・別表 ／

クリックすると拡大します

 

サービス提供責任者は、提供票が手元に届いたら、まず内容を確認し、間違いがあればケアマネに訂正依頼の連絡を入れましょう。そして提供票をもとにヘルパー派遣のスケジュールを組んでいきます。

また日々サービス提供をする中で、キャンセルや時間・曜日変更、サービス内容の変更などがあった場合は、介護報酬に差異が生じるため、その都度ケアマネへ報告してください。

月末ごろには、ヘルパーから提出された「サービス実施記録」と「予定」を照合し、提供票に日々の実績を記入します。

 

＼ サービス提供票（実績）・別表 ／

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上記、実績欄に記入されている赤字『１』が実績を示した数字です。

サービス内容や日時に変更があった場合は、上記のように新たな枠を作り、実績を記入してください。

 

 

実績報告は「毎月の初め」に

完成したサービス提供票・別表（実績）は、毎月1日～3日までにはケアマネへ提出します。

ケアマネは受け取ったサービス提供票（実績）をもとに、予定と実績の差異がないかを確認し「給付管理票」を作成、その後、国保連（国民健康保険団体連合会）へ提出します。

なおケアマネは給付管理票を10日までに国保連へ提出しなければならないため、サービス提供票（実績）は必ず月初に届けるようにしてください。

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仕事内容⑪：請求業務

請求業務とは、サービスを提供することで得られる介護報酬を国保連および利用者へ請求する業務です。

介護報酬のうち9割～7割を「国保連（国民健康保険団体連合会）」に、1割～3割を「利用者」に請求し、それぞれから事業者にお金が支払われます。

 

 

請求業務の流れ

一般的に請求業務は、事務員や管理者が行う場合が多く、サービス提供責任者が任されることは少ないと思います。とはいえ、事業所によってまちまちですので、参考までに請求業務の流れも知っておきましょう。

具体的な請求業務の流れは下記4ステップのとおりです。

 

 

請求業務について下記でより詳しく解説しています。

返戻・過誤への対応方法なども含めて深掘りしてますので、あわせて参考にしてください。

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仕事内容⑫：ヘルパー管理

本マニュアルの冒頭でも述べたとおり、サービス提供責任者はヘルパーをまとめるリーダー的な役割も担います。具体的なヘルパーに対する業務は下記の3つです。

 

 

情報共有

 

シフト作成（スケジュール調整）

訪問介護のシフトは、管理者・サ責・ヘルパー等の勤務スケジュールです。いわゆるルート表とも呼ばれるもので、職員ごとの出勤日や勤務時間、休日、訪問ルート、研修や会議などを可視化したシフトを作成し、各職員へ伝達します。

 

 

シフト表の作成自体は、管理者が行う場合が多いですが、シフト（スケジュール）調整を担うのはサービス提供責任者です。

ヘルパーの能力に応じた適切なマッチングや、登録ヘルパーの稼働可能な曜日・時間、希望する収入に合わせた仕事の割り振りなど、考慮すべきことは多岐にわたります。

また訪問介護の特性上、ヘルパー・利用者双方の都合で「スケジュール変更が発生しやすい」点にも留意しておかなければなりません。

 

 

これらのスケジュール変更を必要とする場面が、同時多発的に発生するのが訪問介護です。

いつなんどき調整が必要になるか分からないため、「ヘルパーAが休んだときはヘルパーBに代行訪問を依頼する」など二の手、三の手を日頃から考えておきましょう。

下記でシフトの攻略ポイントを具体的に解説していますので、こちらも参考にしてください。

 

指導育成

ヘルパーへの指導育成は「OJT」「OFF-JT」「SDS」の３つの方法で行います。

 

OJT、OFF-JT、SDSは補完関係にあり、並行して実施することで相乗効果を発揮します。

 

OJT（On-The-Job Training）とは？

OJTとはタスク⑧で解説した「同行訪問」を指します。ただし、単に同行訪問をとおして利用者に適した技術・知識を教えるだけがOJTではありません。

スキル面のみならずメンタル面へのサポートもサービス提供責任者が担うOJTのひとつです。

多種多様な利用者への対応は、想像している以上にストレスがかかるもの。また利用者宅と自宅を直行直帰する登録ヘルパーは特に孤独になりやすく、悩みを抱え込んでしまうがち。

そのため、日々の業務の中でヘルパーに対して“声かけ”や“面談”を行ったり、悩みや不安を聴いたり、といった姿勢をみせることが大切になります。

ほんの些細な悩みでも「このサービス提供責任者になら相談できる」と思われる存在になれたら、ヘルパーは安心して働けるでしょう。

 

OFF-JT（Off-The-Job Training）とは？

OFF-JTとは介護現場から離れて運用される指導育成の方法で、事業所内での「全体研修」を指します。

訪問介護はヘルパーの資質向上のために、年度ごとに研修計画を策定し、定期的に全体研修を実施するよう定められています。

研修計画には感染症や虐待防止、接遇などの基礎的なテーマや、ヘルパーが現場で悩んでいることや困っていることを計画に組み込むと、満足度や参加率が高まるでしょう。

参考：年間（全体）研修計画の立て方【記入例あり】

参考：ヘルパー勉強会のテーマ53案【つかえるネタ】

 

SDS（Self Development System）とは？

SDSとは自己啓発援助制度を指し、簡単に説明すると「ヘルパーが自主的に勉強できる機会を提供する」ということです。例えばヘルパーへ専門書を貸し出す、介護関連イベントを周知する、資格取得援助制度を設けるなどが該当します。

サービス提供責任者は、ヘルパー自らが「成長したい」という気持ちを尊重し、できるかぎり援助しましょう。

 

下記でヘルパーへの指導育成の詳細や、シーン別の指導方法を解説していますので、こちらも参考にしてください。

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仕事内容⑬：ケアマネ・他職種との連携

利用者の生活は、ケアマネや医師、訪問看護、訪問リハ、訪問介護、デイなどさまざまな職種が連携を図ることにより支えられています。これをチームケアと言い、利用者の生活の質（QOL）を高めるために欠かせない概念です。

 

 

 

サービス提供責任者とケアマネは常に連携を図る

これまで本マニュアルに「ケアマネ」なる職種が多く登場してきました。

ケアマネとは介護保険サービスと利用者をつなぎ、ケアプランの作成やサービス事業者との調整など総合的なケアマネジメントを行う職種です。

そしてサービス提供責任者とケアマネは、訪問介護サービスの依頼～終了まで常に連携を図ります。

 

サービス提供責任者には、ケアマネと連携するにあたり「報告・連絡・相談」のスキルが求められます。

結局のところ人と人との関係です。相手の立場を考えた“伝え方”ができなければ円滑な連携は図れません。

下記でケアマネへの「報連相の仕方」を実践的に解説しています。

詳しくはこちらを参考にしてください。

 

他職種との連携の実際

訪問介護と他職種の連携は、「ケアマネを介す」あるいは「担当者会議（タスク④で解説）」で行います。

ただし担当者会議は頻回に開催されるものではないため、実際にはケアマネを介した連携手法がほとんどです。

また訪問介護と他職種が直接やりとりをしてはいけないのか？というと、そんなことはありません。

例えばターミナルケアなど医療ニーズの高い利用者の場合、ケアマネを介すとタイムラグが発生してしまうため、このようなケースではサービス提供責任者またはヘルパーから直接、医療職へ連絡することが望ましいでしょう。

 

 

他職種それぞれの役割を理解する

利用者ごとに在宅チームの構成は異なります。しかし、どのようなメンバー構成であるにせよ、お互いの専門性を尊重する姿勢が大切です。

そのためにサービス提供責任者は他職種それぞれの役割を理解しておかなければなりません。

それにより相手の立場に立った“訪問介護に期待されている情報”の提供が可能となります。

下記に、訪問介護と連携が多い職種をまとめました。

 

職種	概要
医師・歯科医師	診断にもとづく治療方針の決定、健康管理および指導を行います。心身の変化や健康状態に関することを相談し助言をもらいます。医師・歯科医師より日常生活上の指示がある場合は、指示を守ってサービスを提供しましょう。
訪問看護	訪問看護ステーションや病院・診療所から派遣された看護師が、療養上のサポートや診療の補助、医療処置を行います。医療ニーズが高い利用者の場合、状態変化時や緊急時などに相談し助言をもらいます。
訪問リハビリ	理学療法士、作業療法士、言語聴覚士が自宅に訪問し、利用者の心身機能の維持向上・日常生活の自立を図るために理学療法、作業療法その他必要なリハビリテーションを行います。 理学療法士（PT）…「立ち上がる、座る、歩く」など日常生活を送る上で欠かせない基本動作能力に対するリハビリを担う 作業療法士（OT）…基本動作能力に加えて、応用的な動作の回復が目的。作業を通して心身のリハビリを担う 言語聴覚士（ST）…失語症などの言語障害や聴覚障害、嚥下障害のある利用者に対する訓練、助言、指導などのリハビリを担う 身体機能に関することを相談し、助言をもらいます。
デイサービス	施設への送迎、食事・入浴・排泄介助、レクリエーション、機能訓練などを行う通所サービスです。デイサービスとの連携で、自宅外での利用者の様子を知ることができます。
居宅療養管理指導	薬剤師、管理栄養士、歯科衛生士等が自宅へ訪問し、必要な指導などを行います。 薬剤師…処方薬が大量に残っているなど、服薬管理ができていない場合に、医師の指示にもとづいて処方薬の管理方法や服薬指導を行います。 管理栄養士…医師の指示に基づいて、嚥下機能に配慮した食事指導や栄養管理、食事相談を行います。 歯科衛生士…口腔ケアや歯の磨き方、義歯の手入れ方法のアドバイス、その他、嚥下機能の維持向上の指導を行います。
福祉用具専門相談員	福祉用具貸与・販売事業所に所属している専門職で、福祉用具に関する相談や選定方法・使用方法の指導、用具の点検などを行います。

 

連携を意識したヘルパーへの働きかけが必要

サービス提供責任者は、他職種との連携を意識した“ヘルパーへの働きかけ”を行う必要があります。

具体的には

の2点を行いましょう。

『連携業務を担うサ責』と『サービス提供を担うヘルパー』の双方が協力しあうことで、はじめて他職種との連携は成り立ちます。そのため、ヘルパーから報告が上がってこない、などの状況は避けなければなりません。

そこで重要になるのは「その利用者に、どの職種が、どのような役割をもって支援しているのか」をヘルパーに知ってもらうことです。

さらにその上で

• 「医師から○○と言われているので、○○に注意してサービスを提供してください。」
• 「訪問看護に○○を報告したいので、○○を観察してください。」

というように他職種から得た情報をサービスに反映する、あるいは他職種へ提供したい情報を得れるような指示出しを行いましょう。

 

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仕事内容⑭：緊急時（急変・事故）の対応

緊急時とは、利用者の急な体調変化や介護事故を指します。

例えば「サービス中に利用者が急に嘔吐した」、「ヘルパーが訪問したら利用者が倒れていた」など予期せぬ緊急事態が発生するのが訪問介護です。

サービス提供責任者は、こうした緊急事態にあるヘルパーに対して的確な指示を出し、スピーディに対応することを求められます。

 

緊急性を判断し、医療へつなぐ

現場のヘルパーは緊急事態に焦ってしまい、状況説明を正確に行えない場合があります。まずはヘルパーを落ち着かせ、状況を整理することから始めましょう。

次に、救急搬送すべきかどうか緊急性を判断してください。

もちろん緊急時の状況にもよりますが

などをヘルパーから確認し、緊急性を判断しましょう。

明らかに救急搬送すべき状況であれば119番へ、そうではない状況であれば、主治医や訪問看護などの医療機関に連絡して指示を仰ぎます。

また医療機関へ連絡する際は『相手が知りたい情報を、過不足なく伝える』ことがポイントです。

例えば

このように、伝えたいことを先に伝え、後から情報を補足すると主治医や看護も判断がしやすいでしょう。

 

緊急時の手順を定め、共有しておく

緊急時の対応手順・連絡順序はケースによって異なります。

搬送先の病院が決まっているケースや救急車を呼ばず主治医に連絡するケースなどさまざまです。また訪問看護などの医療職が関わっているかどうかによっても違ってくるでしょう。

そこで重要になるのは、ケースごとに緊急時の対応手順・連絡順序を定めた「緊急連絡票」を作成しておくことです。

 

緊急連絡票に「緊急時の連絡先や順序」、「救急搬送先の指定病院」などを記入し、これに従って対応します。

身体機能が低下している利用者は、いつなんどき急病や事故が発生してもおかしくありません。タスク⑤「契約」の際に、利用者・家族と緊急時対応について取り決めておきましょう。

またヘルパーが119番や医療機関に連絡を入れる場合もありますので、現場のヘルパーとも共有してください。

 

下記で緊急時の対応についてより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

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事故の場合は「訴訟」問題に発展するリスクがあるため慎重に

訪問介護で発生する事故は、サービス提供を原因とした「やけどや骨折などの事故」、「利用者宅の所有物の紛失・破損」などがあげられます。

この事故への対応は、ひとつ対応を間違えると利用者・家族から訴訟を起こされるリスクがあるため、誠実な対応が求められます。

事故が表面化したら、サービス提供責任者はできるだけ当日中に利用者宅に出向き、事実確認や適時な処置、謝罪を行ってください。また家族への連絡も速やかに行います。ごまかしたり言い訳をせず、ありのままの事実を伝え、家族に対しても謝罪しましょう。

事故の内容によっては「わざわざ来なくてもいい」と利用者から言われることがあります。このような軽微と判断される事故であっても後から急変することもあるので、当日中、おそくとも翌日には利用者宅へ訪問してください。

 

下記で事故対応についてより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

 

事故対応の全容を記録しておく

事故発生時の状況、内容、要因、対応の経過、再発防止策などを「事故報告書」に記録します。

 

 

事故報告書は利用者側への情報開示や保険会社への提出などに必要となるため、どれだけ軽微な事故だとしても必ず作成してください。なお、市町村によっては、事故報告書のフォーマットを定めている所がありますので、あらかじめ確認しておきましょう。

下記で事故報告書の書き方や文例を紹介しています。こちらも参考にしてください。

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仕事内容⑮：苦情・クレーム対応

苦情とは、「利用者やその家族が受けたサービスに対して何かしらの不満を感じ、事業所側に申立てがあった場合」を指します。

この苦情への対応は、長期化すればするほど事業所の評判が落ち、さらには「市町村や国保連が介入していくる」など大ごとに発展してしまいかねません。

サービス提供責任者は、利用者・家族から寄せられた苦情を真摯に受け止め、すみやかに問題解決にあたりましょう。

 

相手の心情に寄り添った対応が大切

多種多様な利用者へサービスを提供する訪問介護では、その苦情内容もやはり十人十色。

中には身に覚えのない理不尽な苦情が寄せられることもあります。

しかし、事業所側に非があるなしにかかわらず、相手の心情に寄り添った対応がなにより大切です。

 

まずは相手の話を丁寧に傾聴する

苦情が寄せられたらまずは、相手に対して不快な思いをさせてしまったことをお詫びし、相手が「何に不満を感じ」「何を求めているのか」事実と要望を確認しましょう。

決して話を途中でさえぎらず、ひととおり話し終えるまで丁寧に傾聴してください。「いや」「でも」といった言い訳と捉えらるような言動は、相手の怒りを増長させますので注意が必要です。

次に行うことは事実調査です。担当ヘルパーから話を聴いたり、実施記録を精査したりと慎重に調査を進めます。

事実調査の結果、事業所側に非があると判明した場合は、サービス提供責任者が自ら利用者宅へ出向き、改めて謝罪します。認めるべき所は潔く認め、真摯に謝罪しましょう。

 

苦情・クレーム対応については下記でより詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

 

苦情対応の全容を記録しておく

苦情が寄せられた際には「苦情受付票」を作成します。

どれだけ些細な苦情と感じられる内容であっても、必ず作成しなければなりません。

 

 

苦情受付票は、苦情を受け付けた時点から書き始め、内容や対応、その後の経過を含めた全容を記録しましょう。

なお苦情受付票は、自治体によってフォーマットを提示している所もありますので、あらかじめ確認してください。

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仕事内容⑯：帳票書類の整備

訪問介護は利用者に対してサービスを提供すると同時に、それを支える帳票書類の整備を必要とします。

帳票書類は適正な運営をしていることの証拠になるものです。行政からの実施指導（運営指導）でも細かくチェックされますので、いつ指導が入っても良いように整備しておかなければなりません。

忙しいサービス提供責任者にとって書類作成は至難の業かと思います。空いた時間をうまく活用し、日々コツコツ書類作成を進めましょう。

 

 

整備すべき帳票書類一覧

訪問介護で整備すべき帳票書類は大きく2つに分けられます。

1つは法人として整備すべき書類で、従業者・設備・損害賠償・会計関連書類など、代表者や管理者が作成します。もう1つはサービス提供責任者やヘルパーが利用者ごとに作成する、サービス提供に付随する書類です。

ここでは後者の帳票書類「30種」について作成のタイミングと概要を紹介します。

 

相談受付票	利用者の基本情報や希望するサービス内容、曜日、時間などを記入する書類です。サービスを受けるor断るどちらにせよ作成し保管します。
支援経過記録	支援経過記録は、利用者それぞれの日々の支援経過を、時系列で記録した書類です。 相談受付～契約締結までの経過 初回訪問のサービス状況や利用者の様子 利用者や家族の状態変化や環境変化 サービス担当者会議の内容 緊急時訪問介護加算の算定要件を満たした旨（算定する場合のみ） ケアマネや他職種との連携の内容 利用者や家族からの苦情、事故などのトラブル サービスが終了した旨 などを随時記入し、保管します。 参考：訪問介護の「支援経過記録」書き方ガイド
介護保険被保険者証（負担割合証含む）	訪問介護には給付資格を被保険者証により確認する義務があります。コピーをとり保管します。ただし本来はコピーでなくても介護請求ソフトなどにより被保険者情報を確認できればOK。
見取り図	見取り図は、利用者宅内の構造を可視化した書類です。指定基準で定められた必須書類ではありませんが、サービスの効率化や事故防止につながる運営上欠かせない書類になります。
契約書類	契約書、重要事項説明書、個人情報使用の同意書を2部作成し、契約締結後に利用者と事業所の双方で保管します。
アセスメントシート	利用者の基本情報、意向、ADL、IADL、生活環境などの情報を収集し、生活課題および訪問介護サービスの役割を明確にするための書類です。アセスメント結果をアセスメントシートに記入し、保管します。
サービス担当者会議の記録	サービス担当者会議後に、他職種等と情報共有・意見交換を行った内容や決定事項を記録し、保管します。また、会議を欠席した等の場合はケアマネから「サービス担当者に対する照会（依頼）内容」という書類が送られてきますので、記入し速やかに返送してください。
緊急連絡票	利用者の緊急時の連絡先や連絡順序を記載する書類です。有事に備え、事業所だけではなく利用者宅にも置いておきます。
居宅サービス計画（ケアプラン）	居宅サービス計画はケアマネが作成する書類です。第1表～第7表で構成されており、訪問介護事業所に交付されるのは第1表～第3表まで。交付された居宅サービス計画には「受領書」が2部添付されているので、1部をケアマネに返送し、1部をケアプランと一緒に保管します。
訪問介護計画書	ケアプランに沿って訪問介護の目線から策定する個別援助計画です。2部用意し、利用者への説明・同意を得た後に双方で保管します。
サービス指示書	サービス提供開始から終了までの手順を示した書類です。指定基準で定められた必須書類ではありませんが、訪問介護計画書を補完するものですので、訪問介護計画書の策定とあわせて作成し、適宜更新します。
サービス提供記録	報酬請求の根拠となる書類で、毎回のサービスごとにヘルパーが作成します。 サービス提供の日時 サービス内容 利用者の心身の状況 保険給付の額 その他必要な事項 などを記録用紙に記入し、利用者の印鑑もしくはサインを貰います。 大抵のサービス提供記録は複写式になっており、原本を事業所で保管、写しを利用者宅に保管します。 また通院介助を実施した場合は、サービス提供記録の補助書類として、通院介助記録を作成します。 参考：サービス提供記録書き方ガイド【記入例あり】 参考：「通院介助記録」書き方ガイド【記入例あり】
モニタリングシート	適宜行ったモニタリングの結果（計画の実施状況や目標の達成度、 満足度、心身および生活状況の変化など）を記録、保管する書類です。作成後はケアマネに提出します。
サービス提供票	サービス提供票は利用者の1ヵ月分のサービス利用予定が記載されている書類で、別表には介護給付費の詳細が記載されています。 ケアマネから交付を受けたら内容に間違いがないかを確認し、保管します。
サービス提供票（実績）	サービス提供票（予定）に利用者の1ヵ月分の実績を記入した実績記録です。月初にケアマネへ提出します。
介護給付費請求書・明細書	介護報酬の請求時に国保連へ提出する書類です。 なお、法定代理受領サービスに該当しない訪問介護サービスを提供した場合は、利用者に対してサービス提供証明書を交付し、控えを保管します。
介護券	生活保護を受給している利用者に対してサービス提供を行う場合に、市町村や福祉事務所から発行される書類です。介護給付費請求書・明細書の作成時に、介護券に記載されている情報が必要になります。
利用料の 請求書・領収書	利用者に利用料の請求書を発行し、支払いを受けたら領収書を渡します。利用料の徴収後は控えを保管します。
加減算関連書類	各種加算・減算それぞれの算定根拠となる挙証資料を整備しておく必要があります。 参考：【全１２種】訪問介護の「加算・減算」まとめ
研修関連書類	訪問介護にはヘルパーに対して研修の実施義務があります。 研修・訓練計画 研修記録 研修参加表 研修に使用した資料 研修受講報告書 などを作成し、保管します。
鍵預かりに伴う勝利	事業所で利用者宅の鍵を預かる場合に、下記書類を作成します。 鍵預かり書…利用者と取り交わす同意書 鍵管理表…事業所に保管している鍵の持ち出し管理表 鍵返却書…鍵を返却する際に利用者と取り交わす書類
事故報告書 （事故対応記録）	訪問介護サービスに起因した事故が発生した際の対応記録です。事故発生時の状況、内容、要因、対応の経過、再発防止策などを記録し保管します。 ※また事故防止のため、日々の業務の中でヒヤリハット記録等を作成し、保管してください。
苦情受付票 （苦情対応記録）	利用者・家族から寄せれた苦情への対応記録です。苦情の内容・要因・対応の経過などを記録し保管します。
市町村への通知に係る書類	訪問介護は指定基準第26条により、利用者が故意に要介護状態を悪化させた場合やその他の不正受給が認められる場合に市町村へ通知しなければならないと定められています。ただ、この通知書を作成する機会は滅多にありません。
評価表	訪問介護は指定基準第22条第2項により、自ら提供するサービスの質の評価を行い、常にその改善を図らなければならないとされています。職種ごとの評価シートなどにより実施した評価結果を保管します。
各種マニュアル	最低限、揃えておくべきマニュアルは下記の4つです。 苦情対応マニュアル 事故対応マニュアル 緊急時対応マニュアル 感染症・衛生マニュアル その他、インターネット上に事業所情報を公表する「介護サービス情報公表制度」により、認知症マニュアルや生活援助マニュアルなどの作成を求められています。（ただし、法的な義務はない） 参考：訪問介護で作成すべき必要「マニュアル・指針」一覧
虐待防止に関する措置に関する書類	令和6年度より虐待の発生またはその再発を防止するために、虐待防止担当者の設置や虐待防止検討委員会の定期的な開催、指針の作成、研修の実施が義務化されており、以下の書類を整備します。 研修計画および実施記録 委員会の開催記録 虐待防止の指針 職務分担表など担当者を設置したことがわかる文書 など ※上記書類に加えて、虐待発生時の報告書も作成整備します。事例がない場合であっても報告書の様式は作っておきましょう。
業務継続計画等に関する書類	令和6年度より感染症や非常災害の発生時において、訪問介護サービスの提供を継続的に実施（および早期に業務再開）するために業務継続計画（BCP）の策定・周知および研修・訓練を実施することが義務化されており、以下の書類を整備します。 業務継続計画（感染症・災害発生時） 研修・訓練計画 研修・訓練の実施記録 など ※研修・訓練計画および実施記録は、P237の研修関連書類と一部重複しますが、訓練の実施が必要であるため記載しています。 ※業務継続計画は、感染症と災害発生時のものを一体的に作成しても問題ありません。
感染症の予防およびまん延の防止のための対策に関する書類	令和6年度より感染症および食中毒の発生およびまん延しないよう、感染対策委員会の設置・開催や指針の作成、定期的な研修・訓練を実施することが義務化されており、以下の書類を整備します。 委員会の名簿、開催記録 研修・訓練計画および実施記録 感染症・食中毒の予防およびまん延防止のための指針 など ※研修および訓練は、感染症発生時の業務継続計画に係る研修および訓練と一体的に行うことも可能です。
身体拘束等に係る記録書類	令和6年度介護報酬改定により、指定基準第23条に身体拘束等に関する規定が追加され、緊急やむを得ず身体拘束等を行う場合には、以下の内容を記録し、保管します。 その態様および時間、その際の利用者の心身の状況並びに緊急やむを得ない理由 ※「緊急やむを得ない理由」は、切迫性・非代替性・一時性の3つの要件を満たすことについて、組織等としてこれらの要件の確認等の手続きを極めて慎重に行い、その具体的な内容について記録しておくことが必要です。 ※身体拘束等を行う事案がない場合であっても様式は整備しておきましょう。

 

※下記で、ここで紹介したものと、法人として整備すべき書類を合わせた全43種を詳しく解説しています。

※利用者個人ファイルに挟む書類については以下を参考にしてください。

 

書類の保管期間

下記の書類についてはサービス完結の日（契約終了、契約解除および施設への入所等で利用者へのサービス提供が終了した日）から2年間保管するよう定められています。

だだし、介護報酬の返還に関する時効が5年であることから、書類の保管期間も「5年」と定めている都道府県等が増えています。あらかじめ自治体に確認しておきましょう。（保管の起算日についても自治体により異なる場合があります）

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業務マニュアル第2章：サービス提供責任者が知っておくべき必須知識

 

本マニュアルの第2章では、サービス提供責任者の業務を行う上で、最低限知っておくべき必須知識を４つ紹介します。

 

 

必須知識①「訪問介護の範囲」

訪問介護は介護保険法にもとづく社会サービスです。

そのため法令により「できること」「できないこと」が定められています。

サービス提供責任者は、この訪問介護サービスの範囲について利用者へ理解を求めると同時に、現場のヘルパーにも周知しなければなりません。

認められないサービスを提供し、報酬を得る行為は不正受給にあたります。「知らなかった」は通用しませんので正しい知識を修得しておきましょう。

ここでは「身体介護」「生活援助」「通院等乗降介助」「医療的ケア」の範囲を解説します。

 

身体介護の範囲

身体介護は

の３つに分けられます。

下記表に身体介護の範囲をまとめました。

 

 

生活援助の範囲

生活援助は、身体介護以外のサービスで日常生活を送るために必要な家事（掃除・洗濯・調理など）を代行するサービスです。原則、独居もしくは同居家族が障害・疾病などやむを得ない理由がある場合のみ利用できます。

また

については生活援助として認められません。

下記表に生活援助の範囲をまとめました。

 

参考：【全２７個】訪問介護の「できること」「できないこと」生活援助の範囲をQ＆A解説

 

通院等乗降介助の範囲

通院等乗降介助は訪問介護事業所のヘルパーが自ら運転する車で送迎するサービスです。

目的地までの送迎だけではなく、乗車降車の支援、乗車前もしくは降車後の移動の支援、病院の受診の手続きなどを行います。なお、通院等乗降介助の範囲は、身体介護中心型としての通院・外出介助と同じです。

参考：訪問介護サービスの一つ「通院等乗降介助」とは？

 

医療行為の範囲

医療行為（医行為）とは「医師の医学的判断および技術をもってするのでなければ人体に危害を及ぼし、または危害を及ぼすおそれのある行為」を指し、原則、介護職は行えません。

ただし、平成24年4月から指定研修および実地研修を修了したものに限り、以下の医療行為を実施できることになりました。

 

医療行為ではないとされている行為

爪切り	爪や周囲に異常がない場合の爪切り・爪の手入れ（基礎疾患に糖尿病がある場合を除く）
耳掃除	耳垢の除去（耳垢塞栓（耳垢が溜まり耳の穴をふさいでしまっている状態）の除去を除く）
口腔ケア	歯ブラシや綿棒による、歯・口腔粘膜・舌の汚れの除去
処置等	褥瘡の処置を除く、軽微な切り傷・擦り傷・やけど等について専門的な技術、判断を必要としない処置（汚物で汚れたガーゼの交換を含む） ストーマのパウチに溜まった排せつ物の破棄(ストーマおよびその周辺の状態が安定し専門的な管理が必要でない場合は、肌への接着面に皮膚保護機能を有するストーマ装具の交換も可能) 自己導尿の補助のためのカテーテル準備、姿勢保持 市販のグリセリン浣腸(いわゆるイチジク浣腸)による浣腸
測定	水銀、電子体温計による体温測定 自動、半自動血圧測定器での血圧測定 血糖測定器と試験紙の準備、試験紙のセット(誘導・促し)、測定器の針を指に刺す声かけ、測定結果の確認・数値の読み上げ 持続血糖測定器のセンサーの貼付、血糖測定値の確認・数値の読み上げ パルスオキシメーターの装着、数値の確認（新生児以外の者であって入院治療の必要のないものに限る）
服薬等	一包化された内服薬の内服介助 湿布の貼り付け 点眼薬の点眼 肛門への座薬挿入 鼻腔粘膜への薬剤噴霧 皮膚への軟膏塗布(褥瘡の処置を除く) 水虫や爪白癬に罹患した爪への軟膏・外用液の塗布(褥瘡の処置を除く) 吸入薬の吸入・分包された液剤の内服介助   ※医師の処方を受けた薬であって、薬剤師の服薬指導や看護師の指導のもと介助すること ※本人の容態が安定していて、誤嚥や薬の調整など医師または看護師による経過観察等が必要なく、かつ専門的な配慮や判断が必要ない場合に限る
その他	インスリン注射の声かけ、見守り、未使用の注射器等の手渡し 本人が準備したインスリン注射器のメモリと医師の指示単位数との一致確認 使用後のインスリン注射器の片付け(注射針を抜いて処分する等を除く) 経管栄養の準備、片付け 経鼻胃管栄養チューブを留めているテープが外れた場合や汚染した場合に、元の貼付位置に再度貼付する（皮膚に発赤等がなく、身体へのテープの貼付にあたって専門的な管理を必要としない場合に限る） 喀痰吸引器に溜まった汚水の廃棄、吸引器に入れる水の補充および吸引チューブ内の洗浄を目的とした水の補充 膀胱留置カテーテルの蓄尿バックからの尿廃棄（DIBキャップの開閉を含む）を行うこと 膀胱留置カテーテルの蓄尿バックの尿量及び尿の色の確認を行うこと 膀胱留置カテーテル等に接続されているチューブを留めているテープが外れた場合に、あらかじめ明示された貼付位置に再度貼付を行うこと 専門的管理が必要無いことを医師又は看護職員が確認した場合のみ、膀胱留置カテーテルを挿入している患者の陰部洗浄を行うこと 在宅酸素療法を実施しており、患者が援助を必要としている場合であって、患者が酸素マスクや経鼻カニューレを装着していない状況下における、あらかじめ医師から指示された酸素流量の設定、酸素を流入していない状況下における、酸素マスクや経鼻カニューレの装着等の準備や、酸素離脱後の片付けを行うこと。ただし、酸素吸入の開始（流入が開始している酸素マスクや経鼻カニューレの装着を含む）や停止（吸入中の酸素マスクや経鼻カニューレの除去を含む）は医師、看護職員又は患者本人が行うこと 在宅酸素療法を実施するに当たって、酸素供給装置の加湿瓶の蒸留水を交換する、機器の拭き取りを行う等の機械の使用に係る環境の整備を行うこと 在宅人工呼吸器を使用している患者の体位変換を行う場合に、医師又は看護職員の立会いの下で、人工呼吸器の位置の変更を行うこと

参考：【5分でわかる】訪問介護で注意すべき「医療行為の範囲」とは？【まとめ】

 

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必須知識②「訪問介護費（介護報酬）の仕組み」

サービス提供責任者は、利用者との契約時に利用料金の説明をするにあたって「介護報酬の仕組み」を理解しておく必要があります。

初めて訪問介護を利用する利用者・家族からすれば「どのくらい費用がかかるのだろう…」「加算ってなんだろう…」といった不安や疑問はつきもの。

そこで介護報酬の仕組みを理解しておけば、利用者・家族の不安や疑問に対して、根拠のある分かりやすい説明ができるのです。安心してサービスを利用してもらうためにも、介護報酬の知識を修得しましょう。

 

介護報酬は「基本報酬に加算・減算される」仕組み

介護報酬とは利用者にサービスを提供した対価として事業所に支払われる報酬のことで、保険給付（7割～9割）と利用者負担（1割～3割）によってまかなわれています。

この介護報酬は、厚生労働大臣が定める基準により算出し、基本的なサービス提供に係る費用「基本報酬」から事業所の体制や利用者の状況に応じて「加算・減算」される仕組みになっています。

訪問介護の基本報酬は、

の3つに分けられ、それぞれに「単位」が定められています。

 

参考：訪問介護のサービス単位数コード一覧

 

そして、基本報酬にプラスされるものが加算、マイナスされるものが減算です。

 

初回加算	1月につき200単位
緊急時訪問介護加算	1回につき100単位
2人の訪問介護員等による場合	所定単位数の200％で算定
夜間・早朝・深夜加算	夜間・早朝…所定単位数の25％を加算 深夜…所定単位数の50％を加算
生活機能向上連携加算	Ⅰ…1月につき100単位 Ⅱ…1月につき200単位
口腔連携強化加算	50単位（1月につき1回を限度）
認知症ケア専門加算	Ⅰ…1日につき3単位加算 Ⅱ…1日につき4単位加算
特定事業所加算	Ⅰ…所定単位数の20％を加算 Ⅱ…所定単位数の10％を加算 Ⅲ…所定単位数の10％を加算 Ⅳ…所定単位数の3％を加算 Ⅴ…所定単位数の3％を加算
特別地域訪問介護加算	所定単位数の15％加算
中山間地域等における小規模事業所加算	所定単位数の10％加算
中山間地域等に居住する者へのサービス提供加算	所定単位数の5％加算
介護職員等処遇改善加算	Ⅰ 1月につき＋所定単位×245／1000（24.5％） Ⅱ 1月につき＋所定単位×224／1000（22.4％） Ⅲ 1月につき＋所定単位×182／1000（18.2％） Ⅳ 1月につき＋所定単位×145／1000（14.5％） Ⅴ（1） 1月につき＋所定単位×221／1000（22.1％） Ⅴ（2） 1月につき＋所定単位×208／1000（20.8％） Ⅴ（3） 1月につき＋所定単位×200／1000（20％） Ⅴ（4） 1月につき＋所定単位×187／1000（18.7％） Ⅴ（5） 1月につき＋所定単位×184／1000（18.4％） Ⅴ（6） 1月につき＋所定単位×163／1000（16.3％） Ⅴ（7） 1月につき＋所定単位×163／1000（16.3％） Ⅴ（8） 1月につき＋所定単位×158／1000（15.8％） Ⅴ（9） 1月につき＋所定単位×142／1000（14.2％） Ⅴ（10） 1月につき＋所定単位×139／1000（13.9％） Ⅴ（11） 1月につき＋所定単位×121／1000（12.1％） Ⅴ（12） 1月につき＋所定単位×118／1000（11.8％） Ⅴ（13） 1月につき＋所定単位×100／1000（10％） Ⅴ（14） 1月につき＋所定単位×76／1000（7.6％） ※Ⅴは令和7年3月31日まで算定可能
共生型訪問介護を行う場合	居宅介護事業所の障害者居宅介護従業者基礎研修課程修了者が行う場合：所定単位数の30％減算 居宅介護事業所の重度訪問介護従業者養成研修修了者が行う場合：所定単位数の7％減算 重度訪問介護事業所が行う場合：所定単位数の7％減算
同一建物減算	同一建物減算1（同一敷地内建物等の利用者又はこれ以外の同一建物の利用者20人以上にサービスを行う場合）：10％減算 同一建物減算2（同一敷地内建物等の利用者50人以上にサービスを行う場合）：15％減算 同一建物減算3（同一の建物等に居住する利用者の割合が100分の90を超えている場合）：12％減算
業務継続計画未策定減算	－1/100（1％減算）
高齢者虐待防止措置未実施減算	－1/100（1％減算）

※加算・減算の内容や算定要件を知りたい方は下記をチェックしてください。

参考：訪問介護の加算・減算の概要まとめ

 

介護報酬の算出方法

介護報酬は「サービスごとに算定した単位（基本報酬・加算・減算）」に「地域単価（1単位の単価）」を掛けて算出します。

1単位の単価は、10円を基本として事業所の所在地によって異なります。例えば、東京都特別区は1単位11.40円、大阪府大阪市は1単位11.12円です。これは地域差による物価や人件費の違いを考慮したものです。

※下記、地域区分表から自事業所の地域単価を確認しておきましょう。

参考：訪問介護の地域区分・地域単価表【最新版】

 

算出例

ひとつ例をあげて実際に算出してみます。

（例）

サービス内容	サービス回数	地域区分	加算・減算
身体介護2	13回	2級地 （11.12円）	介護職員等処遇改善加算Ⅱ

 

この例の場合は・・・

というように算出し、事業所へ支払われる介護報酬は68,476円になります。

なお単位数を計算する場合は、小数点以下を「四捨五入」（何らかの割合を乗ずる計算のみ）、金額に換算する場合は、小数点以下を「切り捨て」してください。

 

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必須知識③「制度上の算定ルール」

介護報酬を算定するためには、さまざまなルールや規則を守る必要があります。

基礎知識①で解説した「訪問介護の範囲」もルールや規則のひとつですが、ここではその他で特に注意すべき点を８つ紹介します。

 

 

1. 訪問介護は基本的に「1対1」の支援が対象

訪問介護は利用者とヘルパー1対1でのサービス提供が原則です。

そのため、1人のヘルパーが同時間帯に複数の利用者に対してサービスを提供することはできません。

唯一の例外は、1人の利用者に対して2人のヘルパーが同時にサービス提供する場合のみです。

この場合、要件を満たすことで「2人介助加算」の算定が可能となります。

参考：訪問介護の「2人介助加算」とは？算定要件と５つの注意点

 

2.「利用者の不在時」は訪問介護費を算定できない

訪問介護は「利用者の居宅において行われるもの」とされています。

通院介助などの外出介助は居室以外の場所でサービスを提供しますが、あくまでも居宅を起点としたものに限られます。したがって、利用者が不在だった場合、たとえサービス提供を行ったとしても介護報酬の算定はできません。

参考：訪問介護でよくある「本人不在」。留守時はどうする？対応方法を解説。

 

3. 「若干の生活援助を伴う身体介護」の取り扱い

身体介護中心型サービスの中で、若干の生活援助を行うことはよくあります。

例えば「簡単な掃除（所要時間5分）の後に、排泄介助（所要時間25分）を行った」などのケースです。この場合、身体1生活1の算定ではなく、身体1での算定となりますので注意してください。5分程度の生活援助を伴う身体介護は、基本的に身体介護中心型で算定すると覚えておきましょう。

※逆に、生活援助中心型サービスの中で若干の身体介護を行う場合も生活援助中心型で算定することとなります。このあたりは本マニュアルの書籍版で詳しく解説していますので、そちらをご購入いただけますと幸いです。

⇒書籍版の購入はこちら

 

4.「20分未満の身体介護」の取り扱い

身体介護中心型には20分未満のサービス提供で算定できる「身体０」という区分があります。

身体0は、「身体01」と「身体02」にわけられ、それぞれの違いは下記のとおりです。

 

 

また「身体01」はすべての事業所で算定できますが、「身体02」については複雑な算定要件が定められています。

下記で詳しく解説してますので、こちらを参考にしてください。

参考：【図解】訪問介護の「身体0」とは？身体1との違い、身体01と02の違いを徹底解説

 

5. 算定する所要時間は「実際のサービス提供時間」ではない

訪問介護は「サービス提供に要した実際の時間」で算定するのではなく、訪問介護計画に位置付けられたサービス提供に要する「標準的な時間」で算定します。

例えば、

の場合だと訪問介護計画に位置付けられた50分、つまり身体２で算定するということです。

その他、

の場合だと身体1ではなく、訪問介護計画に位置付けられた60分、つまり身体2で算定できます。

ただし、この場合に例えば、食事介助を行わず30分でサービスが終了した等、訪問介護計画に位置付けられたサービス内容を行わなかったのであれば身体2の算定はできず、身体1で算定することになります。

なお、訪問介護計画に定めた標準的な所要時間と、実際のサービス提供に要した時間に大幅なズレが継続してある場合は、ケアプラン・訪問介護計画の見直しが必要です。

 

6.「2時間ルール」

2時間ルールとは、1日に複数回サービス提供する場合、サービスとサービスの間隔が概ね2時間未満であれば、それぞれの提供時間を合算して1回の訪問介護費として算定する規定です。

例えば

この場合、身体1を2回で算定するのではなく、それぞれの所要時間を合算して「身体2」で算定します。

ただし2時間ルールの対象外となるサービスもあります。

下記で詳しく解説していますので。こちらを参考にしてください。

参考：【図解】訪問介護の２時間ルールとは？算定方法と２つの注意点【例外ケースあり】

 

7.施設系サービスの利用者は訪問介護を利用できない

下記のサービスの利用者に対して、訪問介護サービスを提供できません。

たたし、定期巡回・随時対応型訪問介護看護については通院等乗降介助のみ算定可能です。

 

8. 訪問系サービスの同時算定について

介護保険サービスでは原則、同一時間帯に1つの訪問系サービスしか利用できません。

ただし、例外として利用者の状態・状況、サービス内容によっては訪問介護と訪問看護、訪問リハを同一時間帯に算定できます。

例えば

このような場合は訪問介護と訪問看護の同時算定が可能となります。

訪問看護と同時にサービス提供を行うケースは多く、下記でより詳しく解説してますので参考にしてください。

参考：訪問介護と訪問看護は同じ時間に入ってOK？同時算定について

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必須知識④「訪問系の障害福祉サービスについて

障害福祉サービスと介護保険サービスでは、根拠法令や対象者に違いあることから、介護報酬やサービスの範囲、制度上のルールなどが大きく異なります。

例えば障害福祉サービスの居宅介護では「育児支援」という介護保険サービスにはないサービスを提供できます。

訪問介護事業所の多くは、障害福祉サービスの居宅介護、重度訪問介護なども一体的に行っているかと思いますので、障害福祉サービスの知識も修得しておきましょう。

 

※障害福祉サービスについては下記マニュアルをご参考ください。

• 居宅介護の完全ハンドブック
• 重度訪問介護の「制度」知識ガイド
• 同行援護で働くヘルパーが知っておきたい７つのこと
• 移動支援の完全業務マニュアル
• 行動援護の完全マニュアル

 

さいごに

本マニュアルでは、サービス提供責任者の業務のすべてを解説しました。

基本的な実務は、本マニュアルのとおりに進めてもらえれば問題なくこなせるはずです。

サービス提供責任者に求められる役割や責務は、決して小さなものではありません。しかし、それゆえにヘルパーとは違ったやりがいを感じれる職種でもあります。

本マニュアルを何度でも読み返し、日々の業務にお役立ていただければ幸いです。